Reuniones no presenciales. Oficio Supersociedades 220-005720 de 2021

OFICIO 220-005720 DEL 28 DE ENERO DE 2021

ASUNTO: REUNIONES NO PRESENCIALES.

Acuso recibo del escrito citado en la referencia, con el cual presenta la siguiente consulta:

“En virtud de la emergencia sanitaria derivada de la pandemia generada por el Covid-19, le solicito muy comedidamente me absuelva las siguientes inquietudes:

1. ¿Podría convocar a reunión ordinaria de junta de socios para el año 2021 de manera virtual?
2. ¿Con cuántos días de antelación se deben enviar las convocatorias y con qué requisitos?
3. ¿De qué manera se llevaría a cabo la inspección de los libros de contabilidad?”

Al respecto, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020.

En consecuencia, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad.

En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto.

Así las cosas, conforme al alcance indicado, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones a la luz de las normas que regulan la materia.

Para responder a su primera y segunda pregunta, se cita lo expuesto en el oficio 220-199865 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, el cual señala:
“(…)

b. Reuniones no presenciales:
El artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, regula las reuniones no presenciales en los siguientes términos:

“Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir
de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.”

Por su parte, el Decreto 398 de 2020, adicionó el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual en el artículo 2.2.1.16.1, se refiere a las reuniones no presenciales, así:

“Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.

Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.”

De esta manera, las personas jurídicas podrán realizar las reuniones ordinarias, por medios digitales, y para tal fin se deberán aplicar las disposiciones relativas al quorum, convocatorias y mayorías, dispuestas en los estatutos o en la normatividad vigente.” (Subraya y Negrilla fuera del texto).

Respecto de su tercera inquietud, se considera suficiente para contestar la misma, transcribir los siguientes apartes del Oficio 220- 084724 del 21 de mayo de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, que señala lo siguiente:

“En lo que concierne al punto relacionado con el ejercicio del derecho de inspección, a través de mecanismos virtuales, sin que tal práctica pueda hacer que se filtren documentos o comprobantes valiosos para la empresa, respecto de lo cual se pregunta ¿Cuáles serán los límites para el administrador al momento de permitir el acceso digital a la información en ejercicio de derecho de inspección para evitar incurrir en responsabilidad por violación de sus deberes e infracción de derechos de propiedad intelectual de la sociedad?, es del caso anotar en primer lugar, que la Superintendencia mediante la Circular No. 100-000002 del 17 de marzo de 2020, expresó lo siguiente: “Para el ejercicio del derecho de inspección y evitar en lo posible los desplazamientos, la Superintendencia invita a las sociedades supervisadas a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo, de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los socios que así lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata.”.

Acorde con la anterior instrucción y en el entendido que las reuniones pueden ser no presenciales o mixtas y teniendo en cuenta que no existe una regulación específica para el ejercicio en forma virtual del derecho de inspección, es del caso puntualizar que es del resorte exclusivo de cada compañía, implementar los mecanismos manuales o tecnológicos, acordes con las directrices legales que regulan el derecho de inspección, para garantizar que a los socios alcancen el ejercicio de este derecho, y correlativamente que la compañía pueda proteger los secretos empresariales, y otros datos, que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En tal virtud, les corresponde a los administradores sociales de acuerdo con las pautas que se hubieren implementado para tal fin, adoptar las medidas correspondientes a lograr este propósito.” (Subraya y negrilla fuera del texto).

En los anteriores términos su solicitud ha sido tendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo – C.P.A.C.A., sustituido por la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos, la jurisprudencia que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.

 

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