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¿ Si se celebra una reunión universal de una sociedad colombiana en el exterior, el acta que da cuenta de dicha reunión tiene que cumplir el requisito del apostille?.
Rta/ Las actas que dan cuenta de las reuniones del máximo órgano social, alcanzan validez en la medida en que estén aprobadas por dicho órgano o por la comisión designada para tal efecto, y se encuentren suscritas por el presidente y el secretario de la respectiva reunión, sin que se exijan por la ley requisitos adicionales. Además, el apostille es un mecanismo de autenticación de documentos públicos otorgados en el exterior, no compatible con la naturaleza privada de las actas. ¿ Si se suspende la reunión, y en el interregno entre el día en que se inició y el día de su reanudación, uno de los accionistas enajena sus acciones a un tercero, sin sujeción al derecho de preferencia por no estar pactado estatutariamente, al reanudarse la reunión continúa deliberando y decidiendo dicho accionista, o el nuevo?. ? Rta/ Constituyen asamblea los accionistas reunidos con el quórum y en las condiciones exigidas en la ley o los estatutos (Art. 419 C.Co.). Esto indica que al tiempo de la reunión, así como en sus respectivas reanudaciones, es menester ostentar tal calidad, la cual se verifica en el libro de registro de acciones. Por tanto, si en el lapso entre la suspensión de las deliberaciones y la fecha de la reanudación, uno de los accionistas negocia sus títulos con un tercero, tal operación deberá registrarse en el referido libro para que el adquirente pueda deliberar y decidir cuando se reanude la reunión. ¿ La pluralidad de socios se exige para configurar el quórum, o la mayoría?, que ocurre entratándose de sociedades por acciones y de sociedades de responsabilidad limitada?. ? Rta/ Tanto para deliberar como para decidir, la legislación mercantil exige que exista pluralidad de asociados (Arts. 68 Ley 222 de 1995, y 359 C.Co.), pluralidad que podrá ser física o jurídica. La única excepción a esta regla, la consagra el inciso tercero del artículo 429 del Código de Comercio, cuando dispone que en las reuniones de segunda convocatoria, de las sociedades que negocian sus acciones en el mercado público de valores, se podrá sesionar y decidir con uno o más accionistas, obviando de esta forma el requisito de la pluralidad. ¿ Un empleado de una sociedad que no ostenta la calidad de socio o accionista, puede representar acciones, cuotas o partes de interés de varios asociados en las reuniones del máximo órgano social sin incurrir en la prohibición del Art.185 del C.Co.? ? Rta/ La prohibición a que alude el artículo 185 del Estatuto Mercantil, procura garantizar la independencia entre la gestión que desarrollen tanto los empleados que ejecuten funciones administrativas de confianza y manejo, como los socios o accionistas, con las decisiones que adopte el máximo órgano social. Portal motivo, los empleados se encuentran incursos en la referida prohibición, sin necesidad que estos ostenten la calidad de socios o accionistas. ¿Durante los quince (15) días que establece la ley para el ejercicio del derecho de inspección , los socios o accionistas pueden contratar por su cuenta una auditoría externa para que a nombre suyo ejerzan el referido derecho? Rta/ El derecho de inspección tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una auditoría externa se persigue la obtención de una opinión calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al máximo órgano social ordenarla. La eventual contratación y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos en la ley para su ejercicio. ¿En una sociedad de responsabilidad limitada conformada por tres (3) socios, en donde dos (2) de ellos ostentan la calidad de administradores, para efectos de aprobar estados financieros, el socio restante puede hacerlo teniendo en cuenta que no existe pluralidad de socios como lo exige la Ley? Rta/ En los casos en que los administradores no puedan votar los estados financieros por incurrir en la prohibición del artículo 185 C.Co., se deberán descontar las cuotas o acciones de tales administradores, integrándose únicamente con las de los que estén facultados para aprobar dichos estados financieros. No obstante, si solamente uno de los asociados no ostenta la calidad de administrador, será este a quien corresponda aprobarlos; pero si la totalidad de los socios ejercen la administración de la compañía, se entiende que los mismos se aprueban, sin perjuicio de que se puedan hacer observacione ¿ En las reuniones por derecho propio y en las de segunda convocatoria los socios, o accionistas que acudan a las mismas pueden decidir reformar los estatutos sin que exista la mayoría legal o estatutaria para tal efecto? Rta/ Si bien es cierto que en este tipo de reuniones se puede deliberar y decidir con cualquier número plural de socios, también lo es que se tienen que respetar las mayorías especiales legales o estatutarias, con forme a lo dispuesto por el artículo 186 del Código de Comercio. Por tal razón, no se puede adoptar en una reunión por derecho propio o de segunda convocatoria, la decisión de reformar estatutos sin la mayoría exigida para tal efecto. ¿Quiénes están facultados para convocar a las reuniones del máximo órgano social? Rta/ Quienes están facultados para convocar a las reuniones del máximo órgano social son: Los administradores, entre los que se encuentran el representante legal, el liquidador, los miembros de junta directiva; de igual forma están legitimados para tal efecto la junta directiva como cuerpo colegiado, el revisor fiscal, y la Entidad que ejerza inspección vigilancia y control, según lo dispuesto por el artículo 181 del Código de Comercio. ¿Si se convoca a una reunión de segunda convocatoria, se requiere la antelación de 15 días exigida por la ley para el ejercicio del derecho de inspección? Rta/ Las reuniones de segunda convocatoria proceden en los casos en que debidamente convocada la reunión ordinaria, valga decir, con todos los requisitos legales y estatutarios entre los que se encuentran los 15 días de antelación para el ejercicio del derecho de inspección, esta no se realiza por falta de quórum (Art. 429 C.Co.). Por tanto, cuando se cita a una reunión de segunda convocatoria, no es necesario hacerlo con dicha antelación, pues para la primera reunión se cumplió con el mencionado requisito. ¿Cuando estatutariamente se ha pactado una fecha o época distinta a la señalada por la ley para celebrar las reuniones ordinarias, en que fecha se pueden reunir los socios o accionistas por derecho propio cuando aquellas no han sido convocadas en debido tiempo? Rta/ En los casos en que estatutariamente se ha pactado una fecha o época distinta a la señalada por la ley para celebrar las reuniones ordinarias, y estas no hayan sido convocadas para realizarsen en dicho tiempo, las reuniones por derecho propio, se llevarán a cabo el primer día hábil siguiente a la fecha o época fijada en los estatutos, a las 10 p.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la compañía. ¿ El poder otorgado por los socios o accionistas para ser representados en las reuniones del máximo órgano social, se tiene que conferir a personas que ostenten la calidad de abogado? Rta/ El artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, señala los únicos requisitos que deben tener los poderes, es decir que consten por escrito, determinando el nombre del apoderado y de la persona en quien este puede sustituir, la fecha o época para la cual se confiere el poder, y las demás condiciones que señalen los estatutos. Por consiguiente, no es viable exigir que el apoderado tenga que ser abogado, pues sería agregar requisitos que la ley no consagra. ¿ Si en los estatutos no se ha dicho nada sobre en que época se deben llevar a cabo las reuniones ordinarias, y el representante legal convoca para que la reunión se celebre después de los tres primeros meses del año, se abre la posibilidad de una reunión por derecho propio? Rta/ Si se convoca dentro de los tres primeros meses a una reunión ordinaria a celebrarse por fuera de dicho término, la reunión por derecho propio que tendría viabilidad plena si el gerente no convoca, no puede realizarse en ningún otro momento, pues ella puede realizarse en fecha distinta de la prevista en la ley si estatutariamente se pactó. ¿Si se suspende una reunión ordinaria y no se reanuda dentro de los tres días que señala la ley, cuando se vuelvan a reunir se considera como una nueva reunión, llenando todos los requisitos de convocatoria, que efectos jurídicos ocasiona la primera reunión? Rta/ Los casos de suspención de una asamblea que se reanuda cumplidos los tres días que señala el artículo 430 del Código de Comercio para el efecto, si se encuentra representada la totalidad del capital social, se puede reanudar la reunión por cumplirse los presupuestos del artículo 426 ibídem, que corresponden a los de una reunión universal. Pero si no se cumple lo anterior, se entenderá que es una nueva reunión con todos los requisitos legales. ¿ Si en la convocatoria a una reunión extraordinaria se incluye el punto de proposiciones y varios, todas las decisiones que se adopten en la reunión con relación a dicho punto son ineficaces, o únicamente las que tengan relación directa con este punto? Rta/ Únicamente aquellas decisiones que se adopten en desarrollo del punto de proposiciones y varios son las que se tendrían por ineficaces, dado que en la convocatoria a reuniones extraordinarias se deben establecer con precisión los puntos a tratar. No obstante en el evento de encontrarse presentes el ciento por ciento de las acciones suscritas de la compañía, se reputarán válidas las decisiones tratadas por fuera del orden del día. ¿Si se designa una comisión para que apruebe el acta de la asamblea o junta de socios y uno de los miembros de la misma no se encuentra o no firma, cómo se puede aprobar dicha acta? Rta/ En los casos en que el máximo órgano social designa una comisión para efectos de que apruebe el acta, ésta tiene que ser aprobada por todos y cada uno de los miembros de dicha comisión, pues en este evento se actúa como cuerpo colegiado y no de forma independiente. Por tal razón, si uno de los miembros esta ausente o se niega a suscribirla, se deberá reunir la asamblea o junta para que sea ella quien otorgue la respectiva aprobación. ¿En una reunión de máximo órgano social se puede admitir el poder que un socio o accionista manda por fax a su apoderado? Rta/ El poder que se otorgue a través de fax es admisible siempre y cuando cumpla con las condiciones previstas en el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, en armonía con los artículos 2° y 6° de la Ley 527 de 1999, el primero de los cuales define el mensaje de datos y el segundo, su aplicación en materia de informaciones escritas exigidas por la ley. ¿El albacea que es designado por el testador puede delegar su función de representar las acciones o cuotas del causante en las reuniones del máximo órgano social? Rta/ Si bien el albaceazgo es indelegable, el albacea puede constituir mandatarios que obren a sus órdenes, en cuyo caso será responsable de las operaciones de aquellos (Art. 1337 C.C.). Por tanto podrá conferir poderes para que las acciones del socio fallecido sean representadas en las reuniones del máximo órgano social. ¿Qué pasa con una reunión de máximo órgano social que inició con todos los requisitos legales, y que en el curso de la misma uno o mas accionistas se retiran? Rta/ En la medida en que con el retiro de alguno o algunos de los asociados o sus apoderados de la reunión de máximo órgano social no se desconfigure el quórum legal o estatutario requerido para deliberar, la reunión respectiva puede continuar desarrollándose. ¿Las reuniones de segunda convocatoria aplican para sociedades de responsabilidad limitada? Rta/ De conformidad con lo dispuesto por el artículo 186 del C.Co., las reuniones de los socios se realizan conforme las reglas de los artículos 427 y 429 ibídem, a menos que los estatutos o la ley consagren una mayoría especial. Ello significa que es el mismo artículo 186 del Estatuto Mercantil, disposición esta de carácter general, el que remite al artículo 429 relativo a las reuniones de segunda convocatoria, por tanto aplicable a las sociedades de responsabilidad limitada. ¿ En la toma de decisiones utilizando el mecanismo consagrado en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, se requiere la convocatoria al máximo órgano social? Rta/ No se requiere la convocatoria al máximo órgano social en los casos en los que se utiliza la figura de otro mecanismo para la toma de decisiones del artículo 20 de la ley 222 de 1995. Basta con el requerimiento o consulta individual a cada uno de los asociados sobre el tema respecto del cual se pretende adoptar una decisión. ¿Quién está facultado para someter a consideración del máximo órgano social una determinada decisión utilizando la figura de otro mecanismo para la toma de decisiones del artículo 20 de la ley 222 de 1995? Rta/ La ley no señala quien está legitimado para poner en consideración de los asociados una determinada decisión en aplicación del artículo 20 de la ley 222 de 1995. Sin embargo, como quiera que quienes están legitimados para convocar (Art. 181 C.Co), pueden determinar los temas en la convocatoria, también pueden poner en consideración del máximo órgano social una determinada decisión. Igualmente lo podrán hacer los mismos asociados por conducto del representante legal. ¿En una reunión universal de máximo órgano social para que la misma tenga validez deben participar únicamente los que tengan la calidad de accionistas? O se podría llevar a cabo también por quienes los representan? Rta/ Las reuniones universales de máximo órgano social proceden y surten efectos cuando el 100% de los asociados, presentes o debidamente representados en un lugar y hora determinados se reúnen con el ánimo de constituirse en asamblea o junta de socios sin que medie convocatoria. De tal suerte que para que dicha reunión sea eficaz no resulta indispensable la presencia del accionista, ya que este, previo cumplimiento de los requisitos legales (Art. 184 C.Co), puede ser representado por un apoderado. ¿El socio de industria puede participar en las reuniones de máximo órgano social? Rta/ El socio de industria está facultado para participar en las reuniones de máximo órgano social con voz pero sin voto (Art. 380 Num. 1° C.Co). ¿Pueden ser aprobados balances de fin de ejercicio en una reunión universal? Rta/ La posibilidad de que la asamblea general de accionistas o la junta de socios se reúna sin previa convocatoria para aprobar balances de fin de ejercicio es perfectamente viable, ya que el legislador al consagrar las reuniones universales no las reservó para unas determinadas decisiones. Adicionalmente, si los socios o accionistas aprueban los estados financieros en una de tales reuniones, se entiende que es porque han tenido conocimiento anticipado de la situación financiera y administrativa de la sociedad (Of. 220-14445). ¿En el mecanismo del voto escrito del artículo 20 de la ley 222 de 1995 los socios pueden manifestar el sentido de su voto a través de apoderado? Rta/ La consulta sobre una determinada decisión en aplicación del artículo 20 de la ley 222 de 1995, debe hacerse exclusivamente a quienes ostentan la calidad de socios o accionistas, y a quienes se consideran miembros de junta directiva. Pero la manifestación del sentido del voto puede hacerse en el primero de los casos bien por los asociados o bien por los apoderados que estos designen para tal fin. En el caso de la junta directiva únicamente pueden decidir sus miembros o sus suplentes. ¿Puede convocarse una asamblea de accionistas para el día sábado? Rta/ El Código de Comercio permite la libertad de estipulación en lo que a la fecha o época de las reuniones de máximo órgano social se refiere, toda vez que brinda la posibilidad de que en los estatutos sociales se establezcan las condiciones en las que se reunirá la asamblea o junta de socios (Arts. 181, 182, 419 y ss C.Co). De tal suerte que los asociados podrán convenir estatutariamente reunirse en el día que consideren pertinente. Si los estatutos no consagran nada al respecto, no hay impedimento legal para que se reúnan los días sábados. ¿Si el primero de abril cae en día sábado, y las oficinas de administración de la sociedad trabajan habitualmente los días sábados, para efectos de las reuniones por derecho propio puede considerarse el sábado primero de abril como día hábil? Rta/ Como quiera que la reunión por derecho propio tiene por objeto garantizar que los asociados se reúnan en asamblea cuando no han sido convocados en debida forma dentro de los tres primeros meses del año, tal garantía debe tomar lugar el primer día hábil del mes de abril del año siguiente, en el entendido de que en dicho día funcionan las oficinas de administración de la sociedad. Si dichas oficinas trabajan ordinariamente los días sábados, el primero de abril que corresponda a sábado puede ser considerado como su primer día hábil para la reunión por derecho propio. ¿Existe un término legal para la elaboración y aprobación de las actas del máximo órgano social? Rta/ Los artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio, 131 del Decreto 2649 de 1993, 21 de la Ley 222 de 1995, no consagran término alguno para la elaboración y aprobación de las actas de las reuniones de máximo órgano social, salvo el caso del mencionado artículo 21. Por lo tanto queda al arbitrio del órgano social decidir en que tiempo se cumple con la obligación de aprobar las actas, sin perjuicio del normal funcionamiento de los negocios sociales, pues las actas dan cuenta de lo ocurrido en las reuniones, y sin ellas no se podrán ejecutar las decisiones allí adoptadas. ¿ El apoderado que designe el socio o accionista para que lo represente en las reuniones de máximo órgano social debe también ostentar la calidad de socio o accionista? Rta/ El artículo 184 del Estatuto Mercantil establece como únicos requisitos para el otorgamiento de poderes los siguientes: 1) Que el poder conste por escrito; 2) que en el poder se indique el nombre del apoderado y la persona en quien este puede sustituirlo y 3) que se espesifique la fecha o época de la reunión. Lo anterior significa que la ley no exige determinada calidad para ser designado como apoderado de un socio, por lo que cualquier persona plenamente capaz puede representar a los asociados, salvo el caso del artículo 185 del C.Co. (Of 220-20503). ¿Los herederos de un accionista fallecido pueden representar las acciones de dicho accionista en las reuniones de máximo órgano social cuando no se ha iniciado el correspondiente proceso de sucesión? Rta/ A los herederos de un socio fallecido se les defiere la herencia por testamento o por mandato legal, y por ministerio de la ley se les confiere la posesión legal de la misma, pero hasta tanto no se realice la correspondiente partición y adjudicación de los bienes de la herencia en el proceso notarial o judicial de sucesión, aquellos no obtienen la titularidad de dichos bienes. Por tal razón no resulta viable que los herederos otorguen poder a una persona para que los represente en las reuniones de máximo órgano social, siendo representada la herencia como lo dispone el artículo 378 del C.Co. ¿ Si quien aporta a las sociedad bienes en especie tiene una participación del 90% en el capital de la sociedad, como se calcula la mayoría para aprobar en asamblea o junta de socios el avalúo de dichos bienes? Rta/ A efectos de aprobar el avalúo de los bienes que se aportan en especie, se deben descontar las acciones, cuotas o partes de interés del socio que aporta la especie, para sobre las participaciones restantes calcular la nueva mayoría para la toma de tal decisión (Art. 132 C.Co). ¿ El accionista cuyas acciones están embargadas puede votar en las reuniones de asamblea de accionistas? Rta/ La medida de embargo de las acciones trae como consecuencia el hecho de que las mismas no puedan ser negociadas, pero en ningún momento afecta el ejercicio de los derechos políticos por parte del accionistas, por lo que este puede deliberar y decidir con tales acciones en las reuniones de asamblea de accionistas. ¿ En la elección del representante de las acciones del socio fallecido, deben participar todos los sucesores reconocidos en el juicio de sucesión? Rta/ Para que sea válida la elección del representante de las acciones de un accionista fallecido, es preciso que en la reunión donde se designe dicho representante participen todos y cada uno de los sucesores reconocidos en el juicio de sucesión, y que la decisión se adopte por el voto de la mayoría de estos (Of. 220-46935 del 24 de Agosto de 2006). ¿ En una sociedad de responsabilidad limitada el socio que no ha cumplido con su obligación de pagar el aporte puede participar en las reuniones de junta de socios? Rta/ De conformidad con el artículo 397 del Código de Comercio, aplicable a las sociedades de responsabilidad limitada, por remisión del artículo 372 ibídem, los accionistas que no hayan pagado sus acciones no pueden ejercer los derechos que de dicha calidad se derivan. Por tanto, si un socio en una compañía limitada no ha pagado sus aportes, no puede hacer uso de sus derechos como asociado, entre los que se encuentran los de deliberar y decidir en las reuniones de junta de socios (Of. 220-45014 del 14 de Agosto de 2006). |