Nos referimos a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual remite pantallazos de reporte de envío de los estados financieros separados de los años

2020 al 2022, estados financieros consolidados corte 2021 y de documentos adicionales del consolidado de la sociedad Orbe S.A.S. Construcciones y, realiza la siguiente consulta:

(…) “QUIEN FIRMA ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS CUANDO EL TRABAJADOR FUE DESPEDIDO DE LA EMPRESA PARA EL AÑO 2021 Y SE RADICO CON EL NOMBRE CONTADOR VICTOR JULIO CUADRADO QUINTERO TP 112.891T, quien fue despedido de la empresa”

Previo a resolver su solicitud es necesario aclarar que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y en particular, la prevista en el numeral 2 del artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Expuesto lo anterior, este Despacho considera relevante efectuar las siguientes consideraciones previo a resolver la consulta:

La Ley 222 de 1995 en el artículo 35 establece: “ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. La matriz controlante, además de preparar y presentar estados financieros de propósito general individuales, deben preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados, que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente.

Los estados financieros de propósito general consolidados deben ser sometidos a consideración de quien sea competente, para su aprobación o improbación…

Por su parte, el artículo 37 de la misma ley dispone: “ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”

Para efectos de preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados por parte de la matriz o controlante, en cumplimiento del artículo 35 de la Ley 222 de 1995, el preparador de la información financiera deberá ceñirse a lo señalado en el Decreto 2420 de 2015 Anexo 1 o Anexo 2, según corresponda.

Así, el Decreto antes mencionado incorporó para Colombia en el Anexo 1 la  norma internacional de información financiera 10 (NIIF 10) que establece los principios para la preparación y presentación de estados financieros consolidados cuando una entidad controla una o más entidades distintas, norma que deben aplicar las entidades clasificadas en el Grupo 1 y el Anexo 2 que incorporó la norma internacional de información financiera para medianas y pequeñas entidades (NIIF para las Pymes), sección 9, que define las circunstancias en las que una entidad que aplica esta norma presenta estados financieros consolidados y los procedimientos para la preparación de esos estados financieros, norma que deben aplicar las entidades clasificadas en el Grupo 2.

Así las cosas, teniendo en cuenta que el representante legal y el contador público son los responsables de preparar los estados financieros consolidados, es deber de las personas que prepararon la información suscribir dichos estados financieros.

Ahora bien, con relación a las actividades que el contador público haya dejado de realizar, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se ha pronunciado en varios conceptos como en el 2019-1221:

“Por lo anterior, al finalizar el vínculo contractual, se deberá tener en cuenta lo consignado en el contrato y en otras disposiciones legales que regulan las relaciones laborales y el ejercicio profesional, al  respecto el CTCP mediante concepto 2018-0678 manifestó lo siguiente:

Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

     Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable);

     Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros);

     Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales;

     Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad; y

     Las  demás que  considere pertinente el  profesional que  externamente lleva la contabilidad.

Además de lo anterior, y en línea con las normas de control de calidad que deben aplicar todos los Contadores Públicos en Colombia, también es recomendable que para regular las relaciones contractuales entre el Contador y el usuario de sus servicios, al inicio del contrato se considere el registro de los términos del acuerdo en una carta de encargo o en otra forma adecuada de contrato escrito. Este instrumento es de gran utilidad para establecer responsabilidades y obligaciones de las partes que suscriben el contrato, en caso de terminación unilateral del contrato”.

El concepto concluye: “Al finalizar un contrato de prestación de servicios, es deseable que el Contador Público y la administración de una entidad elaboren un acta de entrega en la que se consignen los asuntos pendientes, y que se planifique el tiempo y los recursos necesarios para realizar esta actividad. Si la administración requiere que se completen tareas que han sido iniciadas pero aún no terminadas, deberá tenerse en cuenta que el Contador Público tiene derecho a percibir una retribución económica, de acuerdo con su capacidad científica y técnica, y conforme al acuerdo contractual que ha sido suscrito entre el contador público y el usuario de sus servicios. También se tendrán en cuenta las normas legales que regulan la finalización de un contrato de trabajo.”

En los términos anteriores damos respuesta a su consulta.