¿Cuál es la adecuada gestión de informes a las entidades de control, así como a la DIAN, para un contador de una empresa que carece de soporte documental contable?

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) 1. ¿Cuál es la adecuada gestión de informes a las entidades de inspección, vigilancia y control, así como a la DIAN, para un contador de una empresa que carece de soporte documental contable?

2. ¿Cómo deberíamos reconocer en la contabilidad de la sociedad a los beneficiarios del área de XXXXXXXXXXXXXXX, que han firmado el contrato titulado: "VINCULACIÓN COMO BENEFICIARIO DE ÁREA EN EL FIDEICOMISO XXXXXXXXXXXXXXX "? Lo anterior considerando que la sociedad es fideicomitente del mencionado fideicomiso.

3. Una vez que contemos con la documentación correspondiente ¿Es posible realizar modificaciones en los estados financieros del 2022, los cuales carecen de los soportes documentales, firmados por el exrepresentante legal y el revisor fiscal? En caso afirmativo: ¿Cómo se registran estas modificaciones? ¿Se les debe dar aviso a las personas involucradas en dicho registro?

4. Teniendo en cuenta el estado contable y financiero actual de la sociedad ¿Qué otra acción considera indispensable que realicemos desde el punto de vista contable?

Esta consulta se hace basándonos en lo siguiente: (…)

El 18 de agosto de 2023, se envió OFICIO 03, dirigido al Señor XXXXXXXXXXXX, ex - representante legal de xxxxxxxxxxx, con la finalidad solicitarle información, específicamente con respecto a las obligaciones contables, jurídica, de seguridad social, cuentas por cobrar, y cualquier otra información de relevancia de la sociedad en intervención.

Se peticionó a las entidades bancarias el pasado 20 de septiembre de 2023 a través de OFICIO 08, para dar aviso de intervención por parte de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX y que nos informara estado de cuenta y existencia de cuentas y saldos a favor de XXXXXXXXXXXXXXX.

Al no obtener información contable por parte del ex - representante legal de la sociedad, se presentó acción de tutela el pasado 21 de septiembre de 2023, obteniendo fallo favorable y es a través de ello que obtuvimos los estados financieros a corte 31 de diciembre de 2022, sin embargo, no obtuvimos los soportes de estos ni el acceso al software contable.” (…)

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

El CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre las gestiones que un contador público debe realizar en relación con la remisión de información a los entes de supervisión, control y vigilancia, así como a la DIAN.

La responsabilidad sobre los estados financieros recae en la administración de la entidad, y estos deben prepararse a partir de los registros contables, siguiendo las directrices del Código de Comercio, específicamente los artículos 48 a 60 y el anexo 6 del Decreto Único Reglamentario – DUR 2420 de 2015.

Respecto a los asientos de contabilidad, el artículo 53 del Código de Comercio establece:

“Artículo 53. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.”

Con relación a los soportes, el artículo 6 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, establece:

“ARTICULO 6º. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”

De otra parte, el artículo 8 de la Ley 43 de 1990 que establece las obligaciones de los contadores públicos en el desempeño de su ejercicio profesional, indica:

“Artículo 8. De las normas que deben observar los Contadores Públicos. Los Contadores Públicos están obligados a: (…)

3. Cumplir las normas legales vigentes, así como las disposiciones emanadas de los organismos de vigilancia y dirección de la profesión.

4. Vigilar que el registro e información contable se fundamente en principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.”

De acuerdo con las disposiciones mencionadas, la ausencia de soportes contables implica que los estados financieros carecen de respaldo adecuado, por lo tanto, al examinarlos, habrá limitaciones en el alcance de la revisión, las cuales el revisor deberá indicar claramente en su opinión profesional.

En lo que se refiere a la preparación y corrección de los estados financieros, el primer paso es determinar el grupo al que pertenece la entidad, siguiendo las directrices del DUR 2420 de 2015. Para ello, se aplicará el marco técnico normativo correspondiente, según los anexos 1, 2 o 3, definidos para los grupos 1, 2 o 3, respectivamente.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.