Copias de seguridad Concepto CTCP 1161 de 2020

RESUMEN:
“Si la entrega de una copia de seguridad forma parte de las obligaciones del contrato, ello se hará conforme a dichas disposiciones; en caso de no existir obligación expresa se generará un conflicto que deberá ser dirimido entre las partes conforme al acuerdo contractual y la ley”

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) 6. El Concepto 686 del 13 de agosto de 2015 emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública informa que una entidad (cliente de una empresa que presta servicios contables) no puede exigir la entrega de un “backup” del software contable que no es de su propiedad ya que no existe obligación alguna para la entrega, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio.

Teniendo en cuenta lo anterior, ¿Existen otras instancias u organismos a quien acudir para obtener el “backup” con la información contable?

8. ¿Quién como mandatario recibe el encargo de llevar y administrar la contabilidad de los negocios de su mandante, tiene el derecho de negar su entrega a éste a la terminación del mandato, argumentando como causal que los registros técnicos, magnéticos o electrónicos incorporan a la vez múltiples contabilidades que contienen información sensible y sometida a reserva legal, imposible de revelar?
(…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Con respecto a la pregunta relacionada con las copias de seguridad del peticionario, el CTCP mediante concepto 2020-1078 y 2017-02701 respondió preguntas similares, en dichos conceptos se especificó lo siguiente:

• “si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como administrador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio”
• “Si la entrega de una copia de seguridad forma parte de las obligaciones del contrato, ello se hará conforme a dichas disposiciones; en caso de no existir obligación expresa se generará un conflicto que deberá ser dirimido entre las partes conforme al acuerdo contractual y la ley”
• “este consejo considera que si la entrega de la copia de seguridad no requiere costos adicionales para el profesional de la contabilidad, constituye una buena práctica (pero no una obligación) entregar dicha copia de respaldo a la entidad que fue usuaria de sus servicios”;
• Es posible que la entrega de las copias de seguridad genere algún costo para el usuario.

¿Existen otras instancias u organismos a quien acudir para obtener el “backup” con la información contable?

Las partes deben llegar a algún acuerdo para solicitar dichas copias de seguridad, de acuerdo a lo convenido contractualmente, lo anterior podría generar costos por parte de quien desee obtener la copia de seguridad. En caso de no poder llegar a un acuerdo, deberá consultarse con un especialista en contratos para poder obtener asesoría al respecto.

¿Quién como mandatario recibe el encargo de llevar y administrar la contabilidad de los negocios de su mandante, tiene el derecho de negar su entrega a éste a la terminación del mandato, argumentando como causal que los registros técnicos, magnéticos o electrónicos incorporan a la vez múltiples contabilidades que contienen información sensible y sometida a reserva legal, imposible de revelar?
(…)”

Como se mencionó anteriormente, el contrato suscrito entre las partes deberá contener la responsabilidad de las partes en relación con la información almacenada en programas de contabilidad, si el contrato no lo menciona, o no existe un contrato entre las partes, deberá acudirse a asesoría legal al respecto para evaluar las razones para no realizarse su entrega, o los costos que debe incurrir la entidad para obtener dichas copias de seguridad.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

Cordialmente,
LEONARDO VARÓN GARCIA
Consejero CTCP

 

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