Asuntos procedimentales y prácticos – Requerimientos Colpensiones

Ante las prácticas de la entidad COLPENSIONES frente a las sociedades empleadoras en reconstrucción de información pensional de los años 1.993 y siguientes, generando a su vez procesos de cobro sobre deudas presuntas y/o reales, nos permitimos hacer las siguientes recomendaciones y comentarios:

  1. Es de suma importancia que la sociedad fiscalizada se encuentre muy atenta a toda notificación de actos administrativos y/o invitaciones, ya que todos desde los requerimientos previos hasta las Liquidaciones certificadas de deuda deben ser respondidos y atendidos debidamente en aras de evitar situaciones de cobros coactivos, en lo cual no se eleve el ejercicio el derecho a la defensa y contradicción, permitiendo de esta manera que el acto de determinación del aporte pensional quede en firme.
  2. Todo acto y/o información por parte de COLPENSIONES se puede notificar electrónicamente, personalmente o por aviso, por lo cual las sociedades deben estar muy atentos a toda notificación para evitar vencimiento de términos.
  3. Es altamente recomendable, y necesario, que las sociedades objeto de requerimientos y fiscalización por parte de la entidad COLPENSIONES, ejerzan su derecho a la defensa, ya que del análisis del artículo 2 del Decreto 2633 de 1994, se tiene que, resulta condición necesaria para la expedición de la liquidación que preste mérito ejecutivo, la renuencia del empleador a pronunciarse sobre las inexactitudes o presunta deuda endilgada.
  4. Ningún acto de COLPENSIONES trae detallados los trabajadores objetados, la entidad solo remite un estado de cuenta con los periodos que a su juicio y criterio presentan deudas y el monto, por lo cual es necesario que la sociedad verifique y depure los trabajadores a través del Portal Web del Aportante de COLPENSIONES, haciendo el reporte de las novedades y correcciones respectivas e indicando a su vez, sí el Sticker de las correcciones que deben hacer no está habilitado. De igual manera se recomienda remitir una comunicación escrita al área de correcciones de la Dirección de Historia Laboral de COLPENSIONES, precisando claramente la corrección que van a realizar identificando al trabajador.
  5. En el evento de que la sociedad que reporta información y/o la corrige para efectos de depurar la deuda reflejada por la entidad pensional haya tenido problemas con el usuario y clave del portal Web, es necesario solicitar asistencia de soporte técnico de COLPENSIONES para poder solucionar tal situación y así ingresar y depurar a los trabajadores, dejando a su vez constancia de la asistencia solicitada.
    1. Cuando la sociedad acuda a COLPENSIONES mediante un tercero, es necesario que el representante legal otorgue un poder notariado, facultando a dicha persona a realizar todas las gestiones ante la entidad, dado que esta es una de las entidades más complicada en dar información a personas que no sean el representante legal de las organizaciones.
  6. No dude en contactarnos si está interesado en contratar nuestros servicios para asesorarlos en cualquier línea de servicio legal, tributario y parafiscal. [email protected]        

    Eisenhower Gallego Sotelo     Abogada asociada senior

    Lisbeth E. Bonilla Montoya   Abogado socio senior                                       

    Abel Cupajita RuedaAbogado socio y director ejecutivo / CEO  

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