Contenido de las actas de asamblea de accionistas o junta de socios. Oficio 220-105455 Supersociedades de 2019

Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita concepto sobre los siguientes aspectos:

“1. Informar si las Actas de Asamblea de Accionistas de las sociedades comerciales cumplen con la ley si contienen todo lo señalado en el artículo 431 del Código de Comercio.

2. Respecto de los ¨asuntos tratados¨ a los que se refiere el artículo 431 del Código de Comercio, ¿debe ser una transcripción literal de todas y cada una de las intervenciones de cada uno de los asistentes o puede ser un resumen de las mismas?

Sobre el particular se debe señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

De acuerdo con lo descrito se procede a contestar las inquietudes señaladas por el consultante así:

A la primera pregunta, es de señalar al consultante que, para la elaboración de las actas de asamblea de accionistas, se deberá tener en cuenta los postulados del artículo 189 y 431 del Código de Comercio.

Adicionalmente, la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017 emitida por esta Superintendencia, en el literal b, de la letra N, del Capítulo III- Reuniones del máximo órgano social y de la Junta Directiva, orienta acerca de los requisitos esenciales que debe cumplir cada acta de Asamblea de Accionistas o de Junta de Socios.

Conforme a lo anterior para la elaboración correcta de las actas se debe tener en consideración no sólo el artículo 431 del Código comercio, sino también el 189 y lo establecido en la Circular Básica Jurídica antes mencionada.

Ahora bien, como respuesta a la segunda pregunta, frente a los ¨asuntos tratados¨, la disposición establecida en el artículo 431 del Código de Comercio, es el fundamento para indicar que este se refiere a los aspectos relevantes de las deliberaciones ocurridas en la asamblea1.

1 Superintendencia de Sociedades. Concepto 220-000058 (5 de enero de 2010). Asunto: Asamblea o Junta de Socios, documentación de la reunión, derecho individual, reserva. Tomado el 30 de septiembre de 2019. Disponible en: https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/Publicaciones/publicaciones/loadContenidoPublicacion/id/16132/reAncha/1/c/00

2 ¨ (…) Para resolver la controversia descrita en los párrafos precedentes, debe recordarse que en nuestro ordenamiento se han consagrado diversas reglas respecto del valor probatorio de documentos tales como las actas correspondientes a las reuniones de la junta de socios de una compañía. Por una parte, en el artículo 68 del Código de Comercio se establece que ‘los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente’. Así mismo, el artículo 189 del referido código prevé que ‘[l]a copia de [las actas de la junta de socios] […] autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas’. Esta regla de valoración probatoria ha frustrado los intentos de numerosos demandantes por controvertir, ante este Despacho, la veracidad de lo acontecido en reuniones de los órganos sociales. En el caso de Juan Carlos Borrero Quintero contra Lupa Jurídica S.A.S., por ejemplo, el Despacho expresó lo siguiente: ‘En [el acta] se señala que la decisión de transformar la compañía en una sociedad por acciones simplificada fue aprobada por la totalidad de los asociados. Si bien el demandante presentó diversas declaraciones extrajudiciales en las que se afirmó que tal aprobación no se había impartido, lo cierto es que, conforme se dispone en el artículo 189 del Código de Comercio, el acta No. 19 es “prueba suficiente” de los hechos que constan en ella. Ello quiere decir que debe respetarse la fuerza probatoria del acta citada, a menos que se demuestre, en el curso del proceso, que la información allí contenida no es veraz (…) ¨. Superintendencia de Sociedades – Delegatura de Procedimientos Mercantiles. Sentencia n.º 800-36 (5 de mayo de 2017). Asunto: Ineficacia y nulidad de decisiones sociales. Tomado el 30 de septiembre de 2019. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_mercantiles/Documents/Libro_Jurisprudencia_2018.pdf

3 Artículo 165 del Código General del Proceso.

 

Según lo determinado en el inciso segundo del artículo 189 del Código de Comercio, la copia del acta, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o del acta; así mismo, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.

 

Como se puede observar, el artículo 189 del Código de Comercio, otorga una presunción legal sobre la veracidad de los hechos que se consignen en el acta respectiva; presunción que admite prueba en contrario de acuerdo con los postulados del segundo párrafo del artículo 166 del Código General del Proceso2.

 

Sin embargo, si los hechos no constan en el acta respectiva accediendo a que los aspectos relevantes de las deliberaciones ocurridas en la asamblea, hayan sido mencionados en ella, no obsta para que la parte que quiere demostrarlos, lo pueda hacer, de conformidad con lo determinado en los artículos 164 y siguientes del Código General de proceso, ya que cualquier decisión judicial pertinente debe fundarse en las pruebas regularmente allegadas al proceso y son válidos todos los medios de prueba que sean útiles para la formación del convencimiento del juez3.

 

Lo anterior, no obsta para que la Asamblea, en tal caso, para documentar las reuniones, utilice medios como la grabación, en el entendido que ello le permita tener mayores elementos para dar cuenta de lo sucedido en la reunión, como lo ha determinado ésta Superintendencia:

 

¨(… ) En primer lugar se tiene que el artículo 189 del Código de Comercio establece los requisitos en materia de elaboración de actas, así: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma… “A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.

 

Adicionalmente, el artículo 431 del mismo Código, también prescribe “(…) estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.”

 

(…) Es así que, al no existir restricción de orden legal, en cada caso la junta de socios o la asamblea, es autónoma para decidir si autoriza o no el uso de los sistemas o herramientas que considere idóneos para documentar las reuniones, como la grabación, en el entendido que ello le permita tener mayores elementos para dar cuenta en forma clara, completa y fidedigna de lo sucedido en la reunión, atendiendo que en todo caso las decisiones deben constar en el acta que exprese entre otros aspectos el lugar, fecha y hora, clase de reunión, convocatoria, los asistentes, la verificación del quórum, el nombre del presidente y secretario, asuntos tratados, decisiones aprobadas, elecciones, proposiciones, constancias, fecha y hora de clausura, aprobación del acta.

 

De ahí que como establecen las normas invocadas, sin perjuicio de la grabación de la reunión, el presidente y el secretario deberán elaborar el acta correspondiente en los términos y condiciones mencionados, documento que luego ha de ser aprobado por la asamblea o en su defecto, por las personas que ésta haya designado para tal efecto y ser suscita por quienes tienen ese mandato según las normas invocadas. (…) 4¨. (Subrayado fuera del texto).

 

4 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220- 122882 (21 de junio de 2017). Asunto: Las actas de asamblea no se suplen con la grabación de la reunión. Tomado el: 3 de mayo de 2019. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO%20220- 122882.pdf

 

De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.

 

 

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