Clasificación y agregación de partidas en los estados financieros y en las notas. Concepto 1225 CTCP de 2019

Resumen: Las unidades de cuenta utilizadas para efectuar el registro y el reconocimiento y medición de transacciones y otros eventos o sucesos, podrían diferir de las utilizadas para efectos de presentación y revelación en los estados financieros y en las notas. Por ello, la trascripción del detalle del catálogo de cuentas en los estados financieros o en las notas es una práctica que es contraria a los principios generales de presentación y revelación en los estados financieros

 

CONSULTA (TEXTUAL)

“Las cuentas de Gastos como Nomina, servicios en general, mantenimientos y reparaciones así como la cuenta de diversos (papelería, elementos aseo, cafetería etc.); es necesario expresarla al detalle mínimo es decir:

Ej. Marcos Torres c.c. 11111111 1.000 tornillo
Ej. Myriam Bolaños c.c.11111111 2.500 copia llave
Ej. Myriam Bolaños c.c.11111111 5.000 un trapero etc.

Es decir transcribir el Libro Auxiliar y hacer de las notas algo muy extenso. Yo tengo entendido que debo revelar las partidas grandes bien discriminadas Ej.‐ La vigilancia, mantenimiento ascensor y otras máquinas “

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Respecto de su pregunta, le informamos que los marcos técnicos de información financiera aplicables para empresas del sector privado (esto es, los de los Grupos 1, 2 0 3 del DUR 2420 de 2015 y sus modificatorios) no establecen requerimientos sobre el sistema documental, tampoco la obligación de elaborar un catálogo o plan de cuentas. Estos marcos contienen secciones específicas en la que se establecen directrices generales para la presentación y revelación en los estados financieros.

Por lo anterior, las unidades de cuenta utilizadas para efectuar el registro y el reconocimiento y medición de transacciones y otros eventos o sucesos, podrían diferir de las utilizadas para efectos de presentación y revelación en los estados financieros y en las notas. Por ello, la trascripción del detalle del catálogo de cuentas en los estados financieros o en las notas es una práctica que es contraria a los principios generales de presentación y revelación en los estados financieros.

Para una mejor comprensión de los criterios de los objetivos y principios de presentación y revelación, así como de los conceptos de clasificación y agregación en los estados financieros de propósito general, le recomendamos revisar el marco de principios del marco técnico que sea aplicado por la entidad, particularmente lo relacionado con la presentación e información a revelar y las notas a los estados financieros.

En el caso de una entidad que aplica el marco técnico del Grupo 1, en el capítulo 7 Presentación e información a revelar, se establecen un conjunto de principios que resultan de gran utilidad para establecer la forma en que las partidas deben ser clasificadas y agregadas en los estados financieros y en las notas, ello depende de circunstancias específicas de cada entidad y de restricciones de materialidad y costo- beneficio que deben ser consideradas al presentar y revelar información en los estados financieros. Incluimos a continuación el extracto completo del capítulo 7 de las NIIF Plenas:

“Presentación e información a revelar como herramientas de comunicación

7.1 Una entidad que informa comunica la información sobre sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos presentando y revelando información en sus estados financieros.

7.2 La comunicación efectiva de información en los estados financieros hace que esa información sea más relevante y contribuye a una representación fiel de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una entidad. Esta comunicación también mejora la comprensibilidad y comparabilidad de la información en los estados financieros. La comunicación efectiva de la información de los estados financieros requiere:

a) centrarse en los objetivos y principios de presentación e información a revelar en lugar de centrarse en reglas;
b) clasificar la información de forma que agrupe las partidas similares juntas y las diferentes de forma separada; y
c) agregar información de forma que no se ensombrezca con detalles innecesarios o agregación excesiva.

7.3 Al igual que el costo restringe otras decisiones de la información financiera, también restringe decisiones sobre presentación e información a revelar. Por ello, al tomar decisiones sobre presentación e información a revelar, es importante considerar si los beneficios proporcionados a los usuarios de los estados financieros presentando o revelando información específica es probable que justifique los costos de proporcionar y utilizar esa información. (Subrayado nuestro).

Objetivos y principios de presentación e información a revelar
7.4 Para facilitar la comunicación efectiva de información en los estados financieros, al desarrollar los requerimientos de presentación e información a revelar en las Normas es necesario un equilibrio entre:

a) dar a las entidades la flexibilidad de proporcionar información relevante que represente fielmente los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de la entidad; y

b) requerir información que sea comparable de un periodo a otro para una entidad que informa y dentro del mismo periodo sobre el que se informa entre entidades.

7.5 La introducción de los objetivos de presentación e información a revelar en las Normas apoya la comunicación efectiva en los estados financieros, porque estos objetivos ayudan a las entidades a identificar la información útil y a decidir cómo comunicar esa información de la forma más eficaz.

7.6 La comunicación eficaz en los estados financieros es también favorecida considerando los siguientes principios:

a) la información específica de la entidad es más útil que las descripciones estandarizadas, algunas veces denominadas como “estereotipos”; y

b) la duplicidad de información en partes diferentes de los estados financieros es habitualmente innecesaria y puede hacer los estados financieros menos comprensibles.

Clasificación

7.7 La clasificación es la organización de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos sobre la base de las características compartidas a efectos de presentación e información a revelar. Estas características incluyen—pero no se limitan a—la naturaleza de la partida, su papel (función) dentro de las actividades de negocio llevadas a cabo por la entidad y la forma de medirla. (Subrayado nuestro)

7.8 La clasificación conjunta de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos diferentes puede ensombrecer información relevante, reducir la comprensibilidad y comparabilidad y, además, puede no proporcionar una representación fiel de lo que se pretende representar.

Clasificación de activos y pasivos

7.9 La clasificación se aplica a la unidad de cuenta seleccionada para un activo o pasivo (véanse los párrafos 4.48 a 4.55). Sin embargo, puede ser, en ocasiones, apropiado separar un activo o un pasivo en componentes que tengan diferentes características y clasificar dichos componentes por separado. Eso sería apropiado cuando la clasificación de los componentes por separado mejore la utilidad de la información financiera resultante. Por ejemplo, podría ser apropiado separar un activo o pasivo en componentes corrientes y no corrientes, procediendo a clasificar dichos componentes por separado.

Compensación

7.10 La compensación ocurre cuando una entidad, reconoce y mide un activo y un pasivo como dos unidades de cuenta separadas, pero los agrupa en el estado de situación financiera por un importe neto único. La compensación clasifica partidas diferentes juntas y, por ello, generalmente no es apropiada.
7.11 La compensación de activos y pasivos difiere de tratar un conjunto de derechos y obligaciones como una unidad de cuenta (véase los párrafos 4.48 a 4.55).

Clasificación del patrimonio
7.12 Para proporcionar información útil, puede ser necesario clasificar los derechos sobre el patrimonio por separado si tienen características diferentes (véase el párrafo 4.65).
7.13 De forma análoga, para proporcionar información útil puede ser necesario clasificar los componentes de patrimonio por separado si algunos de ellos están sujetos a requerimientos concretos de carácter legal, de regulación o de otro tipo. Por ejemplo, en algunas jurisdicciones, se permite que una entidad lleve a cabo distribuciones a los tenedores de derechos sobre el patrimonio solo si tiene suficientes reservas calificadas como distribuibles (véase el párrafo 4.66). La presentación o revelación por separado de esas reservas puede proporcionar información útil.

Clasificación de ingresos y gastos
7.14 La clasificación se aplica a:
a) los ingresos y gastos procedentes de la unidad de cuenta seleccionada para un activo o pasivo; o
b) los componentes de estos ingresos y gastos si tienen características diferentes y se identifican por separado. Por ejemplo, un cambio en el valor corriente de un activo puede incluir los efectos de los cambios de valor y la acumulación (devengo) de intereses (véase la Tabla 6.1). Sería apropiado en tal caso clasificar los componentes por separado si, haciéndolo así, mejoraría la utilidad de la información financiera resultante.

Estado del resultado del periodo y otro resultado integral
7,15 Los ingresos y gastos se clasifican e incluyen:
a) en el estado del resultado del periodo;11 o
b) fuera del estado del resultado del periodo, en otro resultado integral.
7.16 El estado del resultado del periodo es la principal fuente de información sobre el rendimiento financiero de una entidad para el periodo sobre el que se informa. Ese estado contiene un total o subtotal del resultado del periodo que ofrece una representación muy resumida del rendimiento financiero de la entidad para el periodo. Numerosos usuarios de los estados financieros incorporan ese total en su análisis como punto de partida, o bien como el principal indicador del rendimiento financiero de la entidad para el periodo. No obstante, la comprensión del rendimiento financiero de una entidad para el periodo requiere un análisis de todos los ingresos y gastos reconocidos —incluyendo los ingresos y gastos incluidos en otro resultado integral—, así como un análisis de otra información incluida en los estados financieros.

7.17 Puesto que el estado del resultado del periodo es la fuente principal de información sobre el rendimiento financiero de una entidad para el periodo, todos los ingresos y gastos se incluirán, en principio, en ese estado. Sin embargo, al desarrollar las Normas, el Consejo puede decidir en circunstancias excepcionales que los ingresos o gastos que surjan de un cambio en el valor corriente de un activo o pasivo se incluyan en otro resultado integral cuando, al hacerlo, se proporcionase información más relevante en el estado del resultado del periodo o una representación más fiel del rendimiento financiero de la entidad para ese periodo.

7.18 Los ingresos y gastos que surgen de una base de medición de costo histórico (véase la Tabla 6.1) están incluidos en el estado de resultado del periodo. Ese es también el caso cuando los ingresos y gastos de ese tipo se identifican por separado como componentes de un cambio en el valor corriente de un activo o pasivo. Por ejemplo, si un activo financiero se mide a valor corriente y si los ingresos por intereses se identifican por separado de otros cambios en el valor, ese ingreso por intereses se incluye en el estado de resultado del periodo.

7.19 En principio, los ingresos y gastos incluidos en otro resultado integral en un periodo se reclasifican desde otro resultado integral al estado del resultado del periodo en un periodo futuro cuando al hacerlo así da lugar a que el estado de resultado del periodo proporcione información más relevante o proporcione una representación más fiel del rendimiento financiero de la entidad para ese periodo futuro. Sin embargo, si, por ejemplo, no existe una base clara para la identificación del periodo en el que la reclasificación tendría que ese resultado, o el importe que debe reclasificarse, el Consejo puede, al desarrollar las Normas, decidir que los ingresos y gastos incluidos en otro resultado integral no sean reclasificados posteriormente.

Agregación

7.20 La agregación es la adición conjunta de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos que tienen características compartidas y están incluidos en la misma clasificación.

7.21 La agregación hace la información más útil resumiendo un gran volumen de detalle. Sin embargo, la agregación oculta parte de ese detalle. Por ello, necesita encontrarse un equilibrio, de forma tal que la información relevante no se enmascare por un gran importe con detalle insignificante o por una agregación excesiva. (Subrayado nuestro).

7.22 Pueden ser necesarios niveles diferentes de agregación en partes distintas de los estados financieros. Por ejemplo, habitualmente, el estado de situación financiera y el estado (o estados) del rendimiento financiero proporcionan información resumida y más detallada se facilita en las notas.

En la norma NIIF para las Pymes y en la norma para microempresas también se establecen principios generales para la presentación y revelación en los estados financieros.

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