Es importante tener en cuenta:
- El ICBF inicia el proceso de fiscalización, solicitando al aportante (El cual se presume es deudor de aportes) las pruebas necesarias y la presentación personal ante esta entidad con las pruebas o documentos que soporten el pago de dicho aporte.
Si el aportante resuelve no asistir a dicha citación se realiza verificación por los funcionarios designados para efectuar la inspección correspondiente.
- Para las obligaciones parafiscales (ICBF), Aplica la Prescripción de la acción de cobro e igual que las deudas por obligaciones tributarias prescriben a los 5 años, (Resolución 0384 de 2008, ICBF).
- La prescripción de la acción de cobro se interrumpe por:
- La notificación del mandamiento de pago.
- La suscripción de acuerdo de pago.
- Admisión de la solicitud de proceso de reorganización, reestructuración liquidación judicial.
- Por la declaratoria oficial de la liquidación forzosa administrativa.
El ICBF puede exigir en una visita de fiscalización:
- Certificado de existencia y representación legal actualizado y expedido por la autoridad o instancia competente. En el caso de las personas naturales, copia de la cédula de ciudadanía o extranjería.
- Registro Único Tributario – RUT y fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa.
- Balance General y Estado de Resultados con auxiliares a 6 dígitos, con corte a 31 de diciembre de las vigencias fiscales por verificar, firmados por el Revisor Fiscal y Contador Público.
- Copia de las Declaraciones de Renta de las vigencias por verificar, con los respectivos anexos de las deducciones solicitadas.
- Planillas mensuales de autoliquidación de aportes a la seguridad social – PILA.
- Copias de las nóminas.
- Recibos de consignación de aportes parafiscales o comprobantes de pago electrónico.
- Certificación del Contador o Revisor Fiscal sobre las vacaciones pagadas al 100% por los empleados por cada vigencia y fotocopia de la Tarjeta Profesional con certificación de antecedentes disciplinarios de quien expide dicha certificación.
- Copia de los contratos de trabajo, pactos o convenciones colectivas, según sea el caso.
Respecto de las entidades del sector público, no es procedente solicitar los documentos citados en el numeral 1 y será optativo el requerimiento de los documentos del numeral 3, pero se les debe solicitar, adicionalmente a los anteriores documentos, los siguientes:
1. Resolución de nombramiento y Acta de posesión del Representante Legal.
2. Ejecución presupuestal de gastos de cada vigencia fiscal, al nivel más detallado de ejecución.
- Otros documentos que permitan inferir que existen pagos salariales. (Resolucion 1530 de 2011 ICBF)