El representante legal de la sucursal de una sociedad extranjera debe tener un suplente. Oficio 220-012271 de 2020

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante el cual formula las siguientes preguntas:

¿Para el establecimiento de una sucursal de sociedad extranjera en Colombia, es obligatorio en todos los casos que se realice la designación de un representante legal suplente junto al principal, para el correcto establecimiento de la sucursal?

¿Y en caso de que falte el representante legal principal y el suplente tome su lugar, es necesario designar un nuevo suplente? Y por último, en caso de que no se lleve a cabo la designación de un representante suplente cual sería la consecuencia jurídica o legal de esta omisión?

De manera preliminar es necesario precisar que en virtud de lo dispuesto por el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, el derecho de petición en la modalidad de consulta tiene por objeto conocer un concepto u opinión de la Superintendencia sobre las materias a su cargo. Por tal razón, no está dirigido a resolver situaciones concretas, menos aún a asesorar a los peticionarios en la solución de diferencias relativas a la ejecución de actos o decisiones de los órganos sociales en los que tengan interés como socios, administradores o asesores legales, ni en la interpretación de contratos, pues en esta instancia sus respuestas, se repite, son generales y abstractas, motivo por el cual no tienen carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.

Para atender la inquietud propuesta es preciso tener en cuenta que las sucursales de sociedades extranjeras, fueron reguladas en los artículos 469 y siguientes del Código de Comercio, en los que se establece la obligación por parte de la
sociedad extranjera que proyecte realizar actividades permanentes en el país, de protocolizar en una notaría del lugar del domicilio en el país, copia del documento de fundación, de sus estatutos y de la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes, lo anterior en los términos del artículo 471 del Código de Comercio.

Por su parte, el artículo 472, dispone lo siguiente:

“La resolución o acto en que la sociedad acuerda conforme a la ley de su domicilio principal establecer negocios permanentes en Colombia, expresará:

1) Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social;

2) El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere;

3) El lugar escogido como domicilio;

4) El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos;

5) La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales, y

6) La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia.” (La negrilla no es del texto).

Por su parte el artículo 497 del Código de Comercio establece: “APLICACIÓN DE OTRAS DISPOSICIONES. Las disposiciones de este Título regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. En lo no previsto se aplicarán las reglas de las sociedades colombianas. Así mismo estarán sujetas a él todas las sociedades extranjeras, salvo en cuanto estuvieren sometidas a normas especiales.” (Negrilla fuera del texto).

De los preceptos transcritos se desprende que, es obligación designar un mandatario general con por lo menos un suplente, con la finalidad que el suplente pueda reemplazar al principal en sus faltas temporales o absolutas con todas las calidades y condiciones que el principal ostenta; y a su vez, con el propósito de evitar actuaciones simultáneas, en orden a impedir la dilución de responsabilidades por la dificultad de establecer si la misma recae en el principal o el suplente. En ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempeñar el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel.

Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones correspondientes.

En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo  establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que él titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador en los términos del artículo 844 del Código de Comercio1 (Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995-Superintendencia de Sociedades, páginas 375 y 376).

En consecuencia, frente a la ausencia definitiva del representante legal principal, el órgano competente de la casa matriz, debe decidir si designa como principal a quien se encuentra actuando como suplente, o designa un representante legal principal y mantiene la suplencia en cabeza de quien la venía desempeñando. La consecuencia jurídica, de no proveer el cargo, es la de que en últimas la sociedad quede sin representación legal, lo que equivale a decir que la representación legal
quede acéfala.

En los anteriores términos se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como, tal como se expuso, los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia, entre otros documentos de consulta.

 

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