(Gabriel Vasquez Tristancho) Memorando planeación cierre contable 2018

En la época navideña muchas cosas se complican para los departamentos financieros, especialmente en aquellas compañías que tienen por costumbre permitir vacaciones colectivas de todo su personal. Resulta que los términos no se paralizan, que junto con las festividades hay mil transacciones de todo tipo, incluido el síndrome de final de año y que consiste en que los gerentes o propietarios quieren dejar todo “listo” antes de la partida de diciembre 31 y muchas veces congestionan innecesariamente o con cosas inútiles o con asuntos imposibles de efectuar como por ejemplo sanear cuentas de proveedores de 5 años atrás.

 

Lo primero es sugerir que los departamentos financieros y contables no deberían salir a vacaciones colectivas en diciembre y menos en los primero días de enero por múltiples razones: 1- No hay cierres ni cortes de documentos oportunos, sino hasta cuando regresen de vacaciones colectivas, 2- Al presentar las declaraciones de retención o de IVA del mes de diciembre, por las congestión de documentos en todas las áreas que han estado en vacaciones se quedan sin tramitar y es necesario corregir luego dichas declaraciones con sobrecostos altísimos, 3- Trámites claves como elaborar una factura antes del cierre del sistema en diciembre 31, cobrar un cheque antes del cierre bancario de diciembre, remisiones a clientes con fecha del año siguiente que ya no reciben por tratarse del año anterior, son algunos de los múltiples inconvenientes.

 

Un memorando de planeación de cierre contable y si lo prefieren igualmente fiscal, contiene por cada área las transacciones críticas, la fecha de entrega y el responsable. Se comienza por el área de efectivo, con arqueos de caja al cierre del año, una semana después o una semana antes del cierre puede dar lugar a inconsistencias, incluso fraudes; corte de documentos claves, es decir el último documento utilizado tales como cheque, recibo de caja, egreso, factura, remisiones, guía de transportes, dejando copia de las mismas en lo posible en un papel de trabajo. Con esto se asegura que no hay transacciones posteriores y que su inclusión en el sistema contable requiere autorización que no debe ser ni el tesorero ni el contador sino directamente la gerencia.

 

Fecha de entrega y responsable de conciliaciones bancarias, inventarios físicos, revisión de proveedores, mercancías no entregadas, devoluciones al cierre del año, conciliación con clientes especiales, parafiscales, cumplimiento oportuno de obligaciones tributarias tales como retención en la fuente, IVA, son algunos ejemplos adicionales.

 

También se sugiere una revisión preliminar con los asesores tributarios para alinear la situación fiscal de diciembre 31 de 2018 y los preparativos del control de detalle que es obligatorio este año en curso.

 

Cordialmente,

 

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 10 de Diciembre de 2018

 

 

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