Registro libros de actas. Concepto 84 de 2018

Resumen: El registro de los libros de actas de asambleas y de juntas directivas, ante la Cámara de Comercio, es obligatorio.

Concepto 84 CTCP 31 de Enero de 2018

CONSULTA (TEXTUAL)

“Buen día, quisiéramos(sic) saber si las entidades sin ánimo de lucro deben tener el libro de actas registrado ante el ente de control competente, lo anterior porque en el concepto de orientación profesional No.5 no hablan del mismo.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

Con respecto al tema de la consulta, debe entenderse que las actas y documentos no inscritos no tienen efectos legales frente a terceros, conforme con lo dispuesto en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y las circulares modificatorias 4 y 8 de 2007, para las entidades sin ánimo de lucro, ocasionando las respectivas sanciones por parte de la entidad de control, inspección y vigilancia, que para este caso podría corresponder a las Alcaldías ó Gobernaciones.

Adicionalmente, el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, que modificó el numeral 70 del artículo 28 del Código de Comercio, sobre la inscripción de los libros de contabilidad, establece que el registro ante la Cámara de Comercio es obligatorio para los libros de accionistas/ socios y los libros de actas de asambleas y juntas directivas, para los libros de contabilidad no es necesario el registro.

“Artículo 175. Registro de los Libros de Comercio

El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:

‘7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Así mismo, las normas en materia tributaria también han reglamentado el registro de los libros de comercio, como se enuncia a continuación:

Decreto 4400 de 2004

Artículo 15. Libros de Contabilidad. Todos los contribuyentes sujetos al régimen tributario especial están obligados a llevar libros de contabilidad debidamente registrados de conformidad con las normas legales vigentes, ante la Cámara de Comercio o la Administración de Impuestos con competencia en el domicilio principal de la entidad, o ante cualquier organismo público que tenga facultad para reconocer su personería jurídica.

Decreto 2150 de 2017, modifica el DR 1625 de 2016 DUR Tributario

Artículo 1.2.1.5.4.4 Libros de contabilidad. Los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este Decreto están obligados a llevar los libros contabilidad de conformidad con los marcos técnicos normativos contables y ser registrados cuando hubiere lugar a ello.

Artículo 1.2.1.5.4.5. Libro de actas. El libro de actas de la asamblea generala máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este Decreto constituye prueba idónea de las decisiones adoptadas por la misma.

Este libro deberá registrarse, conforme con las normas vigentes sobre la materia, para que adquiera pleno valor probatorio. Las entidades no obligadas a registrar este libro en la Cámara

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a Formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.

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