Grupos empresariales – su informe de gestión – programa de ética empresarial – oficial de cumplimiento. Oficio 220-123832 de 2019

Se recibió su comunicación de la referencia, mediante la cual formula la siguiente
consulta:

“Frente al tema de ser Grupo Empresarial:

1. ¿El informe de gestión se debe hacer en cabeza de la Junta Directiva del Grupo Empresarial o a las asambleas de las demás compañías considerando que las mismas no tienen junta directiva?

2. ¿El oficial de cumplimiento puede hacer parte de la compañía que le presta servicios transversales al Grupo Empresaria o cada compañía debe tener su oficial de cumplimiento?

3. ¿Se debe crear un manual y directrices únicas para el Grupo las cuales son de obligatorio cumplimiento para todas las compañías del Grupo Empresarial?”

Previamente a atender su inquietud, debe señalarse que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, más no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas a las consultas que le son elevadas no son vinculantes, no se refieren a casos específicos, ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Expuesto lo anterior, se resuelve su consulta en los siguientes términos:

1. INFORME DE GESTIÓN.
Para resolver la primera inquietud, debe tenerse en cuenta que la Ley 222 de 1995, en lo que se refiere a grupos empresariales incorporó en su artículo 29 el concepto de Informe Especial estableciendo la obligación para los administradores de las entidades matrices, así como para los administradores de las subordinadas, de presentar un informe que relacione las operaciones de mayor importancia adelantadas entre las sociedades del grupo concluidas durante el ejercicio, señalándose allí los aspectos mínimos que debe contener.

Téngase en cuenta que dicho informe corresponde efectuarlo a los administradores de cada sociedad del grupo (representante legal y junta directiva, si se cuenta con ella) y su objetivo es específico como es el de socializar ante cada máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios) las operaciones mutuas de mayor relevancia adelantadas durante el periodo al que se refiera el informe.

De otra parte, la misma Ley 222, en su artículo 47 se refiere a otro tipo de informe que deben rendir los administradores sociales de todas las sociedades, conformen grupo empresarial, o no, ante el máximo órgano social de cada una de éstas denominado Informe de Gestión.

Dicho informe, como se expuso, debe ser presentado por los administradores para aprobación o improbación del máximo órgano social junto con los otros documentos a que se refiere el artículo 46i de la ley citada y debe contener, como mínimo lo exigido en el artículo 47 ídem:

“ARTICULO 47. INFORME DE GESTION. Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 603 de 2000. El nuevo texto es el siguiente: El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre:

1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
2. La evolución previsible de la sociedad.
3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.
4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.
(…)”

Ahora, téngase en cuenta que el grupo empresarial no implica, tal como parece entenderse en su escrito, que las sociedades que lo conforman dependan de una junta directiva común. Las sociedades del grupo tienen, cada una, sus propios administradores así como sus respectivos máximos órganos sociales. Aclarado lo anterior, se tiene que el deber de elaborar y presentar tanto el Informe Especial al que alude el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, así como el Informe de Gestión a que se refiere el artículo 47 de esa misma ley, radica en cabeza de los administradores de cada compañía que conforma el grupo; en consecuencia, la obligación legal está referida al representante legal y a la junta directiva en tanto éstos son quienes en virtud de la ley fungen como administradores societarios ii, de modo que, en el evento planteado en el primer interrogante, en el que algunas compañías del grupo no tiene Junta Directiva, será deber del representante legal suyo presentar el informe de gestión a la asamblea general de accionistas o junta de socios

2. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN SOCIEDADES QUE CONFORMAN GRUPO EMPRESARIAL
En cuanto al segundo interrogante, que corresponde al tema del Oficial De Cumplimiento para el caso de conglomerados, la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, Numeral 3º, Capítulo X, que rige a la fecha, dispone la necesidad que cada sociedad del grupo que se encuentre en la obligación de contar con dicho oficial debe vincularlo en forma independiente a las otras.

Es así como reza y rige hoy día la aludida Circular sobre el tema que nos ocupa:

“(…) J. Oficial de Cumplimiento: hace referencia al empleado de la Empresa Obligada que está encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT y cuyo perfil se describe en el sub literal b) del literal B del numeral 4 de este Capítulo X. Así mismo, en torno a la obligatoriedad e implementación del “Sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT- SAGLAFT”, en lo que tiene que ver con la existencia de grupo empresarial, el numeral 4° de la citada Circular dispuso: “(…) Cuando en un grupo empresarial, tal como se define en el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, exista más de una Empresa obligada a aplicar el capítulo X de la Circular, cada Empresa obligada deberá adoptar su propio sistema de autocontrol y gestión del Riesgo de LA/FT.

“El Sistema deberá tener en cuenta los riesgos propios de la Empresa, relacionados con LA/FT, para lo cual se debe analizar el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera y demás características particulares. Para los anteriores fines, las Empresas Obligadas deberán contar con una matriz de Riesgo de LA/FT que les permita medir y monitorear su evolución. “Cuando en un grupo empresarial, tal como se define en el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, exista más de una Empresa Obligada, cada una de ellas deberá adoptar su propio Sistema, conforme a lo previsto en este Capítulo X.”

De lo expuesto, puede inferirse que la designación del “oficial de cumplimiento”, debe hacerse por la administración de cada sociedad del grupo de empresarial que esté obligada a contar con éste y recaer en un empleado de cada sociedad individualmente considerada, dados los riesgos y complejidades propias del negocio, el tamaño, las áreas geográficas donde opera y demás características particulares del grupo, como así lo ha estructurado la propia circular.

3. SISTEMA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL
En lo que corresponde al manual de cumplimiento dentro del cual debe incorporarse el programa de ética empresarial, esta superintendencia se ha referido en la Circular Externa 100-000003 del 26 de julio de 2016, así:

“Programa de Ética Empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Soborno Transnacional, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a una Persona Jurídica” Otro aparte de la referida circular, señala: “Por lo anterior, para la elaboración del Programa de Ética Empresarial que mejor se adapte a las necesidades de cada Persona Jurídica, éstas deberán identificar y evaluar en detalle, los riesgos que estén relacionados con los factores previstos en la Sección 2.13 de la presente Guía. Al no existir un modelo único de programa, los Principios servirán únicamente de guía, por lo que deberán ser adaptados y desarrollados de acuerdo con las condiciones específicas de cada Persona Jurídica y de sus Sociedades Subordinadas, según sea el caso. De cualquier manera, un buen Programa de Ética Empresarial deberá permitirle a una Persona Jurídica, prevenir, detectar y corregir situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una infracción a la Ley Anti-Soborno.”

Se suma a lo anterior que el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta superintendencia iii, adicionalmente a contemplar que para el caso de grupo empresarial cada compañía debe contar con su propio oficial de cumplimiento, complementa lo plasmado por la Circular 100-000003, citada, detallando lo que, en el parecer de la entidad debe ser el criterio con el cual se elabore el referido manual. Ambos documentos se encuentran disponibles para consulta a través de la página web www.supersociedades.gov.co.

De lo dicho se desprende que la inquietud que plantea en el tercer interrogante, referente a si los manuales que incorporan los programas de ética empresarial deben ser individuales para cada empresa del grupo empresarial, ésta, conforme a la posición actual de la entidad, resulta afirmativa.

En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

i “ARTICULO 46. RENDICION DE CUENTAS AL FIN DE EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:

1. Un informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio.
3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.” (Resaltado fuera del texto).
ii Artículo 22, Ley 222 de 1995. Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.
iii Circular 100-000005 de 2017

 

 

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