Todo empieza con una simple decisión: dejar un par de correos sin leer. Poco a poco se van acumulando. Al principio no importa. Ya habrá un rato para revisarlos y responderlos. Pero al cabo de un par de días esa decisión se convierte en un ‘monstruo’ de tres dígitos que nos acosa en las pantallas de todos nuestros dispositivos. (Lea también: 'Algo tiene que cambiar'. Opinión sobre el manejo de los 'e-mails')

Es entonces cuando la preocupación ataca: “¿Habré dejado de leer un correo urgente?”. “¿Entre los correos que eliminé habría alguno que no debí borrar o responder?”. Y luego, la peor parte: una pesada carga de tareas relacionadas con el correo electrónico que, como el mito de Sísifo, parecen no tener fin, y la sensación de estrés y ansiedad por no poder avanzar en nuestro trabajo al ritmo que quisiéramos por estar revisando y respondiendo correos buena parte del día. En concreto, una tercera parte de la jornada laboral, según la consultora global McKinsey.


La mayoría son de trabajo


En el mundo hay 4.116 millones de cuentas de correo electrónico, y unos 2.504 millones de usuarios, que se envían o reciben 196.300 millones de correos al día. La mayor parte del tráfico de e-mails proviene del mundo empresarial, cuyas cuentas exceden los 108.700 millones de correos diarios, el 55 por ciento, según The Radicati Group, empresa líder en análisis de tráfico de correos.


Y las perspectivas son aún peores: se espera que el número promedio de correos diarios entre trabajadores crezca desde los 121 actuales hasta los 140 en el 2018.


Susana Pabón, responsable de comunicación de Google Colombia, maneja tres cuentas de correo. Al día recibe al menos 100 mensajes, entre solicitudes, alertas, avisos... Y, como para muchos, tener en cero la lista de correos sin leer se le ha convertido en una obsesión.


“Estoy conectada siempre –cuenta Pabón–. No pasan más de cinco minutos sin que lo revise, es una constante. Me da mucho miedo perderme de algún pedido importante y quedar mal, o dejar mal a la compañía. Y por eso uno contesta el correo de inmediato, para demostrar que es un buen trabajador. Pero no es así, y esa idea se ha vuelto un problema. En la compañía recibimos asesoría para limitarlo. Un tip que nos dan es revisar el correo solo tres veces al día: al llegar, al mediodía y una última vez al irse a la casa. Pero yo no lo cumplo, y no quedo tranquila sin revisarlo antes de dormir; y si no estoy haciendo una tarea de mucha concentración, lo dejo abierto”.


El solo hecho de recibir un e-mail genera una interrupción tras la que se tarda un promedio de 64 segundos en volver a concentrarse. Incluso borrarlos quita tiempo: unos 76 segundos para leer y entender cada mensaje, según un estudio que dirigió Thomas Jackson, investigador en la Universidad de Loughborough (Inglaterra).


Esa investigación, realizada en el 2011, estableció que la pérdida de tiempo por leer correos les estaba costando a las compañías más de 15.000 dólares anuales por empleado. Y el profesor Jackson aún mantiene una calculadora del costo que supone para cada empresa (www.profjackson.com/email_cost_calculator.html).


Jackson demostró en su estudio que los trabajadores presentaban más estrés cuando recibían o leían correos que tenían que contestar que cuando realizaban tareas de revisión y recuperación de mensajes pendientes. “Nuestras expectativas como sociedad han cambiado, y creemos que tenemos que recibir una respuesta tan pronto enviamos un mensaje, o viceversa. El correo electrónico tiene más de 43 años de vigencia, pero no de buen uso: copiamos en los correos a gente que no necesita esa información solo por el hecho de cubrirnos las espaldas. Ya no confiamos en el otro y preferimos dejar un registro escrito”, explica Jackson.


Tratando de dar con una solución, Brigid Schulte, bloguera de The Washington Post, encontró personas que optan por ‘llevar su correo hasta la bancarrota’: cuando su bandeja de entrada está a rebosar, borran todo y empiezan de cero. Otros adoptan la respuesta automática como mecanismo de autodefensa, dice, como la profesora de Derecho de la Universidad de Georgetown Rosa Brooks, que a menudo responde con un: “Mi bandeja de entrada se ve como Pompeya posvolcán. Le responderé tan pronto como tenga tiempo para excavar”. Y una amiga suya envía una breve nota cada vez que recibe un correo de más de dos líneas: “Esto suena como a una conversación”. Y no responde hasta que la llamen.


En busca de soluciones


Andrés Barreto, emprendedor colombiano y creador del sitio web Grooveshark, recibe en promedio dos correos que necesitan respuesta cada minuto durante las horas normales de trabajo, y solo cuando duerme deja de revisarlos. Tiene la filosofía de que el protocolo del e-mail está anticuado, y que debería evolucionar al modo de manejar los mensajes de texto o los whatsapp: “más rápidos y precisos, con menos de tres líneas”. Por eso entrena a su equipo para escribir mensajes que quepan en la línea de ‘Asunto’, y “con preguntas que se puedan responder con ‘sí’, ‘no’, una hora o fecha, ‘copio a alguien que puede responder’ o ‘llámame’, en caso de que no se pueda responder con alguna de las primeras.


Por saturación, el correo electrónico hace tiempo que dejó de ser la herramienta más efectiva de comunicación en las empresas, donde muchas veces parece que se usa más como un acta notarial, o incluso a modo de chat, que como un medio para agilizar la comunicación.


Y por eso surgen empresas como Yammer, que ofrece soluciones a más de 200.000 compañías. Utilizar las herramientas tecnológicas de forma inapropiada, dice la gente de Yammer, puede hacer que una persona sea hasta un 23 por ciento menos productiva.


Las empresas han empezado a adoptar la siguiente generación tecnológica: redes sociales corporativas. Tanto así que, según Microsoft, la mitad de las empresas usarán estas redes para mejorar la comunicación interna en el 2016, y el 30 por ciento de ellas se considerarán tan esenciales como el e-mail y los celulares hoy.


A la par con Yammer han surgido otras como Unroll.me, Slack, o Asana, que ofrecen comunicación en tiempo real (por chat o videochat), compartir archivos en la nube, e integrar los dispositivos de los empleados a la red.
El portavoz de Slack, James Sherrett, opina que “el correo electrónico es una metáfora que hemos tomado prestada del mundo analógico, pero le hemos pedido que haga muchos trabajos para los que no es adecuado; ese es el problema”.


Aunque la mayoría, como Christian Lueg, vocero de la multinacional G Data Software, considera que el e-mail no es “una herramienta obsoleta” y que, por tanto, no va a desaparecer.


“Lo que tiene que cambiar es la forma de gestionar el correo –advierte Lueg–. El objetivo es acabar la jornada habiendo realizado las tareas que nos hayamos propuesto ese día. Si nuestro objetivo es tener ‘cero e-mails’, corremos el riesgo de ser muy poco productivos. Es un tema de gestión. Hay que priorizar los correos relevantes. El resto pueden organizarse mediante reglas y filtros, y revisarse después”.


Justin Rosenstein, cofundador de Facebook y creador de Asana, señala: “En nuestra vida personal ya hemos actualizado el uso del e-mail; no lo usamos para enviar un álbum de fotos o para organizar un evento, para eso están las redes sociales. El mundo laboral está empezando a hacer esa transición”.


De esa transición que se inicia dependerá en gran medida la supervivencia del correo electrónico, que de una maravilla de los tiempos modernos pasó a ser una auténtica pesadilla.


Lo que usted puede hacer


1. Utilice la función de correo no deseado.


2. Dese de baja de las listas de correos inútiles para usted.


3. Póngase unos horarios para leer y contestar correo. Así no estará interrumpiendo su trabajo cada vez que le llega un ‘e-mail’. La gente de su entorno pronto se acostumbrará a esto y, cuando lo necesite de forma realmente urgente, sencillamente lo llamará por teléfono. El correo electrónico no es para asuntos urgentes.


4. Suprima las alertas visuales y auditivas, que son las que cortan su ritmo de trabajo y lo desconcentran.


5. Cree una carpeta de correos prioritarios, por asunto o remitente. Allí llegarán automáticamente los ‘e-mails’ más importantes para usted: por ejemplo, los de su jefe. O al revés: una o varias carpetas para los correos no prioritarios. Sistemas como Outlook y Gmail permiten establecer ‘reglas’ y etiquetas para administrar la bandeja de entrada de forma muy eficiente. Puede clasificar sus correos, marcarlos por colores y filtrarlos, y hasta silenciar las notificaciones cuando esté en sus reuniones ‘agendadas’. Tómese el tiempo de personalizar estas opciones.


6. No envíe un correo electrónico a alguien que se encuentre a menos de cinco escritorios de su puesto o a quien pueda llamar por teléfono para resolver el asunto de inmediato: esto le ahorrará entrar en esas prolongadas conversaciones por correo, que tanto tiempo quitan. Así lo recomienda Monica Seeley, experta en manejo de ‘e-mail’ y autora de ‘Brilliant Email’.


7. Laura Stack, de Productivity Pro, propone la regla de las ‘D’: 1. Descartar: eliminar correos inútiles ni bien se reciban. 2. Delegar: decidir rápido si el asunto es o no de su competencia. 3. Hacer (‘do’): no posponga correos que tarde menos de dos minutos en contestar. 4. O posponga con inteligencia (‘date’): cree una carpeta de correos por revisar y/o contestar después y póngase un plazo para ello. 5. Archive en carpetas (‘drawer’) los correos que desea guardar, eso mantendrá aseada su bandeja de entrada.


8. Evite responder ‘gracias’ o ‘recibido’, salvo que sea absolutamente necesario.


9. Algunos celulares y aplicaciones como Boomerang, para Gmail, permiten a los usuarios silenciar los correos entre ciertas horas para que no aparezcan en la bandeja de entrada mientras trabajan. MailBox (para iPhones y iPads) es una aplicación similar que permite gestionar su bandeja de entrada como una lista de tareas. De esta forma, puede posponer un correo poniéndole una fecha de cuándo quiere que le vuelva a aparecer en la bandeja de entrada, o subir y bajar correos hasta ponerlos en orden en función de su prioridad.


10. Sea corto, directo y preciso en sus ‘e-mails’, y no copie a gente innecesariamente. Para Andrés Barreto, emprendedor digital colombiano (Atom House), los mejores son los que comunican el mensaje solo con la línea de asunto. Y Beatriz Vásquez, directora comercial de la firma de ‘coach’ Do It, añade: “Sea claro en lo que espera de la otra persona cuando le envía un correo. Si es solo ‘para su información’, no deje de escribirlo, y así se ahorrará respuestas innecesarias. Recuerde: el ‘e-mail’ no es para conversar”.


11. Centralice todas las cuentas bajo un gestor de correo. Windows Live Mail, Outlook y Gmail, entre otros programas de correos, lo permiten. Así ganará tiempo.


12. Esté pendiente de las novedades. Outlook, por ejemplo, tiene desde el 2010 la función ‘Ignorar’, que le permite no ser molestado con esas cascadas de mensajes en cadena (gente pronunciándose sobre un mismo correo o asunto), tan típicas en las oficinas de hoy. Y el Outlook 2013 sumó la función ‘Clutter’, sistema que ‘aprende’ qué correos no son importantes para usted; por ejemplo, los de promociones, y los mueve a esa carpeta.


La solución de Bessudo


Para Jean Claude Bessudo, director de Aviatur, recibir 300 correos diarios dejó de ser un problema: contrató colaboradores que redactan los correos que les dicta y envían a la basura el 75 por ciento de los que recibe.

tomado de:https://www.eltiempo.com/tecnosfera/novedades-tecnologia/consejos-para-el-uso-del-correo-electronico-en-el-trabajo/14743575