Reuniones del máximo órgano social – emergencia económica y sanitaria- covid 19. Oficio 220-142524 de 2020

Me refiero a su comunicación radicada bajo el número de la referencia, mediante la cual, con fundamento en el Decreto Legislativo 434 de 2020 que permitió, en su artículo 5, la posibilidad de aplazar la celebración de las reuniones ordinarias de las Asambleas Generales de Accionistas, que por ley debían celebrarse a más tardar dentro de los tres primeros meses del año, considerando los efectos de la pandemia generada por el Coronavirus COVID–19, solicita dar claridad al alcance del Decreto 434 de 2020 y a la Circular Externa No. 100-000004 de 24 de marzo de 2020.

El consultante manifiesta que mediante oficio 548-098314 del 25 de junio de 2020 en respuesta a la radicación 2020-01-209660, la Superintendencia transcribe gran parte del oficio 220-080067, para resolver las inquietudes propuestas, pero no resolvió el tema propuesto en la segunda pregunta que señala lo siguiente:
“(…)

2) Dicha reunión extraordinaria puede convocarse para antes del 31 de agosto de 2020 y llevarse a cabo de manera no presencial en la forma establecida en el Decreto Extraordinario 398 de 2020 o bien realizarse de manera presencial, pero deberá hacerse dentro del mes siguiente al levantamiento de la emergencia sanitaria.
(…)”

Al respecto, sea lo primero advertir que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.

En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto.

Efectuada la precisión que antecede, se procede a responder los interrogantes plateados, así:

i. El oficio 220- 084067del 19 de mayo de 2020:

El Oficio trata sobre la reanudación de reuniones no presenciales del máximo órgano social, con fundamento en el Decreto 398 del 17 de marzo de 2020, en concordancia con la Circular número 100-000002 de la Superintendencia de Sociedades, en la que en torno a las inquietudes relacionadas se acotó lo siguiente:

(…) En Oficio 220-049966 de 16 de mayo de 2013, la Entidad concluyó que en una reunión ordinaria debidamente convocada pero aplazada por voluntad de los asociados y que además sus estados financieros no han sufrido ninguna modificación, para la nueva no es necesario el ejercicio derecho de inspección, ni convocar con los 15 días hábiles de anticipación conforme lo dispone el Ordenamiento Mercantil para efectos de reuniones en las que habrá de aprobarse o improbarse balances de fin de ejercicio.

En esa oportunidad, con fundamento en la argumentación expuesta en el Oficio 220- 11259 de 30 de abril de 2001, expresó:

“(…) Si se parte de la base de que el sentido de la antelación prevista para la convocatoria a las reuniones en las que se consideran balances tiene que ver con el ejercicio del derecho de inspección, debe notarse que si la primera reunión ha sido debidamente convocada, situación ésta que es el presupuesto del artículo 429 C. Co., la finalidad de la regla que establece la antelación en cuestión se ha cumplido a cabalidad, como quiera que los socios ya han tenido la oportunidad de ejercer su derecho de inspección; tanto en el caso de aquellos tipos sociales, como la forma anónima, en los que el ejercicio del derecho de inspección se contrae a dicha época, como en el caso de aquellas otras formas societarias, por ejemplo la limitada, en las que dicho ejercicio puede llevarse a cabo en cualquier tiempo”.

Con el propósito de hacer claridad en torno a la situación planteada, sea lo primero puntualizar, que la referida consulta contenida en el oficio 220-084067 del 19 de mayo de 2020, fue resuelta frente a un caso de una reunión no presencial ordinaria inconclusa y que, en el referido oficio, con respecto a la “suspensión de las deliberaciones de la asamblea” prevista por el artículo 430 del Código de Comercio, se manifestó: “La norma anterior, prevista por el Código de Comercio, no fue concebida dentro de la coyuntura económica y sanitaria actual, en la medida que fue prevista para reuniones presenciales, de tal suerte que, en el estado de confinamiento actual, no podría reanudarse con la participación presencial de la totalidad de las acciones suscritas. En este sentido y como quiera que no pudo reanudarse en los términos previstos por la norma en cuestión, resulta claro que hoy, bajo las medidas de confinamiento, resulta imposible darle continuidad reanudar la reunión suspendida”, de suerte que, en el caso planteado, relacionado con una reunión no presencial inconclusa, lo que procede es convocar nuevamente la asamblea, esta vez con carácter de extraordinaria, en los términos del artículo 424 del Código de Comercio y si se trata de aprobar balances de fin de ejercicio, la convocatoria deberá hacerse con 15 días hábiles de anticipación, salvo que el derecho de inspección se hubiere garantizado durante el lapso de la convocatoria de la primera reunión y los estados financieros no hubieren sufrido ninguna modificación, pues en este caso, la convocatoria puede efectuarse por el medio y con la antelación prevista en los estatutos y en su defecto en la ley, de 5 días comunes.

ii. Oficio 548-098314 del 25 de junio de 2020, en respuesta al radicado 2020-01-209660.

Al respecto, insiste el consultante en que se responda el punto 2, que se concreta de la siguiente manera: “2. Dicha reunión extraordinaria puede convocarse para antes del 31 de agosto de 2020 y llevarse a cabo de manera no presencial en la forma establecida en el Decreto Extraordinario 398 de 2020 o bien realizarse de manera presencial, pero deberá hacerse dentro del mes siguientes al levantamiento de la emergencia sanitaria.”

Efectuadas las precisiones relacionadas con las inquietudes mencionadas a los oficios citados y con el fin de atender la pregunta del consultante, a continuación, se señalan cuáles son las opciones legales creadas mediante las leyes de emergencia económica y sanitaria actual, para facilitar las reuniones de asamblea general de accionistas:

1). Presenciales de acuerdo con el artículo 5 del Decreto 434 del 20 de marzo de 2020:

“Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata artículo 422 del Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.”.

2). Reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, Decreto 398 del 13 de marzo de 2020:

a). “Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.”.

b). “Artículo 2. Transitorio: En virtud de la declaratoria de estado de emergencia sanitaria decretada por medio de la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, y en consideración a la necesidad de facilitar mecanismos que eviten el riesgo de propagación de infecciones respiratorias agudas, las sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto. En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados. El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.”.

Por su parte, también el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, que reglamenta parcialmente el artículo 19 de la ley 222 de 1995, extiende la misma reglamentación a las reuniones mixtas que define como aquellas en las que se permite la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o miembros de la junta directiva.

iii. Conclusión:

De las referidas disposiciones legales se infiere con toda claridad, la respuesta al punto 2 de la radicación 2020-01-209660, en el siguiente sentido:

– Dentro de la coyuntura actual, pueden celebrarse reuniones no presenciales para agotar unos temas que quedaron pendientes en una reunión ordinaria y que estas pueden celebrarse en cualquier momento, previo el cumplimiento de las condiciones relacionadas con la convocatoria y el quorum previstos en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, para las reuniones no presenciales o mixtas.

– En forma presencial, las reuniones ordinarias de la asamblea, correspondientes al ejercicio de 2019, de que trata el artículo 422 del Código de Comercio, se podrán realizar hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria, conforme a lo dispuesto por el Decreto 434 de 2020, pero se reitera que la reunión tendrá el carácter de extraordinaria (artículo 424 del Código de Comercio); y a su vez, que si dentro del temario está el aprobar el balance de fin de ejercicio, la convocatoria deberá hacerse con 15 días hábiles de anticipación, salvo que el derecho de inspección se hubiere garantizado durante el lapso de la convocatoria para la primera reunión y los estados financieros objeto de consideración por el máximo órgano social no hubieren sufrido ninguna modificación, caso en el cual, la convocatoria puede efectuarse por el medio y con la antelación prevista en los estatutos y en su defecto en la ley de 5 días comunes.

– Si de acuerdo con el punto 3 del escrito de consulta con radicación 2020-01- 209660, la reunión ordinaria “no se instaló, por haber sido aplazada el día anterior a la reunión de la Asamblea” la regla que debió tenerse en cuenta es la prevista en el precepto contenido en el artículo 2º transitorio del referido Decreto 398 que establece lo siguiente: “las sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del Presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1º del presente Decreto. En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados. El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.”

Por último, se señala que también es posible convocar y llevar a cabo reuniones ordinarias y extraordinarias no presenciales del máximo órgano social, antes de la finalización de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, en los términos señalados en la normatividad expuesta en el presente documento.

En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

 

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