Resumen: la asociación lo que hace es financiar a sus asociados, por tanto, cuando el asociado compra y la Asociación paga, se registran cuentas a cobrar al asociado y cuentas a pagar al proveedor de los bienes y servicios.

Concepto 680 CTCP 08 de Agosto de 2018

CONSULTA (TEXTUAL)

Nuestra asociación sin ánimo de lucro tiene por objeto social facilitar y propender por el bienestar y el esparcimiento de sus Asociados, a través de actividades socio-culturales, deportivas, educativas, de fraternización, recreativas, de salud y bienestar, de turismo y cualquier otra actividad análoga o complementaria en beneficio de sus Asociados.

Al respecto tenemos las siguientes preguntas para el Consejo: de acuerdo con el objeto social antes descrito, la asociación ha celebrado convenios escritos y verbales con proveedores externos de productos y servicios dentro de las actividades antes mencionadas de tal forma que nuestros asociados se ponen en contacto con dichos proveedores para obtener de ellos productos y servicios que son pagados por la Asociación. En algunos casos el proveedor externo emite su factura a la Asociación y en otros casos se la emiten directamente al asociado. Las preguntas que les formulamos son las siguientes:

1 . ¿Cómo se deben contabilizar en la Asociación las facturas que se emiten a nombre de los asociados y son pagadas por la Asociación?

2. ¿Es posible contable y legalmente efectuar esos pagos de las facturas que los proveedores le expiden a los asociados y son pagadas por la Asociación?

3. En caso afirmativo ¿la Asociación actúa como un mandatario con o sin representación o como un diputado para el pago o simplemente bajo la figura del pago por otro y así debe contabilizarse los pagos que realice

4. Efectuados los pagos por la Asociación ¿Cómo debe ser al interior de su contabilidad el tratamiento contable y tributario de estos pagos que la Asociación realiza de facturas expedidas a nombre de los asociados y no de la Asociación, de tal forma que estos se adecuen a la técnica contable y no se constituyan en lo que la ley tributaria denomina como distribución indirecta de excedentes?

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

Como el consultante no establece en qué grupo está clasificado para efectos contables, esta consulta se responderá desde la normatividad aplicable al grupo 2.

En el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, que a la fecha está vigente, no se hace una referencia taxativa a que el documento que soporte los costos o gastos de una entidad deba estar a nombre del en económico que realiza la transacción. A continuación se transcribe el artículo 123:

“ARTÍCULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”

1. ¿Cómo se deben contabilizar en la Asociación las facturas que se emiten a nombre de los asociados y son pagadas por la Asociación?

Sin perjuicio de los formalismos establecidos y surtidos con motivo de la contratación, en la que la Asociación es una parte, cada Asociado otra, y los proveedores otra; se debe tener en cuenta, según lo expuesto por el consultante, que la obligación de desempeño de la Asociación consiste en financiar a su asociado para la compra de bienes o servicios; el registro contable inicial sería:

  • * una cuenta por pagar al proveedor de los bienes o servicios;
  • * una cuenta a cobrar al asociado; y,
  • * de existir algún margen o porcentaje de comisión, se reconocerá como ingreso.

2.¿Es posible contable y legalmente efectuar esos pagos de las facturas que los proveedores le expiden a los asociados y son pagadas por la Asociación?

Contablemente si es posible, ver ilustración de la respuesta del punto anterior.

Sugerimos que a la luz del Código de Comercio Colombiano, se cerciore el consultante con respecto a que el procedimiento que se lleva a cabo, en este sentido, es legal y que cumple con los formalismos de rigor.

Desde el punto de vista tributario, recomendamos al consultante formule su consulta a la DIAN

3.En caso afirmativo ¿la Asociación actúa como un mandatario con o sin representación o como un diputado para el pago o simplemente bajo la figura del pago por otro y así debe contabilizarse los pagos que realice?

Solo la entidad y los términos contractuales permitirán identificar si la Asociación actúa como principal o como intermediario. El CTCP no podría pronunciarse sobre los términos de contratación, sin embargo, la contabilización dependerá de los términos del contrato.

Para determinar si la Asociación actúa como mandatario, debe tener en cuenta lo descrito en el artículo 2142 del Código Civil Colombiano, así:

“ARTICULO 2142. DEFINICION DE MANDATO. El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera”

Para determinar si la Asociación actúa como un diputado, debe tener en cuenta lo descrito en el artículo 1639 del Código Civil Colombiano, así:

“Artículo 1639. Persona diputada para cobrar y recibir el pago

Puede ser diputado para el cobro y recibir válidamente el pago, cualquiera persona a quien el acreedor cometa el encargo, aunque al tiempo de conferírsele no tenga la administración de sus bienes ni sea capaz de tenerla”

Para dar mayor aclaración sobre el asunto, respecto de si la Asociación actúa como principal o agente, se transcribe la nota al párrafo 23.4 del material de formación del IASB para PYMES de la Sección 23.

“En una relación de agencia, las entradas brutas de beneficios económicos incluyen los importes recibidos por cuenta del principal. Sin embargo, sólo la parte de la entrada bruta que representa la comisión para el agente se incluye en los ingresos de actividades ordinarias del agente. Determinar si una entidad actúa como principal o como agente depende de distintos hechos y circunstancias y requiere de Vicio profesional. Una entidad actúa como principal cuando está expuesta a los riesgos y ventajas significativos asociados con la venta de bienes o la prestación de servicios.

Entre las características que, solas o combinadas, indican que una entidad actúa como principal encontramos:

  • (a) la entidad tiene la obligación fundamental de proporcionar bienes o servicios al cliente, o de cumplir con el pedido; por ejemplo haciéndose responsable de la aceptabilidad de los productos o servicios solicitados o comprados por el cliente.
  • (b) La entidad asume el riesgo de inventario antes o después del pedido del cliente, tanto en el envío como en caso de devolución.
  • (c) La entidad puede, a discreción, establecer los precios, tanto de manera directa como indirecta, por ejemplo, brindando bienes o servicios adicionales”. (Énfasis propio)

4.Efectuados los pagos por la Asociación ¿Cómo debe ser al interior de su contabilidad el tratamiento contable y tributario de estos pagos que la Asociación realiza de facturas expedidas a nombre de los asociados y no de la Asociación, de tal forma que estos se adecuen a la técnica contable y no se constituyan en lo que la ley tributaria denomina como distribución indirecta de excedentes?

Desde el punto de vista contable, ver respuestas a las preguntas 1 y 3.

Desde el punto de vista tributario, recomendamos al consultante formule su consulta a la DIAN

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.