Grabaciones de reuniones de junta directiva. Oficio 220-178679 de 2019

Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las inquietudes que se mencionan a continuación:

 

1. ¿Una reunión de junta directiva puede grabarse en medios magnetofónicos o audiovisuales a pesar de que la mayoría de los miembros de la junta o participantes en la misma se opongan expresamente a ser grabados alegando su derecho a la intimidad?

2. ¿En caso de que uno o varios de los miembros de la junta directiva o participantes de la reunión se opongan expresamente a ser grabados y aun así otro de los miembros de la junta directiva grabe lo ocurrido en la reunión indicando que no se requiere ninguna autorización para hacerlo, existiría una vulneración del derecho fundamental a la intimidad?

Sobre el particular se reitera que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Al respecto de las grabaciones en una junta directiva, esta entidad ya se pronunció de la siguiente manera:
¨(…)

1. El artículo 5º de la Ley 1581 de 2012, establece que se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como (…) los datos biométricos.

2. El artículo 6° de la Ley mencionada señala que se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

3. El artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 dispone que el tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley; así
cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: i. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento; ii Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Y hace expresa alusión a que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

Así mismo, frente a los datos biométricos vale la pena destacar lo determinado por la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad en materia de datos personales:

¨ (…) Ahora bien, la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, acoge la posición del nuevo Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo mediante Resolución No. 60460 del 25 de septiembre de 2017 en los siguientes términos:

“El tratamiento de fotografías no debe considerarse sistemáticamente tratamiento de categorías especiales de datos personales, pues únicamente se encuentran comprendidas en la definición de datos biométricos cuando el hecho de ser tratadas con medios técnicos específicos permita la identificación o la autenticación unívocas de una persona física”.

En consecuencia, la imagen de las personas se considera como un dato biométrico cuando son tratadas por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física.

Los datos personales como las imágenes de los titulares se consideran datos biométricos y de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos (…)
(Subrayado fuera del texto).

Es de observarse que este tipo de datos son parte del derecho fundamental de las personas, reglado en el artículo 15 de la Constitución Política y que por estar restringido su tratamiento, el mismo solo puede realizarse en la medida de la autorización respectiva que cada persona.

Respecto a una reunión de asamblea o junta de asociados, a cada asistente le asiste el derecho de decidir si acepta o no el tratamiento de sus datos sensibles por medio de una grabación independientemente del método que se utilice.

Ahora bien, al respecto de quien debe decidir sobre este asunto, en primer lugar se debe decir que cada persona de manera particular es libre de determinar si otorga autorización respectiva para el tratamiento de sus datos sensibles, si no la otorga y 1 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-220-042777 (9 de mayo de 2019). Asunto: Acciones dentro de las asambleas y juntas de socios. {En Línea]. Disponible en:
https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-042777_DE_2019.pdf. (19/12/2019)

aun así se realiza el tratamiento de sus datos, es libre de decidir si propone su reclamación previo reclamo a quien ejerció el tratamiento, y posteriormente ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos del artículo 19 de la Ley 1581 de 2012.(…)¨1 . (Subrayado y negrilla fuera del texto).

Igualmente, determinó la Superintendencia de Industria y Comercio autoridad en protección de datos personales, lo siguiente: ¨(…) De acuerdo con lo cual, por regla general la Ley 1581 de 2012 resultará aplicable a las grabaciones que estén vinculadas con una o varias personas determinadas o determinables, sin embargo, cuando la grabación se lleve a cabo en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, se realice con finalidad periodística o tenga como finalidad la seguridad y
defensa nacional no le resultará aplicable la Ley 1581 de 2012.(…)¨2 .

Por lo cual, frente a la primera inquietud planteada, es posible la grabación en medios magnetofónicos de las reuniones de la Junta Directiva. Sin embargo, en el caso que personas se opongan a la grabación y/o tratamiento de sus datos, no podrá grabarse, toda vez que la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el Decreto 1377 de 2013, prohíben expresamente dichas actividades a menos que se encuentren en las exclusiones antes previstas, o se obtenga autorización por parte de su titular.

Para responder la segunda pregunta y como ya se determinó anteriormente, el hecho de tratar los datos personales sin autorización correspondiente vulnera el derecho fundamental establecido en el artículo 15 de la Carta Política de 1991, como lo ha expresado la jurisprudencia de la Corte Constitucional:

¨ (…) Independientemente de la fuente de la ilegitimidad de la prueba, lo que importa resaltar por ahora es que cuando se verifica la violación del debido proceso por parte de una prueba ilegítima, dicha prueba es nula en el contexto del proceso dentro del cual pretende aducirse. (…)

(…) Frente a la consideración de la Sala Penal según la cual la grabación que se hizo valer en el proceso fue convalidada por el imputado al haber admitido en la indagatoria que la reunión video grabada era la que sostuvo en Yopal, esta Sala debe precisar que la nulidad de pleno derecho que establece la Constitución como consecuencia de haberse recaudado la prueba con violación de derechos fundamentales impide considerarla válidamente en el proceso, así el demandante
admita que esa prueba consigna hechos que se le endilgan en el proceso penal. La Corte Constitucional reitera en este punto que la inconstitucionalidad de la prueba impide considerarla válidamente en el proceso penal, pese a su convalidación por parte del procesado. En este punto debe ponerse de relieve que la frase utilizada por la Carta es la de “nulidad de pleno derecho”, expresión que indica la improcedencia de la convalidación por afectación absoluta o radical de la validez del acto. (…)¨3 . (Subrayado fuera del texto).

Por lo anterior, es claro que sin el consentimiento de aquellos que no quieren ser grabados y sin cumplirse con las exclusiones que la ley otorga para que las grabaciones puedan ser obtenidas como válidas, se estaría vulnerando el derecho la intimidad y por tanto a las estipulaciones regladas por la Ley 1581 de 2012.

De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.

 

 

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