Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

A. Sobre normatividad.

1. ¿Por qué en las consideraciones de la Resolución 14465 de 2007 sobre factura electrónica, se hace referencia a la factura por computador?

El Decreto 1929 de 2007 reglamenta la factura electrónica, y la DIAN en uso de las facultades previstas en el Estatuto Tributario y el marco establecido en el mismo decreto, desarrolla a través de la Resolución 14465 del mismo año, lo pertinente dentro de la perspectiva fiscal, procedimental y tecnológica. En el entendido de que la factura electrónica requiere de un software donde interactúan la programación, el control y la ejecución de funciones inherentes a la venta la venta, el Decreto 1929 de 2007 no entra en la tarea de establecer los requerimientos básicos del software, sino que se sirve de lo previamente reglamentado para la factura por computador, dado que las facturas electrónicas en su generación y numeración serían expedidas utilizando básicamente el mismo software definido en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 y con las especificaciones propias para esta modalidad.

De allí que precisamente el Decreto 1929 de 2007 al referirse al obligado, indica que éste tiene la obligación de facturar, y que tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, como en efecto indica el literal e) del artículo 1 del Decreto 1929 mencionado, sin perjuicio de la clave técnica de la factura electrónica.

Luego, desde el Decreto 1929 se hace alusión a la factura por computador con miras a aprovechar la tecnología que utiliza esta modalidad de factura, de modo que quien opte por la factura electrónica aprovecha lo existente pues la factura por computador se genera en medios electrónicos, lo que le da un origen común con la factura propiamente electrónica, en cuanto ésta es expedida (generada/numerada) en medios electrónicos, solo que la factura electrónica adicionalmente es entregada, aceptada y almacenada por y en medios electrónicos.

En este contexto, tiene lugar la optimización de la tecnología de información y la regulación en armonía con las normas relativas a la facturación, haciendo uso de la facultad para establecer sistemas técnicos de control y en concordancia con la normatividad de comercio electrónico (Ley 527 de 1999) y con la Ley 962 de 2005 (Ley Antitrámites), en lo referente a la factura electrónica.

Por todo lo anterior, los considerandos de la Resolución 14465 de 2007, están directamente relacionados con la línea planteada en el Decreto 1929 del mismo año. No hay que perder de vista que se está regulando la Factura Electrónica en armonía con sistemas o modalidades de facturación en uso, como es el caso de la factura por computador. Ni el decreto ni la resolución sobre factura electrónica están limitando las modalidades existentes, ni la nueva modalidad. Un contribuyente puede utilizar diferentes formas de facturación según los adquirentes o formas de comercialización que tenga y con la normatividad de Factura Electrónica estas condiciones continúan, sin perjuicio de la nueva opción que se abre.

2. ¿Cuál es el alcance de la expresión “exclusivamente”, que trae el literal a) del artículo primero de la Resolución 14465 de 2007?

El artículo primero de la Resolución 14465 de 2007 al fijar el ámbito de aplicación de la misma, presenta un espectro amplio y abierto dentro de las modalidades de facturación que utilizan procedimientos y tecnologías de información.

El obligado a facturar, en este contexto y según sus posibilidades comerciales puede optar por expedir solamente facturas electrónicas, y no utilizar la factura por computador, hecho, que se acepta en el literal a), caso en el cual debe dar cabal cumplimiento a las disposiciones de la Resolución 14465 de 2007.

Otro evento se presenta cuando el obligado a facturar utiliza la factura por computador y opta adicionalmente por la factura electrónica, caso en el cual comparte la plataforma sin que implique un nuevo desarrollo y se de un aprovechamiento de lo existente con las adecuaciones pertinentes, hecho, que se acepta en el literal b). En este caso el obligado a facturar puede optar por una de las alternativas establecidas en el literal b) del artículo 1 de la Resolución 14465 de 2007.

Así mismo, ello no excluye que los obligados a facturar utilicen adicionalmente la facturación en talonario, que bien pueden seguir utilizando, según se especifica en el parágrafo del artículo primero.

En suma, la normatividad sobre factura electrónica y en especial lo dispuesto en el artículo primero de la Resolución 14465 de 2007, permite y no limita que el contribuyente pueda facturar:

2. En forma electrónica y computador.

3. En forma electrónica y talonario.

4. En forma electrónica, computador y talonario.

De hecho, quien no opte por la factura electrónica puede seguir utilizando las formas de facturación vigentes, computador, talonario.

3. ¿Por qué la referencia en el literal b) del artículo 1 de la Resolución 14465 de 2007, a la Resolución 3878 de 1996?

Teniendo en cuenta la facultad de la DIAN puede prescribir para determinados contribuyentes o sectores la adopción de sistemas técnicos de control y las nuevas disposiciones en materia de factura electrónica, se realizaron adecuaciones estableciendo en el artículo primero de la Resolución 14465 de 2007 las alternativas por las cuales puede optar el obligado que facture en forma electrónica, así:

En el numeral 1 del literal b) del artículo 1 de la Resolución 14465 de 2007, se consagra:

“1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender las demás obligaciones establecidas en la resolución 03878 de 1996.”

En el numeral 1 del literal b) trascrito, se da la opción al obligado que va a expedir facturas electrónicas y también por computador, aplicar para ambas formas de expedición de las facturas lo dispuesto en el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007, sin aplicar los controles técnicos de la Resolución 3878 de 1996 sobre la factura por computador.

Es así como se deja abierta la posibilidad para el obligado a facturar que opte por la alternativa planteada en el numeral referido: incluir en las facturas electrónicas y por computador el número técnico de control, así mismo la numeración autorizada como entregar información (facturas electrónicas y por computador) y conservar la factura en este medio electrónico, de modo que de ya no será necesario cumplir con el sistema técnico de control previsto en la Resolución 3878 de 1996.

El numeral 2 del literal b), del artículo primero, dispone:

“2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control solamente en las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema de control técnico establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la Resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.”

En este numeral al obligado que va a expedir facturas electrónicas y también expide factura por computador, se le presenta la opción de aplicar para las facturas electrónicas lo dispuesto en el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007 y respecto a la factura por computador continuar con los controles técnicos y demás obligaciones de la Resolución 3878 de 1996.

De acuerdo con ésto, el obligado a facturar que opte por la factura electrónica, y sin perjuicio de cumplir en relación con la misma con los controles establecidos conforme al Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007 (inclusión del número técnico de control en las factura electrónicas, numeración autorizada compartida con la factura por computador, entrega de información de la factura electrónica y por computador, conservación en medio electrónico de la factura electrónica) y continuar aplicando frente a la factura por computador el sistema técnico de control previsto en la Resolución 03878 de 1996.

4. ¿Cuál es el alcance del parágrafo del artículo primero de la Resolución 14465 de 2007?

El parágrafo del artículo 1 de la Resolución 14465 de 1997, dispone:

“Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir en su totalidad lo dispuesto en la Resolución 03878 de 1996.

La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación.”

De acuerdo con la disposición en cita, el parágrafo no hace otra cosa que precisar para los obligados que facturan por computador u otras formas, que no optan por la factura electrónica, que siguen normándose por las reglas que traían.

Así mismo, se desprende del parágrafo en cita, que la factura por talonario sigue siendo una opción, independientemente que se opte por facturar en forma electrónica.

5. ¿Cuál es la razón de ser de la expresión “exclusivamente del literal a) numeral 2 del artículo 3 de la Resolución 14465 de 2007 y de la inhabilitación de la numeración de la facturación por computador a que se refiere el inciso 3 del citado artículo 3 ibídem?

En el Decreto 1929 de 2007 se indica cómo la factura electrónica utiliza procedimientos y tecnología de información y en lo relativo a la numeración se establece que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. A su vez, en la Resolución 14465 de 2007, se aborda el tema de la numeración en forma integrada, siguiendo la directriz dada en el decreto.

La factura por computador y la factura electrónica utilizan procedimientos y tecnologías de información comunes en particular en el origen, tomando en un momento dado caminos distintos, pues tratándose de la factura electrónica la misma no solo es expedida (generada y numerada), sino además enviada, entregada, almacenada por y en medio electrónicos. Es por lo anterior que, en suma, la factura por computador y la factura electrónica comparten la numeración, pues su origen es el mismo. Y dado que al iniciar a facturar en forma electrónica, la historia del obligado a facturar que opte por esta forma de facturación, se parte en dos, es necesario asignar una nueva numeración, tema relevante para efectos de control por la DIAN, de allí la inhabilitación de la numeración anterior, de la facturación por computador.

6. ¿Por qué en el artículo 7 la Resolución 14465 de 2007 se hace alusión a otras formas de facturación?

El artículo 7 de la Resolución 14465 de 2007 relativo a la información que debe entregar en forma periódica el obligado a facturar, está acorde con el Decreto 1929 de 2007, que al establecer en el artículo 9 las obligaciones generales para quienes opten por facturar en forma electrónica, indica en el numeral 5 la entrega de información, especificando que debe entregar tanto la información relativa a la factura electrónica, como la información de las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador incluyendo las notas crédito y anulaciones.

Por consiguiente tiene lugar la entrega de información de la factura electrónica como de la factura por computador dado el origen común y la numeración compartida, aspectos que hacen complementaria la información de una y otra.

B. Sobre procedimiento.

1. ¿Quiénes pueden facturar en forma electrónica?

Las personas naturales o jurídicas y demás sujetos obligados a expedir factura que opten por esta forma de facturación previo agotamiento del procedimiento señalado para ello.

2. ¿Qué diferencia la factura electrónica de la factura por computador?

La factura electrónica según lo establece el inciso segundo del artículo 616-1 del Estatuto Tributario es documento equivalente a la factura y su utilización corresponde reglamentarla al gobierno nacional.

El artículo 1o del Decreto 1929 de 2007 define como factura electrónica la expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.

La factura electrónica se expide, esto es, se genera y numera por medio de un sistema de facturación por computador, que para efectos de considerarse como factura electrónica, debe entregarla quien la expide al adquirente y conservarla para su posterior exhibición, cumpliendo con los principios básicos de la Ley 527 de 1999 en los términos establecidos en el decreto 1929 de 2007 y los requisitos técnicos contenidos en la Resolución 14465 de 2007.

De esta manera, es claro que la factura electrónica debe expedirse y entregarse de manera electrónica. Una vez expedida y entregada debe conservarse y puede exhibirse de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible acorde con lo dispuesto por los artículos 5o y 6o del decreto 1929 de 2007

Ahora bien, la diferencia fundamental entre la factura electrónica y la factura por computador está en la forma en que es entregada y aceptada, pues mientras que la factura electrónica debe ser expedida (generada y numerada), entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos en su integridad, la factura por computador es generada y entregada directamente al adquirente de bienes o servicios en forma física en el local, consultorio o establecimiento de comercio. Así mismo, la factura electrónica debe cumplir con los requisitos y contenido fiscal y técnico conforme con el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 del mismo año y las normas que modifiquen o complementen esta normativa.

3. ¿Qué debo hacer si deseo facturar en forma electrónica?

– Informar a la DIAN sobre la decisión de facturar bajo esta modalidad, acreditando la certificación de calidad del proceso de facturación y precisando los procedimientos objeto de certificación.

– Obtener la clave técnica.

– Suscribir acuerdos entre el obligado a facturar y el adquirente para la expedición y aceptación de facturas electrónicas.

4. ¿Cómo informo la decisión de facturar en forma electrónica?

A través del formato dispuesto para ello por la DIAN, anexando la certificación o certificaciones de calidad, según el caso, del proceso de facturación, garantizando que los principios de autenticidad e integridad se cumplen a lo largo del mismo, esto es, en los procedimientos de expedición (generación numeración), entrega, aceptación, conservación y exhibición.

5. ¿Para qué sirve la certificación de calidad del proceso de facturación electrónica?

Para asegurar que los principios básicos de autenticidad e integridad se cumplen a lo largo de todo el proceso de facturación desde la expedición (generación /numeración) su entrega, recibo, almacenamiento y exhibición de la factura electrónica.

6. ¿Quién debe acreditar la certificación de calidad?

El obligado a facturar, si el proceso de facturación electrónica lo realiza directamente, o debe aportarse la o las certificaciones de calidad expedidas a las personas naturales o jurídicas que le presten los respectivos servicios, cuando uno o varios servicios asociados a la proceso de facturación electrónica se presten a través de terceros.

En efecto, el obligado a facturar al informar el inicio de operaciones con factura electrónica, deberá relacionar la información relativa a la certificación de calidad según el caso en el que se encuentre. El artículo 2o de la resolución 14465 de 2007, de manera expresa dispone que si todo o parte del proceso se cumple a través de terceros, deberá especificarse de manera adicional el nombre o razón social y NIT de la persona que presta el o los servicios, indicando los procedimientos del proceso de facturación que presta por el obligado, así como los datos relativos a las respectivas certificaciones de calidad vigente.

Es decir, la certificación de todo el proceso de facturación debe acreditarse ante la DIAN, así una parte la cumpla directamente el obligado y otra un tercero, o uno y otro en su integridad, en ambos casos se requiere la certificación de calidad de los respectivos procesos.

7. ¿En qué forma se conoce si el documento a través del cual se manifiesta el interés de facturar en forma electrónica y sus anexos están conformes a la normatividad?

Una vez el obligado a facturar manifiesta su decisión de facturar en forma electrónica, si los documentos están conformes, la DIAN lo comunica mediante oficio dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si es necesario allegar alguna documentación o información adicional, de igual forma lo hace saber mediante oficio, dentro de ese término, y el interesado cuenta con diez (10) días hábiles para allegar la información pertinente. Si el interesado no da respuesta, se archiva el asunto, sin perjuicio de que vuelva a iniciar el trámite.

Una vez la DIAN comunica que la manifestación del interesado se ajusta a la normatividad vigente, debe solicitarse la autorización de numeración.

8. ¿Qué se debe hacer para obtener la autorización de numeración?

De conformidad con el artículo 3o de la Resolución 14465 de 2007 que establece las características y contenido técnico de la factura electrónica, quien opte por facturar de manera electrónica, una vez informe su decisión y la DIAN haya expresado su conformidad, deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando los rangos a utilizar.

Para tal efecto el interesado debe diligenciar el formato dispuesto por la DIAN. La aceptación por parte de la Entidad, se manifiesta a través de una resolución. Igual si la respuesta fuera negativa. La resolución que decide la solicitud de autorización de numeración tiene recurso de reposición.

9. ¿Qué ocurre frente a la numeración de la factura por computador que se venía utilizando?

Si el interesado venía facturando por computador, la numeración que venía manejando debe inhabilitarse, y se asignará una nueva numeración que se comparte por la factura por computador y la factura electrónica.

Es pertinente tener en cuenta que la autorización de la numeración por computador sirve para la expedición de la factura electrónica y para la factura por computador propiamente dicha, como en efecto dispone el literal e) del artículo 1o del Decreto 1929 de 2007 cuando dispone en lo pertinente:

“/ . . . Número de la factura electrónica. Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. . . ./”

Por consiguiente, la inhabilitación tiene lugar toda vez que la factura electrónica y la factura por computador comparten el origen y de acuerdo con la normatividad, la numeración es compartida en lo sucesivo.

10. ¿Una vez obtenida la autorización de numeración qué debo hacer para comenzar a facturar en forma electrónica?

Una vez obtenida la autorización de numeración para facturar en forma electrónica, el interesado debe obtener la clave técnica.

11. ¿Qué es la clave técnica?

Corresponde a una clave que entrega la DIAN al obligado, una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica.

Esa clave permite junto con otros datos obtener el contenido técnico de control que debe incluirse en la factura electrónica.

12. ¿Qué es el contenido técnico de control?

El contenido técnico de control corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos), además de la clave técnica, entre otros.

El contenido técnico de control deberá ser incluido como un campo más dentro de las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas y, se deberá representar en el formato electrónico de la factura y de la nota crédito, y visualizar en su representación gráfica.

13. ¿El contenido técnico de control se incluye solamente en las facturas electrónicas?

El contenido técnico de control se debe incluir en las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas. No obstante, cuando el obligado a facturar opte por el numeral 1 del literal b) del artículo primero de la Resolución 14465, deberá incluir también este contenido técnico en las facturas por computador.

14. ¿Para facturar en forma electrónica se requiere la aceptación del adquirente?

Uno de los requisitos para la autorización de la factura electrónica es la suscripción del acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde en forma expresa se establezca como mínimo y de manera previa a la facturación: “fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, según dispone el artículo 7 Decreto 1929 de 2007. Así mismo, en el acuerdo debe preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados…”

En consecuencia, los acuerdos permiten establecer con claridad la identificación de los intervinientes, así como las operaciones entre ambos que se someten al régimen de la factura electrónica y demás aspectos atinentes al proceso.

15. ¿Los acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas pueden realizarse de forma electrónica, vía call center o email?

En cuanto al acuerdo propiamente dicho entre el obligado a facturar y el adquirente, el artículo 7o del Decreto 1929 de 2007, permite inferir de manera clara que debe conservarse por ambos, es decir tanto por el emisor como por el receptor de la factura electrónica, y estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Es cierto que existen herramientas tecnológicas que permiten el cruce de mensajes basados en principios de autenticidad e integridad del documento.

Tanto el decreto como la resolución no exigen que los acuerdos se hagan en papel, sino que una vez hechos se pongan a disposición de la DIAN cuando esta lo solicite, para lo cual se requiere que en todo caso quede constancia del mismo y se informe de los celebrados como de los revocados. En uno y otro caso debe quedar clara su existencia, como su terminación y la fecha correspondiente, de manera que se deje constancia expresa de su autenticidad e integridad y por ende de su celebración.

En este punto también cabe indicar que el acuerdo entre el emisor y el adquirente debe cumplir también los requisitos de autenticidad e integridad, conforme con las exigencias de los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. Es decir cumpla al menos los siguientes requisitos:

a) Exista alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) Se considera que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada;

c) No exista duda que el mensaje proviene del iniciador y que se ha enviado por el mismo (artículos 16 y 17 L 527/99; presunciones de envío y de origen)

d) Los mensajes de datos se conserven, aspecto que se entiende cumplido con las siguientes condiciones:

El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas.

Por consiguiente, el simple mensaje vía mail o call center, no constituye el medio idóneo para cruzar el mensaje de acuerdo para la factura electrónica, sino en cuanto reúna los requisitos de autenticidad e integridad.

16. ¿Qué requisitos debe cumplir la factura electrónica?

La normatividad a propósito de la factura electrónica está dada fundamentalmente por el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 del mismo año. El decreto mencionado, establece los elementos básicos de la factura electrónica y los presupuestos que deben cumplirse en los procesos de su expedición, entrega, aceptación y conservación.

– Dicha normatividad hace énfasis en el proceso de facturación y los procedimientos que comprende haciendo uso de tecnologías de información, lo que implica que cada procedimiento: expedición (generación y numeración), entrega, conservación y exhibición, tenga lugar por y en medios y formatos electrónicos, en forma directa o a través de terceros, aspectos precisados en la Resolución 14465 del 28 de noviembre de 2007. Siendo claro que, el proceso de facturación debe cumplirse totalmente en forma electrónica, debiendo cumplir en todo momento, esto es, durante todo el proceso de facturación desde su expedición hasta su conservación y posterior exhibición, con los principios de autenticidad e integridad conforme a lo dispuesto en los artículos 8, 9, 12, 13, 16 y 17 de la ley 527 de 1999, asegurando la aplicación de tales principios con la respectiva certificación ISO 9001:2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, vigente.

– De otra parte, la factura electrónica debe cumplir los requisitos de contenido fiscal establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, incluida la numeración consecutiva autorizada por la DIAN, y teniendo en cuenta que se exceptúan los datos referentes al nombre o razón social y NIT del impresor, así como que dentro de los requisitos señalados en el mencionado artículo 617 no se encuentra el de la firma de quien la expide, sin que se requiera por tanto desde el punto de vista fiscal la firma electrónica de la misma, siendo distinto el caso de la factura cambiaria de compraventa que está regulada como título valor por el Código de Comercio, documento que permite la figura del endoso. Lo anterior, sin perjuicio de utilizar optativamente en el proceso de facturación, la firma digital o algún otro mecanismo en el marco de la ley de comercio electrónico, Ley 527 de 1999.

– La factura electrónica también debe cumplir con los requisitos de contenido técnico, según indica el Decreto 1929 de 2007, contenido que actualmente conforme a la Resolución 14465 de 2007, se traduce en el contenido técnico de control previsto en el artículo 4 de la misma, el cual debe incluirse al momento de su expedición.

17. ¿Qué obligaciones tiene quien factura en forma electrónica?

Quienes opten por expedir factura electrónica y los adquirentes tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Realizar todas las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en el Decreto 1929 de 2007.

2. Tener disponibles y actualizados todos los registros en el domicilio social o asiento principal de los negocios, cuando estén obligados a llevar contabilidad.

3. Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas electrónicamente, cuando estén obligados a llevarla.

4. Exhibir y/o entregar facturas en el mismo formato en que fueron generadas y/o conservadas, sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.

5. Entregar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale esta entidad, la siguiente información:

18. ¿En concreto qué información debe entregar a la DIAN el obligado a facturar en forma electrónica?

2.Igualmente, el obligado a facturar debe entregar el informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas, que relaciona la identificación y el nombre o razón social de los adquirentes suscriptores, así como de los acuerdos revocados.

Lo anterior, sin perjuicio de la información detallada que pueda requerir la DIAN según se indica en el numeral 1 del artículo 10 de la Resolución 14465 de 2007.

19. ¿En concreto qué información debe entregar a la DIAN el adquirente a quien le hayan facturado en forma electrónica?

Los adquirentes a quienes previo acuerdo se les haya expedido factura electrónica, que pretendan hacer valer costos y deducciones, deberán entregar a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, un consolidado mensual por obligado a facturar, el cual deberá presentarse por cada mes calendario con la información totalizada y entregarse a la DIAN por bimestres vencidos correspondientes a los meses de enero y febrero, marzo y abril, mayo y junio, julio y agosto, septiembre y octubre, noviembre y diciembre, dentro de los plazos señalados en el artículo 9 de la Resolución 14465 de 2007.

La DIAN podría solicitar también al adquirente informes detallados conforme al numeral 2 del artículo 10 de la resolución 14465 de 2007.

20. ¿No es excesiva la entrega de información al consumidor, considerando la entrega de información por el obligado a facturar y la información exógena que se entrega a la DIAN?

Al respecto es necesario precisar que, al exigir que el consumidor genere reportes de información bimestrales sobre las facturas que recibe por este medio mes a mes, es pertinente recordar que el esquema de factura electrónica en Colombia respeta la operación comercial. En efecto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no interfiere en dicha transacción, sin embargo asegura elementos que le permitan cumplir sus funciones de control, de allí la incorporación al formato electrónico que decida utilizar el interesado del numero técnico de control, como de la información fiscal de la factura y finalmente la entrega de información, para lo cual la DIAN señaló la especificación técnica, de modo que una vez se cuenta con el reporte definido es posible desde las mismas facturas tomar la información correspondiente.

La entrega se realiza a través del servicio de entrega de información por envío de archivos, dispuesto por la DIAN, mecanismo conocido y utilizado por los contribuyentes, sin que constituya un nuevo servicio o instrumento pues se aprovecha el servicio existente, ya conocido por los contribuyentes.

Así mismo, es de señalar que la entrega de información agrupada por mes y entregada cada dos meses, está asociada a los períodos bimestrales que tienen relación con las declaraciones de impuestos sobre las ventas. De modo que las disposiciones a propósito de la entrega de información se encuentran fundamentadas y en armonía con las amplias facultades de fiscalización de la DIAN.

21. ¿El anexo referido en el artículo 8 de la Resolución 14465 de 2007 al parecer permite reportar cada uno de los terceros que expiden factura electrónica, sin embargo solo permite informar un registro total?

El artículo 8 de la Resolución 14465 de 2007 se refiere a la información que periódicamente entrega el adquirente a quien se le haya facturado en forma electrónica y que pretende hacer valer costos y deducciones. El adquirente informa la cantidad de facturas y el valor total de las facturas que le fueron expedidas por cada obligado que le hubiere facturado así como el valor total del IVA que le hubieren facturado.

Para tal efecto, el articulo 8 de la Resolución 14465 de 2007, se refiere al formato 1294 – Consolidado Mensual por obligado a facturar, el cual está descrito en el Anexo 003.

Este formato comprende dos hojas. La primera indica el período informado y en la segunda se identifican los datos del obligado a informar y la cantidad de facturas y el valor acumulado para el período. Sobre esta segunda hoja debe advertirse que es repetible y por lo mismo admite informar por parte del adquirente tantos obligados que le hayan facturado en forma electrónica como sean necesarios. Por cada obligado que le haya facturado, entrega el respectivo consolidado.

22. ¿Si un cliente inició operaciones de factura electrónica el 1 de febrero con el cliente inversiones X pero el 15 de marzo tiene que hacerle una nota crédito del 15 de enero (factura expedida antes del cuerdo de factura electrónica) el cliente inversiones X cómo debe enviar esa nota? Debe ser por computador o puede ser electrónica?

Las disposiciones sobre factura electrónica aplican a partir de su vigencia y los contribuyentes que opten por facturar en forma electrónica, deben aplicar la normatividad vigente y en lo operativo una vez opten por esta alternativa, previo agotamiento del procedimiento para tal efecto, aplicar las medidas pertinentes sin que operen en forma retroactiva.

23. ¿A partir de la normatividad sobre factura electrónica, el obligado a facturar puede expedir notas crédito tipo electrónicas a facturas expedidas en otras modalidades?

De acuerdo con el reporte que debe entregarse y toda vez que el obligado a facturar en forma electrónica debe entregar información sobre las facturas electrónicas así como las respectivas notas crédito, pero adicionalmente debe entregar información sobre las facturas por computador expedidas, también debe informar sobre las notas crédito que sean expedidas respecto de las facturas por computador (entregadas y aceptadas, bajo las características de esta modalidad).

24. ¿En qué forma se entrega información a la DIAN?

En forma electrónica, a través del servicio informático electrónico dispuesto para la entrega de información, utilizando los formatos prescritos y adoptados mediante Resolución 14465 de 2007.

25. ¿Que implicación tiene la no entrega de información?

Cuando la información a que se refiere la Resolución 14465 de 2007 no se suministre dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

26. ¿La factura electrónica tiene valor probatorio? Para qué efectos?

La factura electrónica que cumpla los requisitos señalados en el Decreto 1929 de 2007 y sus condiciones técnicas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, según lo establece en forma expresa el artículo 11 del Decreto 1929 de 2007, norma que por lo demás se encuentra acorde con las disposiciones al respecto en materia tributaria, artículos 615, 617, 618 y en particular 771-2 del Estatuto Tributario.

27. ¿Cuándo cesa la facturación electrónica?

La expedición de facturas electrónicas puede cesar de oficio o a solicitud de parte.

1. De oficio, en los siguientes eventos:

En cualquiera de estos casos, la DIAN expedirá la correspondiente resolución e inhabilitará la numeración sobrante, cuando haya lugar a ello. Contra dicho acto administrativo, procede el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo. Una vez ejecutoriada la resolución, quedará inhabilitada la numeración sobrante.

2. A solicitud de parte, en los siguientes casos:

Para tal efecto, el interesado deberá informar el cese de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica y solicitar la inhabilitación de la numeración sobrante, cuando sea el caso.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud procede el recurso de reposición ante el área de Gestión y Asistencia o dependencia que haga sus veces, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo.

28. ¿Qué ocurre con la numeración, una vez el obligado a facturar cesa de facturar en forma electrónica?

Cuando cese la facturación electrónica, la numeración sobrante, si existiera, será inhabilitada y por consiguiente no podrá ser usada, a más tardar desde la fecha de ejecutoria del correspondiente acto administrativo.

Cuando el obligado cese la expedición de facturas en forma electrónica y continúe con la expedición de facturas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, una vez ejecutoriada la resolución, debe someterse a la normatividad que corresponda según el caso.

Tomado de: https://www.dian.gov.co