Guía para el proceso de solicitud de devolución y/o compensación saldo a favor obteniendo en declaración de ventas

Presente la solicitud con sus anexos en carpeta legajadora, tamaño oficio y organice los documentos en el orden aquí indicado debidamente foliados dejando como folio NO1 una copia del formulario de la solicitud y enumere de ahí en adelante (de ARRIBA hacia ABAJO-en la esquina superior derecha –estilo libro-utilizar tinta negra) los documentos de tal manera que al abrir la carpeta el primer folio visible sea el formulario y deje sueltas dos hojas de solicitud sin enumerar.

Por razones de archivo: No se acepta otro tipo de carpeta, no se debe exceder de 150 folios por carpeta y los documentos que se encuentren escritos por ambas caras deberán ser foliados por cada uno de ellas.

Enumere los documentos en orden ascendente así:

1. Formulario de solicitud de devolución correctamente diligenciado sin tachones ni enmendaduras en 3 copias con firma original en cada una, nombre legible y numero de cedula. (ver al respaldo del formulario las instrucciones para su diligenciamiento)

2. Si usted solicita que la devolución se haga mediante consignación a cuenta corriente o de ahorros anexar FOTOCOPIA de certificación del número de la cuenta, expedida por la entidad financiera e indique los datos en el formulario de solicitud de devolución y/o compensación.

3. Fotocopia de la cedula del Representante Legal o Apoderado.

4. Original del poder especial si la solicitud se realiza mediante apoderado (debe ser Abogado titulado) y fotocopia de la tarjeta profesional.

5. Certificado de existencia y representación legal del solicitante con vigencia no superior a 4 meses, (original). Preferiblemente no mayor a un mes.

6. Certificado histórico expedido por la cámara de comercio o la entidad competente, donde aparezca inscrito el Representante Legal que ha afirmado la(s) declaración(es). Si está obligado a tener Revisor Fiscal y éste no se encontraba inscrito en la Cámara de Comercio al momento de presentación de la(s) declaración(es), por favor anexe el Acta de Nombramiento por la Junta Directiva, Asamblea o el órgano competente.

7. Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Contador Público o Revisor Fiscal, que firma la relaciones de retenciones y de descontables.

8. Fotocopia del certificado de antecedentes disciplinarios del Contador o Revisor Fiscal ,expedido por la Junta Central de Contadores o entidad competente, con máximo tres meses de vigencia.

9. Carta de autorización para tramitar la devolución firmada por el Representante Legal o el Apoderado.

10. Fotocopia de las declaraciones desde donde se origina el saldo a favor (del periodo más antiguo al mas nuevo), anexando la declaración anterior al inicio del saldo y la declaración posterior al saldo solicitado si la hubiere. (las iníciales y todas sus correcciones y/o liquidaciones oficiales).A cada declaración adjunte lo siguiente:

11. Relación de impuestos descontables por bimestre, ordenada por NIT, firmada por el Revisor Fiscal o Contador, separando los originarios por retención a personas del régimen simplificado o a No Residentes, con los siguientes datos:

12. Fotocopia de las declaraciones de retención en la fuente de los periodos que contempla la solicitud de devolución donde se acredite el pago y los recibos de pago oficial en bancos de las retenciones asumidas por adquisición de bienes o servicios de personas del régimen simplificado o a No de residentes. Si el pago se hizo mediante compensación anexe fotocopia de la resolución.

13. Relación de las importaciones firmada por el Revisor Fiscal o Contador indicando el No. de autoadhesivo, la fecha de presentación de la declaración, administración donde se presentó, acreditando el pago del IVA descontable. Para efectos de la declaración del pago, por favor anexe fotocopia de las declaraciones de importación en el mismo orden de la relación.

14. Anexar el cálculo de la proporcionalidad para los casos en que los ingresos de la(s) declaración(es) esté(n) conformado(s) por ingresos GAVADOS, EXENTOS, NO GRAVADOS Y EXCLUIDOS. Indicando el saldo de la cuenta IVA TRANSITORIO y su correspondiente distribución entre el costo o gasto e impuesto descontable.

15. Certificado sobre los ingresos brutos por operaciones excluidas y/o no gravadas suscrita por el Revisor Fiscal o Contador según el caso.

SI EL SALDO A FAVOR SE ORIGINA EN RETENCIONES DE IVA

16. Relación suscrita por el Revisor Fiscal o Contador según el caso en la cual conste el valor de las retenciones incluidas en cada una de las declaraciones con los siguientes datos:

17. Certificados de IVA retenido donde se acredite el pago de las retenciones solicitadas en devolución. Las retenciones solicitadas en devolución. (Art. 2 ley 788/1998. DR 380/1996), para cada periodo, las retenciones por IVA cuyo pago no acredite no pueden ser solicitadas como devolución hasta tanto no se encuentre certificado su pago. Si existe diferencia entre lo certificado y lo llevado a la declaración; adjunte la conciliación pertinente por bimestre y por retenedor explicando las diferencias con sus respectivos soportes.

18. Certificación de Revisor Fiscal o Contador del ajuste a cero de la cuneta IVA RETENIDO y certificación del ajuste a cero de la cuenta IVA POR PAGAR, indicando el periodo del ajuste.

SI ADICIONALMENTE ES EXPORTADOR O PRODUCTOR DE BIENES EXENTOS, ANEXAR:

19. Registro Nacional de Exportadores expedido por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo que cubra las exportaciones realizadas. (Debe tenerse en cuenta que el Art. 555-2, esta sujeto a reglamentación) (nuevo RUTH)

20. Si se tiene ventas a compañías de Comercialización Internacional anexar relación totalizada que indique: NIT de la Comercializadora, Razón Social N. del C.P y valor, fotocopia de los certificados al proveedor (C.P) con sus correspondientes requisitos y acreditar la existencia y representación legal de la Comercializadora Internacional.

21. Certificación expedida por la Comercializadora Internacional cuando se contraten servicios intermedios para la producción.

22. Relación de los documentos de exportación (DEX) que contenga la siguiente información (Art.6 lit., Dcto 1000/97). Firmada por el Revisor Fiscal o Contador.

23. Relación Art. 6 literal e) Dcto 1000 de 1997. Firmada por el Revisor Fiscal o Contador.

24. Cuando se trate de los servicios de que trata lit. e) del artículo 481 del E.T. anexar copia o fotocopia del respectivo contrato debidamente registrado en el MINCOMEX (Art 6 DCTO 2681 DE 1999).

25. Cuando se trate de bienes de que trata el artículo 478 del E.T. anexar Resolución del Ministerio de Cultura o certificación de la Cámara de Colombiana del libro (ISBN) o registro del CIDES (ISSN) y documento expedido por la Biblioteca Nacional sobre el carácter de los bienes.

26. Cuando se trate de ventas al exterior realizadas por usuarios industriales de zonas francas, anexar certificación establecida en el parágrafo 3º. Del Art. 6 del Dcto 1000 de 1997.

SI ADEMAS REALIZA OPERACIONES EXENTAS (ART 31 LEY 788 DE 2002) ANEXE:

PRODUCTORES DE CARNES.

27. Factura o documento equivalente que acredita la liquidación del impuesto sobre las ventas generado por el sacrificio y/o procesamiento.

28. Relación de las guías, documentos o facturas de degüello expedidas al solicitante de devolución, con especificación del número de los animales sacrificados y la fecha de expedición, salvo que no se requiera de tal documento.

29. Certificación expedida por Contador Público o Revisor Fiscal, en la cual se indique lo siguiente:

a. Número de animales sacrificados y su valor comercial en plaza unitario y total en la fecha de sacrificio.

b. Valor del impuesto liquidado de conformidad con el parágrafo del artículo 468-2 del E.T.

c. Relación de las facturas de compra de bienes y/o servicios gravados utilizados por el productor , según el artículo 440 del E.T, indicando:

d. Relación discriminada de ingresos por las ventas exentas, excluidas y gravadas según tarifas realizadas por el responsable.

e. Nota de contabilidad que sirva como soporte de IVA generado en el sacrificio que contenga: fecha de operación, identificación del responsable del IVA que elabora la nota de contabilidad, valor comercial en plaza de los

f. animales sacrificados o procesados y valor del impuesto determinado

PRODUCTORES DE LECHE Y HUEVOS

30. Certificación expedida por Contador Publico o Revisor Fiscal en la cual se indique lo siguiente:

a. La calidad de ganadero, productor o avicultor del solicitante de conformidad con lo previsto en el artículo 440 de Estatuto Tributario.

b. Relación discriminada de los ingresos por las ventas exentas, excluidas y gravadas según tarifas realizadas por el responsable.

c. Relación de las facturas de compra de bienes y/o de servicios gravados utilizados por el productor , según el artículo 440 del E.T. Indicando:

d. Monto del IVA asumido de conformidad con el literal e) del artículo 437 del Estatuto Tributario que tenga la calidad de descontable por generarse sobre bienes o servicios que constituyan costo o gasto de la actividad.

En el momento de elaborar las relaciones tenga en cuenta que se debe escribir la razón social del agente retenedor, o del proveedor, no se acepta nombre comercial, sigla o nombre del establecimiento. Lo anterior por cuanto, los contribuyentes se identifican únicamente con el nombre para las personas naturales y la razón social para las jurídicas.

EJEMPLO:

Nombre comercial: CARREFOUR

Razón Social: GRANDES SUPERFICIES DE COLOMBIA S.A.

31. Si desea compensar a una deuda, elabore anexo indicando concepto de declaración (RENTA, IVA, RETENCION), periodo y año.

32. Si la solicitud es con garantía : Certificado original de existencia y representación de la entidad expedido por la Superintendencia Bancaria y certificado de existencia y representación legal original expedido por la Cámara de Comercio donde aparezca inscrito el representante legal de la sucursal que expide la póliza.

33. Anexar original y fotocopia de la póliza, dejando la fotocopia grapada en la caratula interna izquierda de la carpeta. Recuerde que la póliza debe cubrir por lo menos dos (2) años contados a partir de la radicación de la solicitud en debida forma y cubrir el valor total. La póliza debe estar expedida a favor de la nación, así: LA NACION UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES NIT: 800.197.268-4

34. Recibo de pago de la prima de la póliza. El último folio debe ser la garantía con el recibo de pago.

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN:

Una vez realizado lo anteriormente sugerido, debido al gran volumen de solicitudes; para efectuar la radicación, usted debe pedir una cita en la CR 6 15-32 piso 9º, o telefónicamente al número 3433196 de Bogotá, además asistir el día indicado con la totalidad de los documentos aquí relacionados y debidamente enumerados, el funcionario sustanciador a quien corresponda el reparto le revisara su carpeta y le indicara si tiene inconsistencias o si debe hacer correcciones, si la revisión es dispendiosa no se podrá radicar de manera inmediata por lo tanto el funcionario lo llamará al NUMERO TELEFONICO DE BOGOTÁ INDICADO EN EL FORMULARIO (indicar únicamente teléfonos fijos) , a efectos de entregar el radicado, para que complemente información o haga las correcciones que requieran, para una correcta verificación de la solicitud de devolución CON EL FIN DE NO PROFERIR AUTO INADMISORIO.

Una vez que usted pida la cita no debe solicitar otra cita para la misma radicación, el funcionario a quien corresponda esperara máximo diez días hábiles, a partir del día que le comunique las inconsistencias o las correcciones que debe hacer tiempo durante el cual debe completar los documentos o efectuar las correcciones previamente indicadas.

En caso de que se requiera un plazo mayor, deberá solicitarlo por escrito, explicando los motivos. Si finalmente decide no radicar por favor infórmelo en la Jefatura del Grupo de Verificación Previa.

En caso de no hacer uso de la cita asignada se debe informar previamente ala jefatura del Grupo de Verificación Previa.

Si por alguna razón justificada se radica con causal de admisión el funcionario que tenga a cargo el expediente le llamara al teléfono informado en el formulario para corregir inconsistencias si estas no son significativas y de esta manera no proferir el auto inadmisorio, por favor atienda el llamado, de lo contrario se le notificará el auto.

Si se le notifica auto inadmisorio debe solicitar una nueva cita en la CR 6 15-32 piso 9º , o telefónicamente al número 3433196 de Bogotá, con la nueva solicitud anexe el formulario de solicitud correctamente diligenciando sin tachones ni enmendaduras en 3 copias con firma original en cada una de ellas , dando respuesta únicamente a lo referido en auto inadmisorio, debe asistir nuevamente el día; si la solicitud es con garantía, la póliza debe tener por lo menos dos años de vigencia contados a partir de la radicación de la nueva solicitud.

El procedimiento relacionado constituye solamente una guía para facilitar el trámite de la solicitud; por lo tanto no exonera a los funcionarios y a los solicitantes del cumplimiento de las disposiciones legales.