—La eliminación de la inscripción no implica que haya desaparecido la obligación de llevar libros, en la medida en que el deber de llevar contabilidad de los negocios permanece inalterada.
— Los libros de contabilidad y de junta directiva pueden ser llevados en archivos electrónicos;
El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos, explicó la Superintendencia de Sociedades en reciente circular externa.
En la circular externa se explica que esta afirmación se deriva de las siguientes consideraciones:
1. El artículo 173 del decreto, adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio, donde consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante.
El primer inciso se mantuvo sin modificación desde su original, consagrado en el Decreto 410 de 1971, el cual señala: “Los libros podrán ser de hojas removibles o
formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno”. Como es evidente esa reglamentación aludía a los decretos que fue necesario expedir para efectos de instrumentalizar la norma del Código de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentación para que los libros dejen de estar inscritos en el registro mercantil.
Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conservan la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonía con lo dispuesto en el artículo 175 del decreto que nos ocupa.
2. El artículo 175 ibídem, modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio así:
“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:
7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”
Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó anteriormente.
En la circular externa, también se explica que los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a los principios y normas generalmente aceptados en Colombia.
Para tal efecto, se tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información.
Corresponderá a los administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la información financiera.
Descargar Circular en PDF