Dentro de las principales novedades que trajo consigo la reforma al Capitulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, se encuentra la introducción del denominado “Régimen de Medidas Mínimas”, cuya principal novedad se fundamenta en establecer un modelo simplificado de SAGRILAFT, el cual demanda de las empresas obligadas la adopción de determinadas actividades y procedimientos en la operación de la empresa para protegerse frente a los riesgos asociados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de armas “LA/FT/FDA”.
Estas medidas giran en torno a la debida diligencia en materia de identificación de las contrapartes (clientes, empleados, contratistas, proveedores, etc.), control de los riesgos asociados, monitoreo frente a operaciones inusuales o sospechosas y capacitación al interior de la empresa. Los representantes legales como encargados y responsables de supervisar el cumplimiento de este Régimen, deberán contar con los registros y documentos soporte que permitan verificar la ejecución e implementación de estas actividades al interior de la empresa.
En cuanto a la identificación de las contrapartes, la entidad exige que las empresas obligadas realicen su mayor esfuerzo para identificarlas utilizando documentos, datos o información confiable de fuentes independientes, debiendo velar de especial manera por esclarecer quienes son los beneficiarios finales de esa relación jurídica. En aquellos eventos en los que no sea posible la identificación del beneficiario final, el representante legal deberá dejar constancia de su decisión de continuar, suspender o terminar la relación jurídica, así como de las medidas que fueron adoptadas para hacer su identificación y sobre las cuales fundamenta su decisión.
En relación con el control de los riesgos asociados, esta obligación supone que la empresa ha realizado con anterioridad un análisis de sus riesgos LA/FT/FDA y de conformidad con los mismos, ha adoptado acciones suficientes y apropiadas en su operación para mitigar el acaecimiento de estos riesgos. Por su parte, el monitoreo de operaciones sospechosas o inusuales, demanda que las empresas obligadas adopten acciones y herramientas que permitan tener una debida diligencia continuada frente a sus riesgos y que puedan identificar cuando hay una operación que salga de los parámetros normales o que sea sospechosa. La capacitación obliga que las empresas instruyan a sus empleados y asociados por lo menos una vez al año sobre los riesgos LA/FT/FDA y cómo prevenirlos.
¿Quiénes están obligados a contar con un Régimen de Medidas Mínimas?
Estarán obligados a su implementación aquellas empresas que cumplan con todos los siguientes requisitos: (i) que pertenezcan a cualquier de los cuatro sectores señalados en la Circular (Agentes inmobiliarios, Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas, Servicios Jurídicos y Servicios Contables); y (ii) que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hayan tenido ingresos totales o superiores a 3.000 SMLMV o activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Finalmente, las empresas obligadas deberán tener en cuenta que el incumplimiento de las disposiciones dará lugar a la apertura de investigaciones administrativas y sanciones consistentes en multas sucesivas o no hasta de 200 SMLMV, sin perjuicio que, de no ser un incumplimiento grave, la entidad en desarrollo de su actividad pedagógica impartirá las ordenes correspondientes para que la empresa pueda subsanar.
