Contabilidad – medio de prueba. Concepto CTCP 147 de 2021

CONSULTA (TEXTUAL)

“Los pasivos registrados en contabilidad, para tener una validez contable y tributaria, deben tener un documento con fecha cierta (Es decir presentados ante un juez y/o Notario), esto como medio probatorio y validez del pasivo.

Art. 767. Fecha cierta de los documentos privados.

Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.

Existe otro tipo de medio probatorio para soportar un pasivo, en un momento dado del ente económico.

Por ejemplo, Si se evidencia la transferencia Bancaria de la persona natural a la persona jurídica con carta instructiva del banco con el traspaso, registro contable y demás trazabilidad, podría soportar de alguna forma la realidad del préstamo.

NO sería justo que exista trazabilidad bancaria de la cuenta de origen y cuenta destino, registro contable y un documento presentado ante notario, pero No unos meses posteriores, se pueda ver en riesgo de rechazo, debido a que el préstamo se realizó en septiembre y la autenticación fue en enero del siguiente año.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En relación a la validez de un pasivo, en materia contable se entiende que un pasivo es un derecho existente por un acreedor y corresponde a una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos 1 , su existencia en los libros contables obedecerá al cumplimiento de los siguientes criterios (Ver anexo 1 DUR 2420 /2015 numeral 4.27):

 Se tiene una obligación es decir, se tiene un deber establecido por contrato u otros mecanismos que le dan la característica de ser exigible por el acreedor;

 La obligación existe y está relacionada con transferir un recurso económico; y

 La obligación es presente y existe como resultado de sucesos pasados.

En relación con sus inquietudes sobre el tema de los comprobantes y soportes contables, le recomendamos que revise lo establecido en el título IV del código de comercio, que se refiere a los libros de comercio adicionalmente el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 indica:

Artículo 6 de los soportes

 los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

 los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

 los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

Artículo 7 de los comprobantes:
 las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

 los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

 los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

 se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

 la descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

 los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

 los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
Mediante concepto 2020-05232 el CTCP manifestó lo siguiente, en relación a que la contabilidad constituya prueba para el contribuyente, es necesario considerar, entre otras cosas, lo siguiente:

 Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (art. 772 del E.T.), es decir que cumple las especificaciones legales (sentencia C-062 de 2008 3 );

 Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (art. 773 del E.T.);

 Debe reflejar la situación económica y financiera de la empresa (art. 773 del E.T.);

 La contabilidad debe encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (art. 774 del E.T. y 51 del Código de Comercio);

 La contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa, y fidedigna de los negocios del comerciante (art 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digno de fe y crédito 4.

 Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que las respalden (art 53 del Código de Comercio);

 Los comprobantes de contabilidad es el documento que se elabora previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (art 53 del Código de Comercio);

En un proceso, el Código General del Proceso habla de la inmediación (art 6). En donde “el juez deberá practicar personalmente todas las pruebas y las demás actuaciones judiciales que le correspondan.

(…)”. Este mismo dispone: “Artículo 165. Medios de prueba. Son medios de prueba la declaración de parte, la confesión, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios, los informes y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez. El juez practicará las pruebas no previstas en este código de acuerdo con las disposiciones que regulen medios semejantes o según su prudente juicio, preservando los principios y garantías constitucionales. 5 ”

Finalmente es importante tener en cuenta que lo referente al valor probatorio de la contabilidad es establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, siempre que se lleven de acuerdo con las normas legales

Indicado lo anterior, en relación a la validez de la prueba de un pasivo referido en su consulta que es presentado ante un juez o notario como medio probatorio, aclaramos que no corresponde a una pregunta técnico contable por lo que CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre si los documentos con los cuales fueron reconocidos los pasivos en la contabilidad constituyen prueba bajo un proceso jurídico pese a que ella es esencial en todo proceso de esta índole.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

Cordialmente,
CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ
Consejero CTCP

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