(Comercial) Concepto 220-97619. Plazo correcto para la elaboración de actas de reuniones no presenciales.

Concepto 220-97619 Supersociedades 2 de Junio de 2016.

El plazo para la elaboración de actas de las reuniones no presenciales es diferente al término para recibir los votos en el otro mecanismo.

Me refiero al escrito radicado en esta Entidad con el número 2016-01-215284, por medio del cual consulta sobre la debida interpretación de los artículos 19 y 21 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al plazo que se debe tener en cuenta para la elaboración de las acta correspondientes, considerando que el artículo 21 hace referencia a treinta (30) días y el parágrafo del mismo hace relación a un mes.

Así mismo consulta cuál es la sanción prevista por no elaborarlas dentro del plazo legal.

Sobre el particular es pertinente hacer claridad en cuanto a que el plazo otorgado en el primer inciso del artículo 21 mencionado, es para elaborar las actas a las que haya lugar según los supuestos a que se refieren los artículos 19 y 20 ibidem y asentarlas en el libro respectivo. Como quiera que este plazo está dado en días, se debe aplicar la regla contenida en el artículo 829 del Código de Comercio, parágrafo primero, en el que se indica que los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles; además, la regla del numeral 2º que indica que cuando los plazos sean de días, se excluirá aquel en el que se haya celebrado el negocio jurídico.

Cosa distinta es el término de un mes al que se refiere el parágrafo del artículo 21, puesto que ese lapso de tiempo hace relación a la sanción de ineficacia de las decisiones adoptadas en uso del mecanismo contemplado en el artículo 20, cuando las comunicaciones a través de las cuales los accionistas o socios, o los miembros de la junta directiva, en su caso, expresan el sentido de su voto, no se reciban, como lo exige el artículo 20, en el término máximo de un mes contado a partir de la primera comunicación recibida.

Para este efecto es preciso, igualmente, tomar en consideración que, de acuerdo con la norma antes invocada, cuando el plazo sea de meses o años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año. Por lo expuesto, es claro que no hay contradicción alguna en las normas mencionadas.

Por último, las normas en cuestión no previeron sanción por no elaborar las actas correspondientes a los mecanismos para adopción de decisiones de que tratan los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995; de ahí que si no se elaboran y asientan en el plazo indicado, el representante legal de la sociedad, como persona responsable de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, conforme lo dispone el artículo 23 de la citada ley, está abocado a las sanciones por incumplir los deberes propios de los administradores.

En los anteriores términos ha sido atendida su solicitud, con el alcance señalado por el artículo 28 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.

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