A los departamentos financieros y contables nos sucede regularmente que el cierre del año ocurre algunas veces una o dos semanas después del 31 de diciembre, incluso en febrero todavía estamos pensando y haciendo registros del año anterior, corrigiendo todo tipo de transacciones que no se planearon adecuadamente o que por imprevistos no se obtuvo la información oportuna.
Pero igual, el primero de enero es otro año y requiere de algunos asuntos de cambio de calendario que es necesario diseñar los procedimientos adecuados para no obstaculizar las transacciones normales del período siguiente. Cuantas veces recibimos clientes el 2 de enero y no podemos facturar, no hay recibos de caja, no hay comprobantes de contabilidad disponibles y perdemos clientes o hacemos cosas indebidas como registrar ventas en el año anterior sin precauciones por errores en cartera, retenciones a favor, entre otras situaciones irregulares.
Un buen plan de cierre contable y fiscal debe prever como iniciar las actividades la primera semana del 2018. Hay que establecer el “corte de documentos” al cierre y determinar los cambios en los sistemas por el inicio de actividades al año fiscal 2018.
Algunos sistemas operan automático el cambio de fecha, el primero de enero elaboran las facturas, comprobantes, recibos de caja y demás documentos con el año 2018. Si hay facturas pendientes por elaborar con fecha del período anterior, recibos de caja, u otros documentos, al no prever esta situación, habría que violar la seguridad informática y efectuar intromisiones que son fáciles de identificar en una auditoria al sistema, incluso con la fecha exacta del registro en el año posterior. Estas evidencias podrían jugar una mala pasada en algunas investigaciones tributarias.
Los inventarios físicos cuando se realizan con fecha posterior a diciembre 31 igual dejan evidencias de ajustes al físico con fechas del año 2018 en el sistema. Hay que diseñar las metodologías de ajustes y pruebas preliminares en los sistemas y en la documentación para que estos reconocimientos se efectúen en las fechas correspondientes. Las salidas de mercancía y facturas elaboradas después del inventario físico o durante el mismo, tienden a ser un problema de equivocaciones permanentes cuando no se tienen en cuenta los correspondientes movimientos extraordinarios.
Una auditoria sencilla que hacen los funcionarios de fiscalización es revisar los movimientos de ingresos, inventarios, cartera, gastos de las primeras semanas del 2018. Se dejan una cantidad de evidencias que corresponden realmente a transacciones del año anterior es decir 2017. Los soportes de los recibos de reembolsos de cajas menores, el reconocimiento de facturas de proveedores que estaban escondidas o no fueron debidamente tramitadas siempre son un dolor de cabeza.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 26 de Diciembre de 2017
