Derecho de inspección – Ley protección de datos. Concepto CTCP 121 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)

“Teniendo en cuenta la ley de protección de datos personales 1581 de 2012; en tratándose de una copropiedad de 350 apartamentos y debiendo presentar el informe de evaluación de control interno y el dictamen de Revisoría Fiscal, en el cual se incorpora información sensible, debe el Revisor Fiscal:
1. Enviar dicho informe impreso o por correo electrónico con anterioridad a la fecha de realización de la Asamblea?
2. Está obligado el Revisor Fiscal a presentar el Dictamen con anterioridad y que norma lo establece.
3. Debido a las problemáticas, desconocimiento de la ley de protección de datos personales y al manejo inadecuado de la información en las propiedades horizontal, que se debe hacer para proteger el buen nombre, la honestidad y honradez de quienes pueden verse involucrados en actos fraudulentos, que se encuentran en investigación?

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

1. Enviar dicho informe impreso o por correo electrónico con anterioridad a la fecha de realización de la Asamblea?
2. Está obligado el Revisor Fiscal a presentar el Dictamen con anterioridad y que norma lo establece.

Mediante el concepto 2019-05441 que emitió el CTCP, con relación al derecho de inspección, mencionó:

“(…) Derecho de inspección En la Ley 675 de 2001 por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal, no existe regulación respecto al derecho de inspección de los libros de contabilidad; sin embargo, se podría ejercer el derecho de inspección de los libros, de acuerdo a la aplicación extensiva del artículo 15 de la ley 1314 de 2009 1 , como lo consagra el Código de Comercio. El derecho de inspección se encuentra especificado en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, de acuerdo con lo siguiente:

“ARTICULO 48. DERECHO DE INSPECCION. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
(…)

Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente” (la negrilla es nuestra).

Conclusiones respecto de la consulta sobre el derecho de inspección.
(…)

Respecto de la entrega del informe, lo remitimos al artículo 46 de la Ley 222 de 1995, modificatoria del Código de Comercio, de la cual se deduce, que los informes que debe preparar el Revisor Fiscal conforme a los artículos 208 y 209 del citado Código, deben ser entregados a la Administración para su presentación y en concordancia con éste a los artículos 422 y 424, determinan el tiempo para ejercer el derecho de inspección.

Debido a las problemáticas, desconocimiento de la ley de protección de datos personales y al manejo inadecuado de la información en las propiedades horizontal, que se debe hacer para proteger el buen nombre, la honestidad y honradez de quienes pueden verse involucrados en actos fraudulentos, que se encuentran en investigación?

Le recomendamos consultar el siguiente enlace, donde se resuelven preguntas frecuentes por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio que ejerce vigilancia y control (art 19 Ley 1581 de 2012) relacionadas con la Ley antes mencionada. https://www.sic.gov.co/preguntas-frecuentes-pdp

Además, es importante que revise lo establecido en la Ley 1778 de 2016 y 2195 de 2022, sobre obligación de denuncia por parte del Revisor Fiscal en los casos de corrupción.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ
Consejero CTCP

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