1. ¿Quiénes deben inscribirse en el Registro Único de Proponentes?
De acuerdo a la ley 1150 de 2007 todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal.
2. ¿Qué Decreto o Ley estableció la obligatoriedad de la nueva inscripción en el RUP?
La Ley 1150 del 16 de julio de 2007 modificó el actual RUP y el Decreto 1464 de 2010 lo reglamentaron en cuanto a las funciones que deben ejercer las Cámaras de Comercio y el procedimiento de inscripción. Consulte la nueva normatividad.
3. ¿Cuáles son las fechas que establece la ley para realizar la inscripción en el nuevo RUP?
El proponente que no se encuentre inscrito en el Registro Único de Proponentes podrá inscribirse en el momento que lo considere conveniente. Para realizar este trámite, el proponente debe solicitar el formulario único en cualquier sede de la Cámara de Comercio, o diligenciar el formulario virtual a través de nuestra página, además debe anexar los documentos exigidos en el Decreto 1464 de 2010.
4. ¿Cuál es el papel de las Cámaras de Comercio en torno al nuevo RUP?
Las cámaras de comercio dejan de realizar el control formal del formulario y adquieren la función de verificación documental, como un tercero imparcial. Su papel radica en recibir y verificar documentalmente la información de todos los proponentes. Lo certificado por la Cámara es plena prueba para las licitaciones con el Estado y salvo las excepciones legales, las entidades estatales no pueden exigir requisitos adicionales.
5. ¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar su inscripción?
• Diligenciar el formulario del RUP o adquiéralo en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Adjuntar la documentación que acredita la información suministrada en el formulario.
• Cancelar los derechos conforme a las tarifas que establezca el Gobierno Nacional.
• Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio.
6. ¿Qué documentación debe entregar el proponente?
De acuerdo a la calidad de proponente (persona natural o jurídica), debe enviar la documentación que soporte la Capacidad jurídica, Experiencia probable, Capacidad financiera, Capacidad de organización, la Capacidad técnica y la Clasificación. La información completa en materia de legislación, está consignada aquí. También puede consultar el Paso a paso para inscribirse.
7. ¿Cuánto tarda la Cámara de Comercio en expedir el certificado a partir de la fecha de radicación de la documentación?
Se dará respuesta a su petición de inscripción, renovación o actualización dentro de los 5 días hábiles contados a partir del día siguiente al ingreso o reingreso de su solicitud.
8. ¿Qué verificaciones hará la CCB a la documentación presentada?
La CCB realiza un cotejo entre los datos incluidos en el formulario y la documentación que aporta el proponte.
Así mismo, la CCB verifica la correcta aplicación de los criterios establecidos en el decreto para determinar la calificación por parte del interesado, constatando que las cifras utilizadas provengan de los documentos aportados por el inscrito.
9. ¿Qué no verifica la CCB?
• La veracidad de la información.
• La veracidad de los documentos, no se hace ningún juicio sobre la falsedad ideológica o material.
• La información proveniente de las Entidades Estatales, sobre multas, sanciones en firme, contratos ejecutados, en ejecución y adjudicados.
• El domicilio, la dirección para notificaciones judiciales, tampoco la proveniente del Registro Mercantil o el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro.
10. ¿Cuáles son las tarifas del nuevo RUP?
El decreto tarifario es el 1690 de 2009
11. Una vez inscrito en el RUP, ¿cada cuánto el empresario deberá renovar su registro?
Anualmente, dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la inscripción.
12. ¿En qué puntos o sedes se recibirá documentación y se recaudará el pago de dicho registro?
En todas las Sedes de la CCB ubicadas en Bogotá, Cazucá, Zipaquirá y Fusagasugá.
13. ¿Cuántas certificaciones debo allegar para acreditar clasificaciones?
Una sola certificación expedida por una entidad pública o privada o persona natural en donde conste el objeto contractual, la actividad y la especialidad será suficiente, a menos de que se trate de diferentes actividades y/o especialidades, caso en el cual será necesario aportar tantas certificaciones como actividades y especialidades desee relacionar.
14. ¿Para las sociedades extranjeras es necesario adjuntar la declaración del artículo 50 de la Ley 789 de 2002?
No es necesario adjuntar dicho formato, ya que se inscribe es la casa matriz quien no está obligada a cancelar aportes parafiscales.
15. ¿La sociedad extranjera debe solicitar el Registro Único Tributario?
Si la sociedad extranjera no cuenta con número de NIT, puede inscribirse con el NIT de su sucursal en Colombia.
16. ¿Quién firma el formulario de inscripción, renovación, actualización ó modificación y cancelación en el Registro de Proponentes de la sociedad extranjera?
De conformidad con lo establecido en el artículo 52 del Decreto 1464 de 2010 las sociedades extranjeras pueden estar representadas por el mandatario y/o representantes de su sucursal o por un tercero, caso en el cual éste deberá ser abogado inscrito de conformidad con el artículo 35 del Decreto 196 de 1971, y serán estas las personas que podrán firmar el formulario de inscripción, renovación, actualización, acreditando su condición con el documento idóneo
Para el caso de las facultades del representante legal, éste debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.
17. ¿Cómo se debe presentar el balance de la sociedad extranjera?
En cuanto a la capacidad financiera el artículo 54 del Decreto 1464 de 2010 dispuso que: Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, la información de las condiciones financieras estará soportada por el último balance de acuerdo al cierre fiscal en cada país de origen o al balance de apertura si son sociedades nuevas, para lo cual aportarán certificación del revisor fiscal de la sucursal en la que se indique la fecha del cierre en el país de origen.
Estas cifras deben presentarse en moneda colombiana, de conformidad con los artículos 50 y 51 del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo modifiquen adicionen o sustituyan.
Para aquellos casos en los cuales las sociedades extranjeras tengan una operación a nivel mundial o negocien en bolsa y sus estados financieros no puedan consolidarse, aportarán la información financiera correspondiente a la sucursal adjuntando para ello certificación en la cual conste esta circunstancia expedida por el representante legal de la persona jurídica extranjera, apoderado o mandatario de la sucursal.
Para aquellas sociedades extranjeras cuyas prácticas contables difieran de lo establecido en el presente decreto, se deberá aportar junto con la información financiera de la persona jurídica extranjera, certificación suscrita por su representante legal, en la que conste tal circunstancia, la que se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento, en la que se indiquen los rubros que correspondan a las cuentas como lo establecen los artículos 27, 32 Y 37 del presente decreto mencionado.
Parágrafo (modificado por el artículo 1 del Decreto 1520 de 2009): Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, la información de las condiciones financieras estará soportada en el último balance general y el estado de resultados de la persona jurídica extrajera, que será la que se inscriba como proponente. Estas cifras deben presentarse en moneda colombiana, de conformidad con los artículos 50 y 51 del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
18. ¿Quién firma el certificado que acredita la Capacidad de Organización de la Sociedad Extranjera?
Para la verificación de la información sobre la capacidad de organización de la persona jurídica extranjera, el proponente deberá adjuntar certificación del revisor fiscal de la sucursal, donde consten los ingresos brutos operacionales y el procedimiento utilizado para el cálculo de la capacidad de organización.
19. ¿Cómo se acredita la capacidad técnica de la sociedad extranjera?
Para la verificación de la información sobre la capacidad técnica de los proponentes personas jurídicas extranjeras que se inscriban como constructores y/o consultores, el proponente deberá adjuntar certificación del mandatario y/o representantes de su sucursal o por un tercero, caso en el cual éste deberá ser abogado inscrito de conformidad con el artículo 35 del Decreto 196 de 1971, que se entenderá presentada bajo juramento, donde indique el número de socios, así como el personal profesional universitario, personal administrativo, tecnólogo y operativo de la persona jurídica extranjera vinculados mediante relación contractual para desarrollar actividades referentes estrictamente con la actividad en la que se clasifica, los cuales se contarán y promediarán con base en los dos mejores años de los últimos cinco años, el procedimiento utilizado para su cálculo.
20. ¿Cómo acredita la sociedad extranjera las clasificaciones?
Las personas extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia, presentarán los documentos que se señalan en el artículo 39 del decreto 1464 de 2010, o sus equivalentes para acreditar las clasificaciones en las que se inscribe la sociedad extranjera. En éste último caso, se acompañarán con declaración escrita en la que se indique que los documentos aportados equivalen a los solicitados, así como la actividad y la especialidad que corresponda de acuerdo con las tablas señaladas en el presente decreto.
21. ¿Cómo acredita una sociedad extranjera la experiencia probable?
El artículo 52 del Decreto 1464 de 2010 dispone que: Con el fin de realizar la verificación sobre el tiempo de experiencia probable de la persona jurídica extranjera, las cámaras de comercio acudirán al documento aportado que acredita la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera. Sí esta no cuenta con la información requerida, las cámaras de comercio acudirán a los estatutos y/o reformas inscritas en el registro mercantil de su sucursal.
Para constructor y proveedor persona jurídica extranjera la Experiencia Probable (E) se determinará por el tiempo durante el cual han ejercido su actividad constructora después de haber adquirido la personería jurídica.
22. ¿Qué es el F.P.I?
Es un factor multiplicador en la fórmula de constructores y consultores, el cual es calculado anualmente por la Sociedad Colombiana de Ingenieros, aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio y publicado por las Cámaras de Comercio.
Según el Decreto 1464 de 2010, el FPI es determinado a partir de la última información económica de indicadores de desarrollo que expide el Banco Mundial, el cual se calcula dividiendo el PNB (Producto Nacional Bruto) per cápita, según la PPA (Paridad de Poder Adquisitivo de la Moneda Local) y el PNB per cápita.
23. ¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar una actualización?
• Adquirir el formulario o en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Marcar en el formulario la actuación actualización o modificación.
• Debe presentarse el formulario, diligenciando completamente el campo correspondiente al ítem a modificar.
• Además diligenciar la información de los numerales I, II y III según corresponda en el formulario del RUP y firmarlo por el responsable.
• Si la actualización consiste en modificar algún ítem de la calificación, siempre debe diligenciarse, la casilla correspondiente a la capacidad de contratación, así este valor no se haya modificado.
• Tener presente que con la información a actualizar o modificar, deben adjuntarse los documentos soportes correspondientes a la actualización. Los documentos presentados en actuación anterior y cuya información no se haya modificado no serán necesarios.
• En todo caso debe presentarse la certificación de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Con excepción de la personas naturales o jurídicas extranjeras.
• Para que la actualización proceda, es necesario que la inscripción se encuentre vigente. La actualización del registro de proponentes no sustituye la renovación.
24. ¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar cancelación?
• Adquirir el formulario en nuestra página web o en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Marcar en el formulario la actuación cancelación.
• Diligenciar los datos generales del proponente en el formulario del RUP, es decir, numerales I, II, III y IV según corresponda además de firmarlo por el responsable.
• No requiere aportar ningún documento, ni siquiera el formato de la declaración del artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
• Esta actuación no tiene ningún costo.
• Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio.
25. ¿En caso de cancelar mi matrícula mercantil y ser persona natural ya inscrita en el Registro de Proponentes que debo hacer?
• El proponente no efectúa actuación alguna ante el RUP, en adelante no se realizará el cotejo de la información financiera contra el Registro Mercantil porque carece de aquel.
26. ¿Cuándo quedan en firme las actuaciones en el Registro Único de Proponentes?
“De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 10 de enero de 2012, por el cual “se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública”, las actuaciones en el Registro Único de Proponentes (inscripción, actualización, renovación) quedan en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación. En la Cámara de Comercio de Bogotá los días sábados no se cuentan como hábiles para el conteo de ningún término.”
27. ¿Cada cuánto se debe renovar el Registro Único de Proponentes (RUP)?
De conformidad con el artículo 6 del Decreto 1464 de 2010 la inscripción en el registro de proponentes estará vigente por el término de un año, razón por la cual deberá renovarse anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de la misma. De igual forma, señala que en el evento que el interesado no solicite la renovación dentro del término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse e implica la no expedición de certificados.
28. ¿Qué es el R.U.P?
Es un registro de creación legal en el cual se deben inscribir todas las personas naturales o jurídicas nacionales y las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales. En el RUP reposa la información relacionada con la experiencia probable, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente. Los proponentes estarán clasificados de acuerdo a los contratos que aspiren a celebrar con el Estado.
29. ¿Qué documentos debo anexar para inscribirme en el RUP?
Se debe presentar el formulario RUP los documentos soportes de la información que en él se incluye objeto de verificación por parte de las cámaras de comercio y el formato de certificación de cumplimiento al artículo 50 de la ley 789 (excepción sociedades extranjeras), que se obtiene gratuitamente en cualquiera de nuestras sedes, o en nuestra página web www.ccb.org.co (Registro de Proponentes), en la cual podrá consultar este formato, los modelos de certificación soporte y toda la información para efectuar este registro.
30. ¿Cuál es F.P.I (Factor e Paridad Internacional) vigente?
Según la Resolución 29603 del 31 de mayo de 2011 la Superintendencia de Industria y Comercio aprobó el Factor de Paridad Internacional para el año 2011 establecido en 1,724 por parte de la Sociedad Colombiana de Ingenieros.
31. ¿Qué decreto está vigente para el registro de proponentes?
El Decreto 1464 de 2010 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones.
32. ¿Las entidades sin ánimo de lucro deben renovar matrícula mercantil?
No, ya que las entidades sin ánimo de lucro no están matriculadas en el registro mercantil.
33. ¿Cuándo quedan en firme las actuaciones en el Registro Único de Proponentes?
De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificatoria del Estatuto de Contratación Administrativa, las actuaciones en el Registro Único de Proponentes (inscripción, actualización, renovación) quedan en firme pasados treinta (30) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial (RUE), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra la correspondiente calificación y/o clasificación del proponente. En la Cámara de Comercio de Bogotá los días sábados no se cuentan como hábiles para el conteo de ningún término.”
