De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 0006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarlas de carácter nacional, aduaneras y cambiarlas en lo de competencia de esta entidad.

En particular se solicita se precise como se debe hacer el cálculo de la deducción de los aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social de acuerdo con el artículo 1° del Decreto 3655 de 2009 y el artículo 2° del Decreto 1070 de 2013, en los eventos en que no se ha cumplido un año de labores o 360 días.

De acuerdo con el contexto de su pregunta y de acuerdo con las funciones de esta dependencia debe señalarse que se atiende la inquietud en lo relacionado con la depuración de la base de cálculo de la retención en la fuente para el caso de un periodo inferior a un año.

Así las cosas se encuentran dos escenarios; el primero corresponde a tiempos de días y el segundo de meses. En los dos casos, debe tenerse en cuenta los dos procedimientos dispuestos en los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario.

Si corresponde a retenciones por pagos inferiores a 30 días; es decir, inferiores a un mes se debe aplicar lo señalado en el artículo 685 literales a) y b). El procedimiento No. 2 con promedios no aplicaría para estos casos cuando se trata de trabajadores nuevos que lleven menos de un mes de acuerdo con el inciso final del artículo 386 ibídem.

El procedimiento No. 2 aplica por regla general a periodos superiores a un mes y los promedios solo son procedentes luego del cálculo de los porcentajes fijos de retención en los meses de junio y diciembre de cada año.

Cabe destacar que una vez escogido el Procedimiento este se debe mantener durante toda la  vigencia fiscal, y no es aceptable el cambio de procedimiento durante el año gravable para efectos de renta.

Igualmente debe tenerse en cuenta que el cálculo de la retención es mensual, de tal forma que una vez se encuentre vencido o culminado un mes entero; no resulta relevante la contabilización de los días contenidos en dicho mes; en consecuencia, transcurridos meses completos, dichos lapsos de tiempo se deben tener como tales para efectos de cualquier operación a que hacen referencia las normas citadas.

Deviene de lo explicado que solo queda por resolver lo relacionado con días; si se trata de algunos días dentro de un mes, lo correcto es convertir los días a meses, lo cual se hace COr3 una regla de tres; es decir, si 30 días corresponde a un mes, X días corresponden a un unidades y fracciones de mes, dependiendo de las cantidades a convertir.

Esta operación sólo aplica si necesitamos establecer el promedio de pagos a Seguridad Social durante determinado tiempo en que se encuentren meses cumplidos y días, con el fin de obtener una cifra promedio mensual para la deducción de aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en Salud, como la que se menciona en el artículo 1° del Decreto 3655 de 2009.

Si se trata de determinar mensualmente con el procedimiento No. 1 se debe considerar para los efectos de las deducciones de la base gravable lo realmente pagado en el mes correspondiente, para proceder a disminuir estos conceptos de la base de retención, la cual está constituida por los ingresos obtenidos en el mes objeto de análisis.

Atendiendo el ejemplo propuesto por la consultante tenemos:

“El empleado ingresa a trabajar el 25 de octubre de 2012, es decir, que al 31 de diciembre de 2012, llevaba trabajando 66 días sobre una base 360 días 81 año_ Para obtener el valor a deducir mensualmente tendríamos que ¿dividir por 3 meses (meses enteros) o debernos dividir por 2,2 meses (meses fraccionados) .

De lo anterior se observa que el pago correspondiente al mes de octubre y siguientes puede aplicar tanto el procedimiento No. 1. Como el procedimiento No. 2., el cual una vez seleccionado debe mantenerse hasta el 31 de diciembre.

Si aplica el procedimiento No. 1. No es necesario sacar promedios para efectos de determinar la deducción de los aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social, pues, se deduce de la base de retención el pago efectivo de los conceptos mencionados durante el respectivo mes de acuerdo con el artículo 387 del Estatuto Tributario y bajo el supuesto que los mismos son proporcionales al tiempo trabajado.

En el caso del procedimiento No. 2. Se debe dar aplicación a lo señalado en los incisos 2 y 5 del artículo 386 que disponen:

ARTICULO 336. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Cuando se trate de los pagos o abonos gravable <sic> distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos o abonos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas:

Los retenedores calcularán en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención duo deberá aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquél en el cual se haya efectuado el cálculo.

Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo el porcentaje de retención será el que figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda la totalidad de los pagos G-abee-06 gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. (Subrayados fuera de texto)

Con sustento en lo dispuesto en las citadas normas la determinación del porcentaje fijo de retención resulta procedente para efectos del procedimiento No. 2, con las limitaciones señaladas previamente. Es así que se determinan promedios únicamente en los meses de junio y diciembre de cada año para determinar el porcentaje fijo de retención y aplicable a los. seis meses siguientes.

Si no han llegado dichas fechas por tratarse de un trabajador nuevo el porcentaje de retención corresponde con los ingresos mensuales y la depuración respectiva mensual, hasta tanto no se efectúe el primer cálculo, aun cuando se haya escogido el procedimiento No. 2., esta regla es similar al procedimiento No. 1.

Esta regla aplica para el caso propuesto por la consultante.

Si se encuentra en el mes de diciembre, mes en que se puede realizar el cálculo del porcentaje fijo de retención y el trabajador lleva laborando menos de 12 meses al servicio del empleador, el porcentaje fijo de retención será el que figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda de acuerdo con el promedio de pagos realizados mensualmente; es decir, se deben dividir los ingresos totales durante el tiempo laborado en meses.

En caso de no existir meses completos, es decir, cantidades de meses y días, se deben convertir a meses y fracción de meses, habida cuenta, que es la forma matemática de determinar el promedio, llevando las cifras a mismos valores, para poder operarlos.

Para el ejemplo antes citado, las deducciones de los aportes obligatorios a fa Seguridad Social para la disminución de la base de retención en la fuente a título de impuesto de renta, también deben ser promediadas de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1070 de 2013, llevando a valores de meses; es decir, si se trata de 66 días, estos corresponden a 2,2 meses.

Esto es resultado de aplicar la regla de tres simple así:

Día                mes

30                  1

66                  X

Realizando la operación, X- 66 dividido en 30; por tanto, X=2,2. Correspondiente a 2,2 meses. En otras palabras 66 días equivalen a 2,2 meses para los efectos estudiados.

En los anteriores términos se absuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestras bases de datos jurídicas ingresando a la página electrónica de la DIAN: https://www.dian.gov.co siguiendo el ícono de “Normatividad” – ” técnica”, y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

OSCAR FERRER MARIN

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (A)

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