Tax Tips: Planeación Cierre Fiscal 2009
Con el riesgo de repetir nuevamente algunas ideas expuestas en años anteriores, volvemos sobre el tema de la planeación de cierre de final de año. Esta filosofía de seguimiento de actividades críticas en lo contable y lo fiscal en diciembre, por la complejidad de algunos sistemas de información, en varias empresas se realiza cada mes.
Planeación fiscal 2009
Esto no es problema del mes de diciembre. Ha debido diseñarse la estrategia al inicio del año y efectuar seguimiento por lo menos cada trimestre. Los ajustes de “navidad” son fácilmente detectables. A menos que se trate de transacciones plenamente justificadas para su reconocimiento, ejemplos, depreciación fiscal adicional por reducción de saldos, ajustes de provisiones luego de la conciliación fiscal, reclasificaciones técnicamente soportadas como anticipos recibidos que constituyan ingresos fiscales; de lo contrario no se recomienda la inclusión de estas partidas extraordinarias al final de ejercicio.
Las auditorías que vienen realizando de final de ejercicio la DIAN tienen por finalidad precisamente “monitorear” los “ajustes fiscales” que convierten las utilidades de los meses de enero a noviembre en pérdidas en el último mes, o al contrario, las capitalizaciones de gastos para reflejar utilidades contables y así presentar una mejor posición del resultado comercial. Son fácilmente identificables y difíciles de explicar, o por lo menos, sin lograr justificar técnicamente desde el artículo 107 del Estatuto Tributario deducciones que no guardan coherencia con ninguna otra variable económica del negocio.
Si bien es cierto que el período fiscal es un año y que no hay ninguna norma que prohíba estos ajustes al final del ejercicio, también resulta evidente que es muy fácil por parte de un auditor de impuestos detectar las transacciones más relevantes y que pudieran ocasionar controversias jurídicas o dificultades para una sustentación técnica.
Pero igual ocurre cuando se incorporan ajustes sin justificación técnica en algún otro período intermedio, o incluso ahora algunas compañías abren el mes de noviembre para hacer en este período lo que antes se hacía en el mes de diciembre. Igual la estrategia es la misma que hacer los “arreglos fiscales de navidad”, finalmente son fácilmente detectables como partidas extraordinarias.
Negocios que implican trámites especiales antes del 31 de diciembre
Algunas actividades si no se ejecutan antes de la fecha calendario del último día hábil del año 2009, sencillamente quedan extemporáneas. Para algunas empresas resulta clave ejecutarlas antes del cierre del año, tal como correr escrituras públicas por venta o compra de bienes inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital, capitalización de partidas patrimoniales, registro de traspasos de acciones, entre otras.
También suele ocurrir, que para cancelar cuentas entre compañías de un mismo grupo económico, es necesario transar a través del sistema financiero las correspondientes operaciones, por lo cual se requiere que antes del cierre bancario los pagos/cobros queden debidamente registrados. Observe con cuidado que las oficinas donde se ejecutan estas labores cierran normalmente antes del 31 de diciembre y con posterioridad es imposible, por cierre de los sistemas entre otras, no poder cambiar las fechas de los trámites, para que queden con la vigencia 2009.
Una lista tentativa de estas actividades, previa discusión con los responsables, podría ser la siguiente:
1- Arqueos de cajas mayores y menores de final de año
2- Consignaciones ó cambios de cheques por transacciones especiales
3- Diligencias ante notarios, tales como escrituras públicas, por compra – venta de inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital, entre otras actividades claves en la planeación tributaria.
4- Corte de documentos del último día del año y evidencia de las últimas transacciones realizadas.
5- Reintegro de cajas menores
6- Liquidación de anticipos por viáticos, compras de maquinarias, proveedores, entre otras cuentas transitorias, que con posterioridad no se pueden elaborar documentos válidos en la vigencia fiscal correspondiente.
7- Verificación de facturas expedidas la última semana y tratamiento de la retención en la fuente a favor
8- Verificación de las facturas recibidas la última semana y tratamiento de la retención en la fuente por pagar
9- Inventarios físicos,
10- Trámites ante Cámara de Comercio,
11- Personal disponible para imprevistos y diligencias extraordinarias.
Cordialmente,
GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA
Bucaramanga, 20 de Noviembre del 2009
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia
