Cuotas de administración y descuento pronto pago en PH. Concepto CTCP 459 de 2021

CONSULTA (TEXTUAL)

“A continuación me permito solicitar confirmación o no a la siguiente pregunta o inquietud respecto a los registros contables del descuento a la cuota de administración por pronto pago:

1. Los INGRESOS (I) por concepto de Cuotas de Administración deben ser iguales a los GASTOS (G) aprobados por Asamblea, tal como lo establece la Ley 675. El presupuesto debe estar balanceado I=G, la causación contable NO debe generar ni pérdidas ni ganancias por concepto de contribución de las expensas comunes (CA) vs los gastos totales del mes.

2. NO aplicar descuento por pronto pago, puesto que el descuento legalmente es un MENOR INGRESO y así se debe causar contablemente y NO sumarlo como un gasto básico de funcionamiento, porque NO lo es.

3. El valor del descuento NO se recauda por ende NO se monetiza en el flujo de fondos mes a mes, pero si incrementa la CA NETA que establece la LEY.

4. Se debe aclarar en la próxima Asamblea la inconveniencia de la aplicación del descuento por pronto pago.

5. El recaudo de las cuotas de administración para el año 2021, debe ser el valor NETO aprobado por Asamblea, sin descuento, indistintamente del día de pago dentro del mes correspondiente.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Se debe precisar que la responsabilidad del presupuesto e informes a la Asamblea en una propiedad horizontal, son del administrador tal como lo señala la Ley 675 de 2001:

“Artículo 51 – Funciones del Administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.

4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general
de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal

5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. (…)” Negrita y subrayado CTCP En el siguiente concepto emitido por el CTCP se indicó el proceso del ¿cómo? se deben reconocer los
beneficios por pronto pago en cuotas de propiedad horizontal:

Concepto Resumen
2018-1133 Del 29-01-2019 1) Una propiedad horizontal fijo la cuota de administración con beneficio por pronto pago
en $50.000 mensuales si cancela dentro de los 10 primeros días (1-10) , y fijo la cuota de
administración por pronto pago en $70.000 mensuales si cancela después del 11 de cada
mes. ¿Cuál es el reconocimiento contable en estos casos?En estos casos la entidad deberá causar la cuota correspondiente en la fecha en que sea
exigible por el monto total aprobado por la Asamblea de Copropietarios, y cuando el pago
sea realizado la entidad contabilizará el descuento correspondiente como un menor valor
del ingreso (…)

Para la presentación se sugiere para efectos de presentación visualizar por “separado en los estados financieros o notas, el importe bruto de los ingresos causados y el valor de los descuentos otorgados por pronto pago, dada la importancia que estos valores podrían tener para los usuarios de los estados financieros”

 

De manera complementaria, respecto de la forma adecuada de contabilizar las cuotas de administración, la respuesta a su consulta puede encontrarla en la orientación técnica No. 15 – Copropiedades de Uso Residencial o Mixto (Grupo 1, 2 o 3)-, donde se hace una amplia referencia al tema de la contabilización de las expensas comunes y precisiones sobre manejo de presupuesto . Para la contabilización de las cuotas de administración se tendrán en cuenta las normas para instrumentos financieros y reconocimiento de ingresos. Dicha orientación podrá accederla en el enlace https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/orientaciones-tecnicas

Sobre temas de prepuesto igualmente le invitamos además a consultar concepto del CTCP 2018-0350 emitido el 06-06-2018 que podrá encontrar en https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=73665fc7-1549-4796-91ab-76204498dbce En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ
Consejero CTCP

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