Sagrilaft – oficial de cumplimiento – plazo para su implementación. Oficio 220-052181 Supersociedades 2021

ASUNTO: SAGRILAFT – OFICIAL DE CUMPLIMIENTO – PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Acuso recibo del escrito citado en la referencia, por medio del cual realiza algunos comentarios sobre la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, especialmente relacionados con el oficial de cumplimiento y su experiencia, así como el término para implementar el sistema.

Antes de resolver lo propio debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020.

Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad.

Para efecto del conteo del término en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días.

Con el alcance indicado, éste Despacho se permite resolver su consulta en los siguientes términos:

1. En lo relacionado con el oficial de cumplimiento manifiesta en su escrito que éste “(…) no puede ser un empleado, pues no puede ser parte de la administración, y tiene que tener experiencia de al menos 6 meses en esos temas, lo que supone contratación con empresas ya existentes, a unos costos que solo generan gasto y nada de ingreso

(…)”. Al respecto, ésta Oficina se pronunció sobre quienes pueden ser designados como oficial de cumplimiento al interior de la empresa obligada, señalando:

“En lo que concierne a la figura del Oficial de Cumplimiento, la circular ha establecido unas específicas restricciones para asegurar que quien ha de desempeñar tan fundamental rol, cuente con unas condiciones mínimas que le permitirán desarrollar plenamente su actividad.

Algunas de éstas, concretamente a las que se alude en la consulta, efectivamente tienden a garantizar su autonomía e independencia frente a órganos sociales y de control, en aras de mantener incólume su sana crítica como examinador de los factores de riesgo de LA/FT/FPADM. La anterior, es la razón por la que al modificarse el Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017 por medio de la Circular 100-000016 de 2020, se prevé en el literal d) de su  numeral 5.1.4.3.1. la disposición expresa de que el Oficial de Cumplimiento no pertenezca “…a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada”.

Ahora, puntualizando sobre las calidades a las que se refiere el citado literal, en primer lugar, debe señalarse que no puede fungir como Oficial de Cumplimiento el representante legal, ninguno de los miembros de junta directiva, así como tampoco los demás sujetos quienes de acuerdo con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 tienen la calidad de administradores de la sociedad, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. Esto, en lo que corresponde a la prohibición de pertenecer a un órgano de administración.

A su vez, no podrá ser Oficial de Cumplimiento quien tenga la calidad de asociado de la Empresa Obligada, en aplicación de la prohibición referida a pertenecer a los órganos sociales, que para este caso debe entenderse de dirección.

En lo que tiene que ver con los órganos de auditoría y control externo, el mismo literal señala que se refiere al “revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso”.

Por otra parte, en relación con los órganos de auditoría y control interno, debe entenderse que esta Superintendencia alude, específicamente, a la persona designada para desempeñarse como jefe o director de auditoria o control interno de la Empresa Obligada.

La acepción de “órgano” auditor o de control interno utilizada en la circular es aquella concebida como la “Persona o cosa que sirve para la ejecución de un acto (…)”, conforme a la definición que de dicho término ofrece la Real Academia Española, de tal suerte que, como se señaló, sólo respecto de las personas que ostentan la calidad jefe o director de auditoria o control interno, se predica la prohibición anotada.

No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno; sin embargo, no sobra advertir que en este último evento, el empleado de la Empresa Obligada que haga parte del grupo de personas de apoyo de los órganos de auditoría y control interno, y que a su vez sea designado como Oficial de Cumplimiento, deberá, en lo que corresponde a éste último cargo, reportar directamente a la junta directiva o al máximo órgano social según el caso, gozar de total independencia y autonomía frente a los demás órganos sociales y contar con las herramientas, medios y recursos tecnológicos y humanos necesarios para cumplir a cabalidad con sus funciones como Oficial de Cumplimiento.”1

Por lo anterior, se concluye que el personal dentro de la estructura de la Sociedad, que cumpla con los requisitos expuestos en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, podrá ser designado como oficial de cumplimiento de la empresa obligada.

En relación con el requisito de experiencia mínima de seis (6) meses que debe acreditar la persona designada como oficial de cumplimiento, ésta Oficina aclaró que la experiencia “debe ser en relación con cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riegos de lavado de activos y financiación del terrorismo.”2

Finalmente, en relación con el plazo para el cumplimiento de la implementación del sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT, se informa que la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021 – mediante la cual se modifican los numerales 5.1.2., 5.1.4.3.1., 5.1.4.5., 5.1.4.8., 5.3.2., 7.1. y 7.2. de la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020 – determinó que “Para el año 2021, las Empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas con corte al 31 de diciembre de 2020, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de agosto del 2021.” (Subraya y negrilla fuera del texto).

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.

 

Chatea con nosotros