¿Cuál es el procedimiento a seguir en materia de retención en la fuente, cuando un funcionario tiene pago de salarios acumulados en un mes? Concepto 935 DIAN de 2021

Tema	Retención en la fuente Procedimiento tributario
Descriptores	Retención por salarios acumulados Nómina electrónica
Fuentes formales	Artículos 206, 383, 385, 386 y 616-1 del Estatuto Tributario Artículo 2 de la Ley 1617 de 2013 Artículo 82 del Acuerdo 257 de 2006 Artículos 2 y 4 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 Oficios No. 047441 del 15 de julio de 2005, 013207 del 21 de febrero de 2014, 901592 – 292 del 1 de marzo de 2021.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas
tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las
funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia la peticionaria pregunta (i) ¿cuál es el procedimiento a seguir en materia de retención en la fuente, cuando un funcionario tiene pago de salarios acumulados en un mes? y (ii) ¿las disposiciones normativas y el cumplimiento de obligaciones relacionadas con nómina electrónica es aplicable para el sector público y bajo qué condiciones?

Sobre el particular se considera:

(i) ¿Cuál es el procedimiento a seguir en materia de retención en la fuente, cuando un funcionario tiene pago de salarios acumulados en un mes?

El artículo 206 del Estatuto Tributario señala que todos los pagos provenientes de una relación laboral o legal y reglamentaria son gravables, salvo las excepciones señaladas por el citado
artículo. En consecuencia, estarán sujetos al impuesto sobre la renta al que se le aplica retención en la fuente a título de este impuesto, por concepto de ingresos laborales, según lo dispuesto en el artículo 383 del Estatuto Tributario:

“Artículo 383. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, y los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente: (…)” (Negrilla fuera del texto)

Lo antes señalado es claro respecto de los pagos correspondientes a un mes, pero qué ocurre cuando se pagan mesadas retroactivas. En ese sentido, al analizar el contenido de los artículos
385 como el 386 del Estatuto Tributario, los cuales establecen los procedimientos de retención en la fuente aplicables a los pagos gravables en una relación laboral o legal y reglamentaria, se tiene que estos se basan en un pago mensual.

En efecto, en ambas normas se utiliza la expresión el “valor a retener” mensualmente para lo cual se ofrece un procedimiento según se tome uno u otro artículo, lo cual implica considerar en el caso que se paguen mesadas retroactivas para efectos de la retención, cuál es el porcentaje del pago retroactivo que le corresponde a cada mes.

Esto además implica que no se puede acumular y aplicar la retención sobre dicho valor, por lo que el total a pagar debe dividirse por el número de meses a que corresponde el pago y al resultado se aplica el procedimiento correspondiente.

Sobre este punto, la interpretación oficial se ha pronunciado, entre otros, mediante los Oficios No. 047441 del 15 de julio de 2005 y 013207 del 21 de febrero de 2014, destacándose lo señalado en el primero, así:

“(…)
En complemento de lo anterior, se resalta el procedimiento que para tal fin se consagra en el Concepto 057622 de 2003 así:

“La Retención en la fuente del Impuesto sobre la renta debe liquidarse estableciendo qué porcentaje del pago gravable retroactivo le corresponde a cada mes. Para el efecto el monto total de los pagos retroactivos gravables se divide por el número de meses que corresponde a la retroactividad; a este resultado se le restará el promedio mensual de los intereses y corrección monetaria o de los gastos de salud y educación,
debidamente certificados y que legalmente correspondan, según el caso, y la diferencia será la base para establecer la retención en la fuente.

El porcentaje que figure en la tabla de retención en la fuente (vigente al momento del pago) frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el párrafo anterior, se aplica a la totalidad de los pagos gravables retroactivos. La cifra resultante será el valor a retener.

Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario (modificado por el artículo 17 de la Ley 788 de 2002) el veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales es exento, limitado mensualmente a $ 4.000.000. En consecuencia, el valor correspondiente no forma parte de la sumatoria para calcular la base mensual de retención, como tampoco para aplicar el porcentaje a que nos hemos referido anteriormente.

Es claro entonces que la retención en la fuente sobre pagos retroactivos a título de impuesto sobre la renta se debe practicar al momento del respectivo pago, teniendo en cuenta lo preceptuado en el artículo 32 del Decreto 88 de 1988, aplicando el correspondiente porcentaje sobre la base mensual determinada conforme se indicó anteriormente, con el fin de garantizar los principios de justicia y progresividad que amparan este impuesto, y que se encuentran desarrollados en las tablas de retención.” (Negrilla fuera del texto)

(ii) ¿Las disposiciones normativas y el cumplimiento de obligaciones relacionadas con nómina electrónica es aplicable para el sector público y bajo qué condiciones?

Mediante Oficio No. 901592 – 292 del 1 de marzo de 2021 se interpretó, con base en lo dispuesto en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el numeral 10 del artículo 2 y artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda.

De la interpretación oficial en mención se destaca lo siguiente:

“Por lo tanto, los contribuyentes que no requieran soportar dichos costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA, según corresponda, no están obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica, en virtud a lo dispuesto en la Resolución No. 000013 de 2021. De igual manera, no están obligados a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica quienes no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios.” (Negrilla fuera del texto)

Según lo dispuesto en el artículo 22 del Estatuto Tributario, tienen la calidad de no contribuyentes del impuesto sobre la renta, entre otros, las entidades territoriales y, según lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1617 de 2013 “Por la cual se expide el Régimen para los Distritos Especiales”:

“Los distritos son entidades territoriales organizadas de conformidad con lo previsto en la Constitución Política, que se encuentran sujetos a un régimen especial, en virtud del cual sus órganos y autoridades gozan de facultades especiales diferentes a las contempladas dentro del régimen ordinario aplicable a los demás municipios del país, así como del que rige para las otras entidades territoriales establecidas dentro de la estructura
político administrativa del Estado colombiano.” (Negrilla fuera del texto)

Al analizar el Acuerdo 257 de 2006 “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones” se tiene que la estructura administrativa de Bogotá, Distrito Capital comprende, entre otros, el Sector Central, el Sector Descentralizado, funcionalmente o por servicios y, en ese sentido, su artículo 82 sobre la naturaleza, objeto y funciones básicas de la Secretaría de Educación del Distrito establece:

Artículo 82. La Secretaría de Educación del Distrito es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y ejecución de políticas, planes y programas para garantizar el derecho a la educación y asegurar a la población el acceso al conocimiento y la formación integral. (…)

Así las cosas, la Secretaría de Educación Distrital en su calidad de entidad no contribuyente del impuesto sobre la renta no está obligada a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, de conformidad con lo dispuesto en la ley, el reglamento y la interpretación oficial antes citados

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” – “técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.