Reuniones extraordinarias – reuniones universales. Oficio 220-116355 Supersociedades de 2020

Me refiero a su comunicación radiada bajo el número de la referencia, mediante la cual manifiesta lo siguiente:

a) “Si una sociedad limitada establece en sus estatutos que para las reuniones extraordinarias se convocará con una antelación de 15 días calendario, pero se reúnen dos días antes de completarse dicho período, suponiendo que se encuentra el 100% de los socios, quienes al final de la reunión expresan en el acta de aprobación de la misma sin que se presente objeción alguna, por el hecho haberse reunido antes del periodo ¿el acta es ineficaz de acuerdo al artículo 186 del C.Cio, y no puede ser inscrita en la cámara de comercio?.

b) O por el contrario dado que se encuentra el 100% de los socios, y puesto que no hay inconformidad, ¿puede ser inscrita el acta en cámara de comercio, pues se presume su legalidad?”

Al respecto se advierte que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.

En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Efectuada la precisión que antecede, y con el objeto de resolver las dudas planteadas, esta Oficina, se permite hacer las siguientes precisiones.

En primer lugar, el artículo 186 del Código de Comercio establece los requisitos para la celebración de reuniones asamblea de accionistas o junta de socios, señalando que deben realizarse en el domicilio social, cumpliendo con lo dispuesto en los estatutos y la legislación mercantil, en lo referente a la convocatoria y quorum.

Por su parte, el artículo 424 del Código de Comercio, dispone que la convocatoria para cualquier reunión de la asamblea general de accionistas, en las sean objeto aprobación de estados financieros deberán realizarse con 15 días de anticipación, so pena de ineficacia tal como lo dispone el artículo 190 del Código de Comercio.

No obstante, el Código de Comercio regula las reuniones universales, en las cuales, la asamblea de accionistas o junta de socios, podrá reunirse cualquier día, sin que para ello sea necesario su convocatoria, tal como lo dispone, el artículo 182 del Código de Comercio:

“Artículo 182. Convocatoria y deliberación de reuniones ordinarias y extraordinarias.
(…)

La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados.
(…)”.

Así las cosas, para la celebración de reuniones universales, se requiere que se encuentren reunidos todos los socios o estén debidamente representados, pero en el caso de que la asamblea o junta de socios tenga por objeto la consideración y aprobación de los estados financieros de fin de ejercicio, respecto de los cuales se impone garantizar por parte de los administradores el ejercicio del derecho de inspección, la reunión sería viable siempre que medie renuncia expresa a tal derecho por parte de todos los asociados, tal como lo manifestó este Despacho, mediante Concepto 220- 73535 del 19 de diciembre de 2006, que para el efecto en su parte pertinente a continuación se transcribe:

“En consecuencia, si la totalidad de los asociados en un momento dado resuelven constituirse en asamblea general, haciendo uso de las
prerrogativas que reconoce la ley en virtud de la universalidad, valga decir que estén presentes la totalidad de los asociados, realizan la reunión en el sitio que a bien tengan con el fin de tratar los temas que estimen necesarios y en ese orden, adoptar algunas o todas las decisiones que serían objeto del temario propio de la reunión ordinaria, pueden también someterse a la aprobación el balance de fin de ejercicio, pues la ley no ha hecho ninguna prohibición al respecto. Sin embargo, para la aprobación de los estados financieros, debe tenerse en cuenta como antes se anotó, que esa función supone el ejercicio previo por parte de los accionistas del derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, so pena, de una parte, de resultar viciada la decisión tomada sin observancia de ese requisito y de otra, de las sanciones que por ese hecho proceden contra los administradores y el revisor fiscal. 

Por lo anterior, en la reunión que nos ocupa, para someter a consideración los estados financieros de la compañía, sin haber ejercido el derecho de inspección. se requiere de la renuncia expresa por parte de la totalidad de los mismos, lo cual implica que en ese caso el balance solo se entenderá aprobado cuando la decisión sea adoptada unánimemente, pues es obvio que en ese evento todos han hecho dejación de ese derecho, o lo que es equivalente, que consideran suficiente el examen de los libros y papeles que hayan realizado en el curso de la misma reunión (…)”

De esta manera, frente a las dos inquietudes propuestas, es viable concluir que la reunión celebrada tuvo el carácter de universal, por cuanto de acuerdo con el escrito de consulta, se celebró con la presencia y/o representación del 100% de los asociados, lo que, a juicio de esta Oficina, permite válidamente efectuar su inscripción en el Registro Mercantil. No obstante, se sugiere revisar si dentro de los temas a tratar dentro de la reunión estuvo la aprobación de los estados financieros del ejercicio anterior, pues en este caso, los asociados debieron renunciar expresamente al ejercicio del derecho de inspección, circunstancia que podría concretarse con la constancia de la aprobación unánime de los estados financieros.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.

 

 

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