Software aplicativos de facturación deben estar autorizados por la DIAN mediante Resolución.
indica usted que solicitó información acerca de qué autorizaciones por parte de la DIAN debía tener un fabricante de software de facturación tipo P.O.S para realizar su comercialización. Así mismo manifiesta, que de acuerdo con el concepto que recibió a vuelta de correo, debe estar, autorizado mediante resolución de la DIAN, en virtud de lo cual requiere saber si esa normatividad está vigente y, en caso afirmativo, cuál es el procedimiento a seguir para solicitar la resolución de autorización para comerciar el software.
Se observa en primer lugar, que el Concepto 051930 de 1998, remitido para su información, en el problema jurídico No. 1, sobre el cual se llamó su atención, para efectos de la pregunta formulada, plantea como problema jurídico, si: “Los usuarios de máquinas registradoras que utilizan el sistema de punto de venta P. O. S, deben pedir autorización de rango de numeración de los tiquetes expedidos?”
No obstante, ser ese el problema jurídico objeto de análisis, en el inciso final de la respuesta al mismo, se indica lo siguiente:
“Sin embargo de conformidad con la Resolución No. 3316 de 1997, artículo 3, a partir del 1 de agosto de 1998, quienes facturen con el sistema P.O.S deben hacerlo a través del software aplicativo de facturación autorizado por la DIAN mediante Resolución.”
Al respecto, es necesario realizar las siguientes precisiones:
El Estatuto Tributario en el artículo 615, establece que todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
El inciso segundo delartículo 616 -1 ibídem, señala que:
“Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional.”
En desarrollo de esta disposición, el Decreto 1165 de 1996 en el artículo 5, reglamenta los documentos equivalentes a la factura de venta y, entre ellos, en el numeral 1 señala los tiquetes de máquina registradora, para indicar luego en el artículo 6, los requisitos que deben llenar los documentos equivalentes, especificando en el literal a) aquellos que deben cumplir los expedidos a través de máquinas registradoras con sistema P.O.S.
De otra parte, a través de la Resolución 3878 de 1996, modificada por la Resolución 5709 del mismo año, se adopta la numeración autorizada por la DIAN para la facturación, como sistema técnico de control de la actividad productora de renta. Indicando además que: “Para ejercer dicho control, también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generados por la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en esta resolución.”
El artículo 7 de la Resolución 3878 se refiere a los tipos de máquina registradora así:
“ARTICULO 7.- Tipos de máquinas registradoras,
Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las máquinas registradoras:
- 1. El denominado punto de venta (P.O.S)
- 2. Por artículo con departamentos (P.L. U)
- 3. Por departamentos.
1. Máquina registradora con sistema P.O.S.
El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que interactúa perrñitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.
Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, para la entrega de tiquetes los cuales llenan los requisitos del articulo 6 del Decreto 1165 de 1996 no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan, deben conservar la tirilla.”
El artículo 8 de esta resolución precisa los controles a las ventas a través de máquinas registradoras P.O.S y factura por computador, agrupándolos en controles técnicos y fiscales, precisando en forma detallada a los usuarios de estas formas de facturación aquellos aspectos que deben cumplir en la expedición de la factura o documento equivalente y son objeto de control por la DIAN.
En el artículo 10 de la Resolución 3878, se advierte que la no adopción o el incumplimiento del sistema técnico de control conllevan la aplicación de la sanción prevista en el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.
Ahora bien, el inciso segundo del artículo 2 de esta misma resolución disponía que:
“Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar autorización de software…”
Posteriormente, a través del artículo 6 de la Resolución 5709 de 1996, se estableció que quienes utilicen sistema de facturación por computador, debían solicitar la autorización del software a partir del 1 de julio de 1997.
Luego, la Resolución 3316 de junio 1997, en el artículo 3, estableció que: “Las personas obligadas a expedir factura o documento equivalente, que utilicen el sistema de facturación por computador, o la expedición de tiquetes de venta mediante sistemas P. O.S. a partir del 1 de agosto de 1998, deberán hacerlo utilizando Software Aplicativo de Facturación (SAF), debidamente autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución.” (Subrayado fuera de texto)
La Resolución 2002 de octubre 1997, definió además el software aplicativo de facturación autorizado, indicando que debe ser utilizado en la emisión de facturas de venta por computador o la generación de tiquetes de venta en los Sistemas de Punto de Venta (P.O.S).
Es decir, que estas dos resoluciones indican claramente que el software aplicativo de facturación autorizado aplica a la factura por computador y a los tiquetes expedidos mediante máquinas registradoras P.O.S, fijando una fecha para el inicio de esta obligación.
No obstante, con la expedición de la Resolución 8998 de diciembre 1998, la utilización del software aplicativo de facturación aprobado por la DIAN, dejó de ser obligatorio y pasó a ser optativo. En efecto, esta resolución en el artículo 1, señala:
“Utilización optativa del Sistema Aplicativo de Facturación.
Las personas que utilicen el mecanismo de facturación por computador o máquina registradora P.O.S., tendrán las siguientes opciones, a partir del 1 de enero de 1999:
a) Continuar aplicando los mecanismos de facturación por computador o máquina registradora P.O.S, que venían utilizando, sin que requieran para ello de autorización del software por parte de la DIAN.
b) Utilizar el Software Aplicativo de Facturación debidamente aprobado por la DIAN.”
Precisamente, entre otros, en conceptos como los Nos. 065053 de 1999 y 045948 de 2000, la DIAN manifestó que:
“La emisión de facturas de venta por computador y la emisión de tiquetes de ventas por P.O.S, constituyen documentos que soportan los hechos económicos de los contribuyentes. Al respecto, la Resolución 3878 de 1996 dispuso que quienes utilizarán los mencionados sistemas de facturación deberían solicitar autorización del Software Aplicativo de Facturación.
Posteriormente, con la expedición de la Resolución 8998 de 1998, la utilización del software aplicativo de facturación debidamente aprobado por la DIAN, dejó de ser obligatorio y paso a ser optativo por parte de quienes utilicen facturación por computador o expidan tiquetes de venta mediante el sistema P.O.S.
No obstante la no obligatoriedad de la autorización, el software deberá cumplir las especificaciones técnicas señaladas en las Resoluciones 3316 v 2002 de 1997 expedidas por fa DIAN.” (Subrayado fuera de texto)
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En efecto, las resoluciones 3316 de 1997 y 2002 del mismo año, definen como software aplicativo de facturación “…todo tipo de software o programa de computador en el cual, el usuario, identifica el código del producto y la cantidad vendida, como información fundamental para que mediante la asociación o relación con los datos previamente almacenados en el sistema de facturación, el software aplicativo, genere los requisitos obligatorios de la factura o documento equivalente, algunos de los cuales pueden estar preimpresos, dado que son constantes para un conjunto de transacciones .”
A su vez, la Resolución 2002 define el software aplicativo de facturación autorizado, bien sea, el autorizado automáticamente o por el procedimiento de evaluación técnica, como ” …aquel que ha cumplido los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y ha sido autorizado mediante resolución por la Unidad competente a solicitud del fabricante, comercializador o distribuidor autorizado del mismo, para ser utilizado en la emisión de facturas de venta por computador o la generación de tiquetes de venta en los Sistemas de Puntos de Venta (P.O.S).”
Así mismo, la Resolución 2002 de 1997, en el artículo 5, establece los requerimientos que debe reunir el software aplicativo de facturación y, en el artículo 8 señala el contenido del archivo cinta testigo magnético (equivalente a la tirilla física – cinta de auditoría) que contiene la información necesaria para recuperar o generar nuevamente el documento equivalente, la factura de venta y comprobante de informe diario; y en el artículo 11, esta resolución establece todo lo concerniente a la “Autorización”, clasificándola en “Automática” y por “Evaluación técnica”, aspectos que puede consultar en los documentos que se anexan.
En este contexto, como lo indican los conceptos 065053 de 1999 y 045948 de 2000, en todo caso, el software de facturación debe cumplir con lo dispuesto en las Resoluciones 3316 y 2002 de 1997, independientemente que los productores, distribuidores y comercializadores del mismo, opten por la autorización, como quiera que a través de las mismas se define, en general, el software aplicativo de facturación y, en particular, en la última se precisan los requerimientos y especificaciones que éste debe contemplar para efectos de la expedición de la factura por computador y/o tiquetes de máquinas registradora P.O.S, de modo que se contemplen los requisitos de contenido así como las condiciones técnicas y fiscales que permitan dar cumplimiento por parte de los usuarios al sistema técnico de control establecido por la DIAN para las ventas registradas a través de estos sistemas de facturación, acorde con el Decreto 1165 de 1996 y la Resolución 3878 del mismo.
Finalmente, se observa que el concepto 101018 de 2008, que se remitió en anterior oportunidad, incluye algunos aspectos relacionados con la factura por computador y la factura electrónica, aspectos sobre los cuales no se profundiza, toda vez que su inquietud está relacionada con los tiquetes de máquina registradora P.O.S.
En los anteriores términos se absuelve su inquietud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en este ámbito pueden consultarse en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: www.dian.gov.co, siguiendo los íconos: “Normatividad”- “técnica” y seleccionando “Doctrina” y Dirección de gestión jurídica”.
