Copias de seguridad programa contable. Concepto 1078 CTCP de 2020

RESUMEN
”si la entrega de la copia de seguridad no requiere costos adicionales para el profesional de la contabilidad, constituye una buena práctica (pero no una obligación) entregar dicha copia de respaldo a la entidad que fue usuaria de sus servicios”

CONSULTA (TEXTUAL)
“consulta referente a un cobro adicional por suministrar un backup del software
que yo adquirí como contador para la prestación del servicio de asesorías contables
en la modalidad de outsourcing, ya que nunca se me suministro ningún software por
parte del cliente

Hace más de 12 años vengo prestado asesorías contables a un grupo de empresas en la modalidad de outsourcing contable con un software que es de mi propiedad el cual compre en 27 de Septiembre de 2005, además de varias licencias de uso para el programa; el cual parametricé, mantuve actualizado, pague horas de soporte técnico y adapté para el normal funcionamiento en la prestación del servicio, nunca se estableció un contrato y el único compromiso fue desde su inicio la prestación del servicio sin interesar el software que empleara, además nunca me comprometí a entregar un backup del software.

Durante los años de prestación del servicio he entregado listados los libros oficiales contables como el libro diario, libro de inventarios y balances y el
libro mayor y balances además de la totalidad de los libros auxiliares, comprobantes de diario, notas contables, estados financieros y entre otros
conciliaciones bancarias, no he retenido ni me he apoderado de ningún documento de propiedad de las sociedades asesoradas; esta labor la he desarrollo con varios empleados bajo mi cargo y que he cumplido a cabalidad con mis compromisos adquiridos.

Desde hace tres años (…) me vi obligado a renunciar, brindándoles todo el acompañamiento para hacer la transición a un software más robusto comprado por ellos, para lo cual se estableció una fecha límite de 8 meses que vence en junio 30 de 2021 o si es posible antes; el nuevo contador que fue contratado directamente por ellos, habló con la administración para que se me exigirán un backup del sistema contable, ya que ahora si decidieron comprarlo y desarrollar este trabajo al interior de las empresas.

Considero no estar obligado a entregar backup del sistema contable, y les manifesté que si lo suministraría previo a cambio de un pago adicional, esta solicitud la hice, teniendo en cuenta varios conceptos del CTCP.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

El CTCP se ha pronunciado sobre este tema en su concepto 2017-0270 emitido el 10 de abril de 2017, el cual podrá ser consultado en la siguiente dirección:

https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=aa0ada91-c114-4a0b-89f2- 9d540343c3e7

En dicho concepto se concluyó:

” Por otra parte, según el caso expuesto, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como administrador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio”

Por lo anterior, deberá examinarse el contrato suscrito entre el profesional de la contabilidad y su cliente, para determinar la obligación relacionada con entregar la copia de seguridad.

Si la entrega de una copia de seguridad forma parte de las obligaciones del contrato, ello se hará conforme a dichas disposiciones; en caso de no existir obligación expresa se generará un conflicto que deberá ser dirimido entre las partes conforme al acuerdo contractual y la ley. Se debe recordar que según el artículo 39 de la Ley 43 de 1990, el Contador Público tiene derecho a recibir remuneración por su trabajo y por el que ejecutan las personas bajo su supervisión y responsabilidad. Dicha remuneración constituye su medio normal de subsistencia y de contraprestación para el personal a su servicio.

No obstante, este consejo considera que si la entrega de la copia de seguridad no requiere costos adicionales para el profesional de la contabilidad, constituye una buena práctica (pero no una obligación) entregar dicha copia de respaldo a la entidad que fue usuaria de sus servicios.

Finalmente, debemos recordarle la obligación que tienen todos los contadores públicos de aplicar las normas de control de calidad, ello permite establecer en los acuerdos de servicios las responsabilidades del contador y del usuario de sus servicios, establecer sus derechos y obligaciones. La aplicación de estas disposiciones evita este tipo de conflictos y genera servicios de mayor calidad.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Alcance de los conceptos”. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”

 

 

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