Guía jurídica para la implementación del teletrabajo

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CAPÍTULO PRIMERO

EL TELETRABAJO EN EL SECTOR PRIVADO

Resumen: Este primer capítulo tiene como objetivo describir el paso a paso jurídico que una empresa del sector privado debe contemplar a la hora de implementar el teletrabajo. Se expone los principales aspectos a considerar dentro de la organización laboral, las adecuaciones de forma y de fondo que se deben generar para llevar a un feliz término y brindar seguridad jurídica a las partes implicadas.

 
1. La voluntariedad en el Teletrabajo
 

Uno de los primeros pasos para implementar el teletrabajo en una empresa, es la socialización de esta modalidad laboral a sus trabajadores, de una manera objetiva, exponiendo sus principales características, elementos, ventajas y desventajas.

La Voluntariedad es un elemento indispensable y un principio básico para que el Teletrabajo funcione. El empleador puede proponer esta modalidad al trabajador, y este último puede aceptar o rechazar tal solicitud. El empleado puede proponer esta modalidad al empleador y a su vez, él puede aceptar o no. En ambos casos, no se estará vulnerando ningún derecho, o por lo contrario no se estará incumpliendo ninguna obligación.

Es importante que esta voluntariedad, en el caso del empleado no sea inducida por el empleador. Debe ser un acto libre del empleado el querer optar por el Teletrabajo. Las empresas que tiente un programa de teletrabajo ya constituido, pueden optar por tener un formato de solicitud en la incorporación de esta modalidad laboral, o el empleado puede comunicárselo a su jefe inmediato. Será de acuerdo al protocolo que maneje la organización para esta modalidad.

Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la modalidad de Teletrabajo

2. Acuerdo de Teletrabajo o contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo

El acuerdo de Teletrabajo es el documento anexo al contrato de trabajo, el cual incorpora las especificidades en que operará el Teletrabajo entre el teletrabajador y la empresa. El artículo 3 del Decreto 884 de 2012, establece que se debe incorporar las condiciones que establece el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social, las condiciones que establecen el artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, y por último el artículo 3 del

Decreto en mención.

El acuerdo de Teletrabajo opera cuando un trabajador vinculado previamente a una entidad privada pasa a tener la condición de Teletrabajador.
Caso distinto, el Contrato de Trabajo en la modalidad de Teletrabajo, que opera cuando una empresa contrata por primera vez a un teletrabajador.

En este caso debe incluir los requisitos propios del contrato de trabajo establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y de Seguridad y Social, además de incorporar los requisitos establecidos en la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012.

El acuerdo de teletrabajo, no reemplaza en ningún momento el contrato de trabajo previamente firmado por las partes. Éste solo se limita a incorporar las condiciones especiales en que el teletrabajo debe operar. En ese sentido, no se podrá incorporar condiciones diferentes que desmejoren garantías, derechos y demás prerrogativas que tenga previamente el empleado.

En cuanto al contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo, es importante anotar, que al teletrabajador no le opera el principio de reversibilidad, es decir, volver a su puesto inicial, toda vez que la naturaleza propia del contrato fue contratarlo por primera vez a través de esta modalidad.
Si llegase el empleador considera que el teletrabajador debe realizar sus actividades laborales al interior de la organización, éste perderá tal condición, y será un empleado de la organización, pudiendo posteriormente aceptar o rechazar volver a la condición de teletrabajador.

 

2.1 ¿Qué elementos debe contemplar el acuerdo de Teletrabajo o el contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo?

A. Condiciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo

El Decreto 884 de 2012, establece en su artículo 3 que el contrato o vinculación que se genere esta forma de organización laboral debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social.

Frente a este requisito, es importante realizar las siguientes precisiones:

 En cuanto al acuerdo de Teletrabajo

Se entiende que muchos de los requisitos exigidos en el artículo 39 ya se encuentran incorporados en el contrato de trabajo. No obstante, será necesario incorporar aquellos que se modifican a raíz de la modalidad de teletrabajo, como es, el lugar donde va a prestar el servicio, la duración del acuerdo de teletrabajo. Es de recordar, que los elementos de la esencia del contrato quedan tal cual, como es la cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago, duración del contrato, terminación, preaviso.

 En general, el acuerdo de teletrabajo desde la mirada del Código Sustantivo del Trabajo debe contar mínimo con los siguientes requisitos:

o Debe constar por escrito
o Debe extenderse en tantos ejemplares cuantos sean los necesarios
o Debe establecerse el lugar donde el teletrabajador desempeñara sus funciones.
o La Duración de la modalidad de Teletrabajo

 En cuanto al contrato laboral en la modalidad de Teletrabajo

o Cuando la empresa contrate a un teletrabajador por primera vez, es decir que no haya vínculo laboral previo, deberá cumplir integralmente el artículo 39 del Código sustantivo del Trabajo, incorporando estos elementos en el contrato de trabajo, además de lo contemplado en la ley 1221 de 2008 y el

Decreto 884 de 2012.

B. Condiciones establecidas en la Ley 1221 de 2008

Retornando al artículo 3 del Decreto 884 de 2012, menciona que el acuerdo de teletrabajo debe incorporar las garantías propias del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008. Del mencionado artículo es importante que quede claro en el acuerdo de teletrabajo las obligaciones que tienen las partes cuando opere la modalidad de teletrabajo.

 Por parte del teletrabajador:

o Los elementos y medios suministrados no podrán ser usados por persona distinta al teletrabajador, quien al final del contrato deberá restituir los objetos entregados para la ejecución del mismo, en buen estado, salvo el deterioro natural.

 Por parte del empleador:

o Dejar claro la provisión de los equipos informáticos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de energía, desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus funciones.
o Si el teletrabajador no recibe los paquetes de información para que realice sus labores, o los programas para desempeñar su función, o no son arreglados a pesar de haberlo advertido no podrá dejar de reconocérsele el salario que tiene derecho.

o Cuando el lugar de trabajo sea suministrado por el empleador y no puede realizar la prestación debido a un corte en las líneas telefónicas o en el flujo eléctrico su labor debe ser retribuida.

o El empleador, debe contemplar el puesto de trabajo del teletrabajador dentro de los planes y programas de salud ocupacional, así mismo debe contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando esté trabajando

o La asignación de tareas para los teletrabajadores deberá hacerse de manera que se garantice su derecho a contar con un descanso de carácter creativo, recreativo y cultural

o Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.

C. Condiciones en el Decreto 884 de 2012

Las condiciones que establece el artículo 3 del Decreto en cuanto al acuerdo de Teletrabajo o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo, son:

o Las condiciones de servicio y los medios tecnológicos y de ambiente requeridos
o La forma de ejecutar el trabajo estableciendo las condiciones de tiempo y de espacio
o Determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad
o Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo u fijar el procedimiento de entregar por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de trabajo.

o Las medidas de seguridad informática que debe cumplir el trabajador.

Anexo 2: Modelo Acuerdo de Teletrabajo

3. Modificación al Reglamento Interno de Trabajo

El Decreto 884 de 2012 en los artículos 5 y 8 establece que el empleador debe incorporar en el reglamento interno de trabajo, las condiciones especiales de como operará el teletrabajo al interior de la entidad.

3.1 Condiciones especiales del Teletrabajo al interior de la organización
Se debe incorporar un capítulo especial destinado al Teletrabajo, el cual establezca las reglas bajo las cuales el teletrabajo se practicará al interior de la organización.

En ese sentido, es importante incorporar los siguientes elementos:

o El objeto y ámbito de aplicación
o Órgano de coordinación y evaluación del programa de teletrabajo
o Órgano que decide quien es teletrabajador.
o Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo
o La modalidad que la empresa implementará
o El procedimiento que debe seguir ante problemas técnicos y procedimentales.
o La seguridad de la información, protección y confidencialidad de los datos,
o El cubrimiento de los gastos por parte del empleador
o Acompañamiento para el trabajador en la formación y capacitación
o Los deberes de las partes y los derechos y obligaciones de las mismas
o Gestión de programas de salud ocupacional, gestión de riesgos laborales en el Teletrabajo
o Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitación
o Condiciones del proceso de autorización
o Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al régimen de teletrabajo
o Solicitudes de ingreso al programa
o Criterios de selección, equipo de selección, proceso de selección requisitos técnicos y estructurales,
o Auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, días de descanso legalmente obligatorios

3.2 Uso adecuado de equipos y programas informáticos

El artículo 5 del Decreto 884 de 2012 establece que para el sector privado el empleador debe incluir en el reglamento interno de trabajo, lo relacionado a uso de equipos, programas y manejo de la información.

De igual forma es obligación de empleador informar al teletrabajador sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y en general las sanciones que puede acarrear por su incumplimiento.

Anexo 3: Modelo Capítulo de Teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo.

4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral

Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-.

El artículo 9 del Decreto 884 de 2012, establece que se debe reportar a un Teletrabajador ante la administradora de riesgos laborales. El empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de trabajadores y contratistas la novedad de que el empleado tiene la condición de teletrabajador

Por otro lado, el empleador deberá el empleador entregar una copia del acuerdo de teletrabajo, o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo.

La Administradora de Riesgos Laborales entregará una guía al empleador y al teletrabajador para la prevención y actuación en caso de riesgos laborales en materia de Teletrabajo.

Es importante que el empleador contemple con la Dirección de Salud Ocupacional y Recurso Humano, todo lo relacionado con la seguridad y salud del teletrabajador.

Para mayor información sobre este punto, consulte la Guía Técnica para prevención y actuación en seguridad y salud en situaciones de riesgo en el Teletrabajo

Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades

Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el puesto de trabajo del Teletrabajador

5. Reversibilidad del Teletrabajo

Si el empleador o teletrabajador desean dar por terminado la modalidad de teletrabajo, deben comunicar a la otra parte previamente, debiendo el trabajador incorporarse nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual.

El numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, establece: La vinculación a través del teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para el trabajador. Los trabajadores que actualmente realicen su trabajo en las instalaciones del empleador, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral convencional.

La reversibilidad, es una facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador. Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de trabajo, es decir, perder la calidad de teletrabajador y ocupar a su puesto de trabajo en las instalaciones del empleador.

5.1 ¿Cuándo no opera la reversibilidad?

La reversibilidad no opera en el caso de que se contrate por primera vez a un teletrabajador, pues la reversibilidad solo aplica para los teletrabajadores que previamente tienen una relación contractual laboral con el empleador.

No obstante, es importante que las partes establezcan unos mínimos de cuando debe operar esta reversibilidad. Debido a que las empresas en ocasiones cuando implementan programas de teletrabajo, invierten sumas considerables para dotar a un trabajador de las herramientas necesarias, para llevar a cabo el teletrabajo. Y el hecho de volver a la condición inicial hace que se pierda ese esfuerzo que se tomo como tal. De allí que es bueno que las partes fijen mutuamente un tiempo mínimo de retorno del empleado.

Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Teletrabajador

Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador

                                                                               
                                                                              CAPÍTULO SEGUNDO

                                                                 EL TELETRABAJO EN EL SECTOR PÚBLICO

Resumen: El segundo capítulo tiene como objetivo describir el paso a paso jurídico que una entidad del sector público debe tener en cuenta al implementar el teletrabajo. Se expone los principales aspectos a considerar dentro de la organización laboral, las adecuaciones de forma y de fondo que se deben generar para llevar a un feliz término y brindar seguridad jurídica a las partes implicadas.

1. La voluntariedad en el Teletrabajo

Uno de los primeros pasos para implementar el teletrabajo en una entidad pública, es la socialización de esta modalidad laboral a sus trabajadores, de una manera objetiva, exponiendo sus principales características, elementos, ventajas y desventajas.

La Voluntariedad es un elemento indispensable y un principio básico para que el Teletrabajo funcione. El empleador puede proponer esta modalidad al trabajador, y este último puede aceptar o rechazar tal solicitud. El empleado puede proponer esta modalidad al empleador y a su vez, él puede aceptar o no. En ambos casos, no se estará vulnerando ningún derecho, o por lo contrario no se estará incumpliendo ninguna obligación.

Es importante que esta voluntariedad, en el caso del empleado no sea inducida por el empleador. Debe ser un acto libre del empleado el querer optar por el Teletrabajo. Las empresas que tiente un programa de teletrabajo ya constituido, pueden optar por tener un formato de solicitud en la incorporación de esta modalidad laboral, o el empleado puede comunicárselo a su jefe inmediato. Será de acuerdo al protocolo que maneje la organización para esta modalidad.

Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la modalidad de Teletrabajo

 

2. Adopción del Manual de Funciones y Competencias Laborales a la modalidad de Teletrabajo

El artículo 6 del Decreto 884 de 2012, establece que para los servidores públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral.

Al respecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública, es la entidad encargada de dar lineamientos a las entidades públicas, sobre la adecuación del manual de funciones y competencias laborales, así como los requisitos mínimos que las entidades públicas deben tener en cuenta la momento de implementar el Teletrabajo, como forma de organización laboral.

El manual específico de funciones y competencias es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleados que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo1.

A partir de lo anterior, para que un funcionario pueda desempeñarse como Teletrabajador, será necesario que cuente con las competencias laborales del Teletrabajo en el rol genérico. Estas son:

a) Organización del trabajo a distancia

 Establecer el espacio de trabajo y los recursos logísticos.
 Establecer los procedimientos de organización del trabajo.
 Cumplir las normativas de salud y seguridad.

b) Gestión recursos humanos a distancia

 Gestionar a distancia el capital humano.
 Identificar las necesidades de formación y planificar su implementación.
 Llevar a cabo la gestión administrativa de los recursos humanos.

1 Definición del Departamento Administrativo de la Función Pública

c) Dirección a distancia a través de las TIC

 Gestionar las actividades de equipos de teletrabajadores.
 Gestionar proyectos a distancia.
 Liderar equipos.

d) Uso eficiente de las TIC

 Garantizar la seguridad y proteger el espacio de trabajo virtual compartido.
 Ocuparse del mantenimiento y de la actualización del espacio de trabajo virtual.
 Utilizar programas informáticos de comunicación y de ofimática.
 Transferir el conocimiento de TIC.

e) Comunicación eficiente a distancia

 Seleccionar los métodos y herramientas de comunicación adecuados.
 Gestionar la comunicación a distancia.
 Gestionar y comunicar información.
 Trabajar en un entorno multicultural2.

Anexo 8: Instructivo para las entidades públicas que adopten el teletrabajo

2 Fuente: eWorkLearNet

3. Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la entidad

El artículo 8 del Decreto 884 de 2012, establece en el segundo inciso, que el empleador deberá incorporar mediante resolución las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la entidad pública.

Al respecto, uno de los casos de éxito de Teletrabajo en el sector público en el país, se encuentra por parte de la Contraloría General de Antioquia, quien ha establecido unos lineamientos específicos al interior de la entidad para que opere, estos son:

“Los propósitos fundamentales de esta modalidad son: mantener la eficiencia, la oportunidad y la calidad de los productos que a nivel laboral deben desarrollar los funcionarios en el cumplimiento de las funciones propias del cargo que ocupan, en un ambiente de trabajo distinto, que busca un mayor beneficio para ambas partes.

1. Las valoraciones que se realizan a los funcionarios que solicitan ingresar a esta modalidad se relacionan con las siguientes características:
– A nivel laboral, debe:

 Desempeñar funciones susceptibles de ser llevadas a cabo fuera de las instalaciones de la Contraloría General de la República.
 Destreza en el manejo de Tecnologías de Información y Comunicación.
 Capacidad demostrada para trabajar sin supervisión directa e independencia en el desempeño de sus funciones.
 Haber demostrado efectividad en el modelo de gestión orientado al cumplimiento de resultados.
 Haber demostrado, calidad en los productos y servicios a su cargo, según los estándares establecidos.
 Haber superado el período de prueba en el puesto al que se le aplicaría la modalidad de teletrabajo.

– A nivel personal, debe tener las siguientes competencias:

 Compromiso
 Orientación a resultados
 Calidad del trabajo
 Adaptabilidad al cambio
 Perseverancia
 Integridad
 Iniciativa
 Responsabilidad personal
 Modalidades de comunicación
 Autogestión del tiempo

– A nivel de ambiente físico, debe contar con:

 Espacio con condiciones básicas de confidencialidad
 Condiciones básicas de salud y seguridad.

– A nivel tecnológico, debe cumplir con las siguientes condiciones:

 Conexión a Internet por medio de la tecnología ADSL, inalámbrica o cable módem, mínimo 128 Kbps de ancho de banda.
 Servicio telefónico que permita cualquier comunicación requerida con la Institución.
 Dirección de correo electrónico adicional a la dirección electrónica asignada por la institución.
 Facilidad de conexión a Internet.
 Regulador de voltaje que suministre energía a la computadora, preferiblemente.

-A nivel de mobiliario, debe tener como mínimo las siguientes condiciones:

 Mesa o escritorio de trabajo
 Silla apropiada.

Por otro lado, esta entidad deja claro unas reglas básicas bajo las cuales operará el teletrabajo, estas son:

2. “La Contraloría General no asignará impresoras para ubicar en los sitios seleccionados para teletrabajar, debiendo utilizarse tecnología colaborativa para intercambiar documentos y opiniones, e imprimiendo remotamente en las impresoras ubicadas en la Institución.

3. Está prohibida la reproducción de material de trabajo, que implique cargas económicas importantes para la Institución, salvo casos excepcionales, autorizados y justificados por su jefatura inmediata.

4. El funcionario será responsable de los documentos de la Institución que traslade a su casa para su teletrabajo.

5. El funcionario mantiene todas sus condiciones laborales, de acuerdo a lo pactado en su contrato de trabajo y a las reglas de su nombramiento;
esto significa que evidentemente conserva intactos aspectos tales como su salario, la cobertura de la póliza de seguros y demás derechos laborales.

6. La evaluación del desempeño se hará efectiva por los mismos medios que se aplican al resto del personal que ocupa el mismo puesto, lo que significa que está obligado a utilizar el registro diario de labores y trabajos ejecutados en los sistemas de información automatizados que se pondrán a su disposición.

7. Cualquier incumplimiento a las obligaciones y deberes propios del régimen de teletrabajo, faculta a la Unidad de Gestión del Potencial Humano a suspender la autorización concedida.

8. La supervisión directa de los resultados de esta modalidad, queda a cargo de los superiores jerárquicos respectivos en conjunto con la Unidad de Gestión del Potencial Humano, la que realizará una evaluación periódica de los resultados de dicha modalidad3”

En todo caso, es importante que en la resolución que la entidad expida en virtud del programa de teletrabajo que se vaya a implementar, establezca por lo mínimo:

o El objeto y ámbito de aplicación
o Órgano de coordinación y evaluación del programa de teletrabajo
o Órgano que decide quien es teletrabajador.
o Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo
o La modalidad que la entidad implementará
o El procedimiento que debe seguir ante problemas técnicos y procedimentales.
o La seguridad de la información, protección y confidencialidad de los datos,
o El cubrimiento de los gastos por parte del empleador
o Acompañamiento para el trabajador en la formación y capacitación
o Los deberes de las partes y los derechos y obligaciones de las mismas
o Gestión de programas de salud ocupacional, gestión de riesgos laborales en el Teletrabajo
o Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitación
o Condiciones del proceso de autorización

3 Lineamientos específicos, Modalidad de Teletrabajo. División de Gestión de Apoyo. Unidad de Gestión del Potencial Humano. Contraloría General de Antioquia.

o Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al régimen de teletrabajo
o Solicitudes de ingreso al programa
o Criterios de selección, equipo de selección, proceso de selección requisitos técnicos y estructurales,
o Auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, días de descanso legalmente obligatorios

Anexo 9: Modelo de Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la entidad

4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral

Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-.

El artículo 9 del Decreto 884 de 2012, establece que se debe reportar a un Teletrabajador ante la administradora de riesgos laborales. El empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de trabajadores y contratistas la novedad de que el empleado tiene la condición de teletrabajador

Por otro lado, el empleador deberá el empleador entregar una copia del acuerdo de teletrabajo, o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo.

La Administradora de Riesgos Laborales entregará una guía al empleador y al teletrabajador para la prevención y actuación en caso de riesgos laborales en materia de Teletrabajo.

Es importante que el empleador contemple con la Dirección de Salud Ocupacional y Recurso Humano, todo lo relacionado con la seguridad y salud del teletrabajador.

Para mayor información sobre este punto, consulte la Guía Técnica para prevención y actuación en seguridad y salud en situaciones de riesgo en el Teletrabajo

Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades

Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el puesto de trabajo del Teletrabajador

5. Reversibilidad del Teletrabajo

Si el empleador o teletrabajador desean dar por terminado la modalidad de teletrabajo, deben comunicar a la otra parte previamente, debiendo el trabajador incorporarse nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual.

El numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, establece: La vinculación a través del teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para el trabajador. Los trabajadores que actualmente realicen su trabajo en las instalaciones del empleador, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral convencional.

La reversibilidad, es una facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador. Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de trabajo, es decir, perder la calidad de teletrabajador y ocupar a su puesto de trabajo en las instalaciones del empleador.

5.2 ¿Cuándo no opera la reversibilidad?

La reversibilidad no opera en el caso de que se contrate por primera vez a un teletrabajador, pues la reversibilidad solo aplica para los teletrabajadores que previamente tienen una relación contractual laboral con el empleador.

No obstante, es importante que las partes establezcan unos mínimos de cuando debe operar esta reversibilidad. Debido a que las empresas en ocasiones cuando implementan programas de teletrabajo, invierten sumas considerables para dotar a un trabajador de las herramientas necesarias, para llevar a cabo el teletrabajo. Y el hecho de volver a la condición inicial hace que se pierda ese esfuerzo que se tomo como tal. De allí que es bueno que las partes fijen mutuamente un tiempo mínimo de retorno del empleado.

Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Teletrabajador

Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador

                                                                          CAPÍTULO TERCERO

                                             OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LAS PARTES EN EL TELETRABAJO

1. Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA-, así lo establece el artículo 7 del Decreto 884 de 2012.

La afiliación al Sistema de Riesgos Laborales, se realiza tal como lo establece la ley, en caso de que sea un trabajador que pase a tener una condición de Teletrabajador, se hace el reporte en el formato de novedades que ese trabajador ostenta la condición de Teletrabajador.

1. Suministro de Equipos Informáticos.

Los empleadores deberán proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energía, desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus funciones. –Artículo 6, Ley 1221 de 2008-.

No obstante, ¿puede el teletrabajador aportar sus herramientas de trabajo? El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo establece que en el numeral 1. “Son obligaciones del empleador: 1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores”

Las partes pueden pactar que el empleado suministre los elementos de trabajo, en ese caso el empleador debe compensar el costo que le generó esa herramienta al trabajador, o una prima extra en compensación por la utilización de las herramientas tecnológicas para fines laborales. Es indispensable que este pactado por las partes que el empleado será quien aportará estos elementos, o de lo contrario será la empresa quien suministre todas las herramientas necesarias para el trabajo.

El empleador debe tener en cuenta, que una de las desventajas en este tipo de casos, es la gestión de la seguridad de la información corporativa.

2. Costos asociados a los Servicios Públicos

El empleador no puede trasladar los gastos de funcionamiento de la empresa al Teletrabajador. En ese sentido, deberá reconocerle al teletrabajador los costos asociados a los servicios públicos que se vean afectados con ocasión al teletrabajo, así como las conexiones.

3. Jornada Laboral de los Teletrabajadores

El artículo 3 del Decreto 884 de 2012, establece que el contrato o vinculación que se genere a través del teletrabajo, deberá indicar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada laboral.

Lo anterior, para significar, que si bien una de las características del Teletrabajo es que esta basado en la confianza de las partes y en la flexibilidad del horario laboral, este siempre debe darse en el marco de la jornada máxima legal, otro de los motivos se encuentra también, evitar el exceso de carga de trabajo.

4. Riesgos Laborales en el Teletrabajo

El empleador es el responsable de la salud y seguridad del teletrabajador, por lo tanto debe verificar que el sitio establecido de teletrabajo cumpla con las condiciones de seguridad para llevar a cabo el teletrabajo.

Previo a la implementación de la modalidad de teletrabajo en una empresa, el empleador debe consultar con su administradora de riesgos laborales sobre la prevención de riesgos del Teletrabajo.

4.1 Obligaciones por parte del Empleador

 Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el trabajador pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárselo a la

Administradora de Riesgos Laborales.

 Allegar copia del contrato o del acto administrativo a la Administradora de Riesgos Laborales- ARL-
 Asegurar que el teletrabajador realice el Autoreporte de Condiciones de Trabajo, para realizar la identificación de condiciones de trabajo, antes del inicio de la labor contratada.

 El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro destinado al Teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

 Incorporar en el reglamento interno de trabajo o mediante resolución, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada

 Para el Sector Público, el empleador, las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, dándole alcance a dichos centros de trabajo.

 Realizar y firmar acuerdo de teletrabajo o dependiendo del caso, contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo incorporando las condiciones establecidas en el artículo 3 del Decreto 884 de 2012

 Contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando este trabajando
 Establecer las horas del día y los días de la semana en que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la Jornada Laboral

 Implementar los correctivos necesarios con la Asesoría de la Administradora de Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del Teletrabajador.

 Las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST-, definidas en la normatividad vigente4.

 Garantizar la seguridad del teletrabajador conforme a la legislación vigente
 Suministrar a los teletrabajadores equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados en la tarea a realizar, y deberá garantizar que los trabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.

 Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.

 Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a desarrollar el Teletrabajo, cumplan con las condiciones mínimas establecidas por la ley.

 Definir el perfil para el Teletrabajo, es decir establecer un conjunto de características personales y de competencias profesionales que, junto a unas condiciones ambientales adecuadas, va a permitir que el proceso de cambio de actitudes y de hábitos de trabajo se modifique y evolucione, para que el trabajador se adapte con éxito a la nueva modalidad de trabajo5.

 Afiliar al Teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral. Deberá especificar la clase de riesgo y el lugar en el que se presta el servicio. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA-.

 

4.2 Obligaciones por parte del Empleador

 Diligenciar el formato de Autoreporte de Condiciones de Trabajo (anexo) con el fin de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementará los correctivos necesarios, con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados por la Administradora de Riesgos Laborales

 Referente al teletrabajo, las obligaciones del teletrabajador en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), son las definidas por la normatividad vigente6
Procurar el cuidado integral de su salud.

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores
 Participar en la prevención de los riesgos profesionales a través de los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías ocupacionales.

 Reportar el accidente de trabajo, de acuerdo con la legislación vigente.

 Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada, y participar en los programas y actividades de promoción y prevención.

 En general cumplir con todas las obligaciones establecidas en el artículo 22 del Decreto 1295 de 1994

5. Derechos de los Teletrabajadores
 

La igualdad de trato es uno de los principios vitales del Teletrabajo, toda vez que el Teletrabajador tiene los mismos derechos y garantías laborales que un trabajador que se encuentre en las instalaciones del empleado. El Teletrabajo no implica el desmejoramiento de derechos adquiridos, ni mucho menos la desmejora de las condiciones laborales actuales. Esta modalidad debe ser utilizada en la mejora de la vida del trabajador y de la productividad de la empresa, y en ningún momento modifica el contrato de trabajo.

La ley 1221 de 2008, establece que la igualdad de trato entre teletrabajador y trabajador se deberá fomentarse, en particular, respecto de:

– Derecho de constituir o afiliarse a las organizaciones que escojan
– Protección en materia de Seguridad Social
– Remuneración
– Acceso a la formación
– Protección de la maternidad
– Respeto a la intimidad y privacidad del trabajador

Establece otros supuestos de igualdad de trato, como a la protección de la discriminación en el empleo, a la protección por regímenes legales de seguridad social, y la edad mínima de admisión al empleo o al trabajo.

Finalmente, el artículo 4 del Decreto 884 de 2012, establece “El empleador debe promover la igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales, entre teletrabajadores y demás trabajadores de la empresa privada o entidad pública”

6. Registro de Teletrabajadores

Muchos empleadores se preguntan, si deben registrar el acuerdo de teletrabajo, o reportar ante el Ministerio del Trabajo que cuentan con Teletrabajadores. La respuesta es NO.

Si bien, el artículo 7 de la Ley 1221 de 2008, establece que: “Todo empleador que contrate teletrabajadores, debe informar de dicha vinculación a los Inspectores de Trabajo del respectivo municipio y donde no existan estos, al Alcalde Municipal, para lo cual el Ministerio de la Protección deberá reglamentar el formulario para suministrar la información necesaria”. Este requisito, se encuentra cumplido con el reporte que el empleador haga a la administradora de riesgos laborales mediante el formulario de reporte de novedades.

                                                                         CAPÍTULO CUARTO

                                                                                 ANEXOS

El Ministerio del Trabajo pone a disposición de los empleadores, los siguientes modelos de formatos para la debida implementación del Teletrabajo al interior de la entidad. Estos formatos sirven de guía para el desarrollo de los instrumentos jurídicos que cada empresa debe gestionar, para lo cual debe ajustarlo a las necesidades propias.

El Ministerio del Trabajo no tiene ninguna responsabilidad, por algún error u omisión en los modelos de formatos, y solo se entregan con fines pedagógicos.

1. Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la modalidad de Teletrabajo

 
 

2. Anexo 2: Modelo Acuerdo de Teletrabajo

3. Anexo 3: Modelo Capítulo de Teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo.

4. Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades

5. Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el puesto de trabajo del Teletrabajador

6. Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Teletrabajador

____________ (ciudad), ___ (día) del ______ (mes) del________ (año)

Señores:

Equipo coordinador programa teletrabajo

________________________ Nombre de la empresa
Ciudad

Referencia: Solicitud de reversibilidad del programa de teletrabajo

Yo, ___________________________, con identificado con número de cédula _______________, empleado de la empresa ______________________________ solicito voluntariamente la no continuación de participar en el programa de teletrabajo, teniendo como motivación:

________________________________, _______________________________, ______________________________. Y de igual forma pido se me restituyan las condiciones laborales de las cuales gozaba previamente al ingreso al programa tal y como se acordó en la adición al contrato n° ___.

Agradezco la atención prestada y firmo la presente como constancia de la solicitud para que sea tramitada acorde a los tiempos definidos por la empresa para tal fin.

_________________________________
Nombre del teletrabajador
Cargo

7. Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador

parte del Empleador

____________ (ciudad), ___ (día) del ______ (mes) del________ (año)

Señor (a):

Nombre del teletrabajador
Cargo
Nombre de la empresa
Ciudad

Referencia: Solicitud de finalización de participación en el programa de teletrabajo

Por medio de la presente le notificamos, que se ha tomado la decisión de que usted retome el cumplimiento de sus labores de manera presencial, dado que consideramos lo más conveniente para la empresa. Por tal motivo se dará por finalizada su participación en el citado programa a partir de el próximo _________________ (fijar fecha con el periodo de preaviso necesario para que el trabajador se adapte a su nueva situación).

Para poder dar cierre al proceso de su participación, le solicitamos hacer entrega de los equipos, aplicaciones y todos aquellos suministros entregados a usted para el desarrollo de sus labores de manera no presencial y registrar su devolución con el área encargada donde se encuentra el inventario de estos implementos antes de ____________ (fecha de plazo de entrega).Con la entrega de esta notificación la empresa liberada de los compromisos de pago de los costes asumidos con el trabajador con motivo del teletrabajo.

Con la finalización de su participación en el programa de teletrabajo, usted vuelve a gozar de los mismos derechos y obligaciones que los empleados de su misma categoría laboral que llevan a cabo su actividad en las oficinas de la empresa, de los cuales gozaba previo al ingreso al programa.

 

Atentamente,
______________________________________
Firma y nombre del representante del equipo coordinador

Cargo

8. Anexo 8: Instructivo para las entidades públicas que adopten el teletrabajo

Esta información la suministra el Departamento Administrativo de la Función Pública

9. Anexo 9: Modelo de Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la entidad

“Por la cual se define el plan de acción para implementar en el Ministerio de ___________ el Teletrabajo”

EL MINISTRO DE ___________

En ejercicio de las atribuciones legales señaladas en el decreto ___ y

CONSIDERANDO:

Que el propósito de la Ley 1221 de 2008 es promover y regular el teletrabajo como un instrumento de generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de tecnologías de la información y las telecomunicaciones.

Que a efectos de garantizar la igualdad laboral de los teletrabajadores frente a los demas trabajadores del sector público y privado se hizo necesario regular las condiciones laborales especiales que regirán las relaciones entre empleadores y teletrabajadores, como en efecto se hizo en el decreto 0884 del 30 de abril de 2012, por medio del cual se reglamentó la Ley 1221 de 2008, y se dictaron otras disposiciones.

Que se hace necesario implementar el Teletrabajo entre los funcionarios del Ministerio de ________ con fundamento en el decreto 0884 de 2012.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Para definir el plan de acción para implementar en el Ministerio del _________ el teletrabajo, el Despacho del Ministro, de los Viceministros de ___________ e _________, y de la Secretaria General, en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir de la expedición de la presente resolución, remitirán a la Subdirección de Gestión de Talento Humano un listado con los cargos de sus dependencias que en el marco de la relación laboral con el ministerio y de las funciones asignadas puedan utilizar las tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar sus actividades laborales fuera de las sedes del Ministerio de manera parcial, de dos a tres días a la semana (texto resaltado no hace parte del original)

Estos cargos, tendrán inicialmente una vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012, a fin de evaluar el desarrollo de la presente implementación.

 

El listado total contendrá mínimo el ____% del número de profesionales asignados a la planta de personal de estas dependencias.

En esta identificación se deberá promover la inclusión de los funcionarios que sin distinción de cargo o nivel se encuentren en situación de vulnerabilidad, y las funcionarias embarazadas que se encuentren dentro del noveno mes de embarazo y durante la etapa de lactancia

ARTÍCULO TERCERO: Los funcionarios antes indicados y relacionados en el listado enviado por los jefes de las dependencias mencionadas, para la aplicación de la presente resolución deberán expresar su aceptación en la aplicación e implementación del teletrabajo en su relación laboral con el ministerio del Trabajo, y para el efecto suscribirán un Acuerdo con la entidad a efectos de la aplicación de lo establecido en el decreto 0884 del 30 de abril de 2012, especialmente en su artículo 3° en lo relacionado con:

1. Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio

2. Determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.

3. Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y fijar el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo.

4. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador.

ARTÍCULO CUARTO: El Ministerio del Trabajo llevará un registro de los teletrabajadores de su entidad y modificará el manual de funciones y competencias laborales respecto de los cargos identificados en los cuales se implementará el teletrabajo.

ARTÍCULO QUINTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición

PUBLIQUESE, Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes de Julio de 2012

XXXXX

Ministro de ___________

GUIA JURÍDICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL TELETRABAJO 

Tomado de: Mintrabajo.gov.co 

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