Es importante tener en cuenta:

  1. El ICBF inicia el proceso de fiscalización, solicitando al aportante (El cual se presume es deudor de aportes) las pruebas necesarias y la presentación personal ante esta entidad con las pruebas o documentos que soporten el pago de dicho aporte.

Si el aportante resuelve no asistir a dicha citación se realiza verificación por los funcionarios designados para efectuar la inspección correspondiente.

  1. Para las obligaciones parafiscales (ICBF), Aplica la Prescripción de la acción de cobro e igual que las deudas por obligaciones tributarias prescriben a los 5 años, (Resolución 0384 de 2008, ICBF).
  1. La prescripción de la acción de cobro se interrumpe por:
  1. La notificación del mandamiento de pago.
  1. La suscripción de acuerdo de pago.
  1. Admisión de la solicitud de proceso de reorganización, reestructuración liquidación judicial.
  1. Por la declaratoria oficial de la liquidación forzosa administrativa.

El ICBF puede exigir en una visita de fiscalización:

  1. Certificado de existencia y representación legal actualizado y expedido por la autoridad o instancia competente. En el caso de las personas naturales, copia de la cédula de ciudadanía o extranjería.
  1. Registro Único Tributario – RUT y fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa.
  1. Balance General y Estado de Resultados con auxiliares a 6 dígitos, con corte a 31 de diciembre de las vigencias fiscales por verificar, firmados por el Revisor Fiscal y Contador Público.
  1. Copia de las Declaraciones de Renta de las vigencias por verificar, con los respectivos anexos de las deducciones solicitadas.
  1. Planillas mensuales de autoliquidación de aportes a la seguridad social – PILA.
  1. Copias de las nóminas.
  1. Recibos de consignación de aportes parafiscales o comprobantes de pago electrónico.
  1. Certificación del Contador o Revisor Fiscal sobre las vacaciones pagadas al 100% por los empleados por cada vigencia y fotocopia de la Tarjeta Profesional con certificación de antecedentes disciplinarios de quien expide dicha certificación.
  1. Copia de los contratos de trabajo, pactos o convenciones colectivas, según sea el caso.

Respecto de las entidades del sector público, no es procedente solicitar los documentos citados en el numeral 1 y será optativo el requerimiento de los documentos del numeral 3, pero se les debe solicitar, adicionalmente a los anteriores documentos, los siguientes:

1. Resolución de nombramiento y Acta de posesión del Representante Legal.

2. Ejecución presupuestal de gastos de cada vigencia fiscal, al nivel más detallado de ejecución.

  1. Otros documentos que permitan inferir que existen pagos salariales. (Resolucion 1530 de 2011 ICBF)