Extracto:  En cuanto a  la impresión en papel que se haga de  las declaraciones electrónicas, el acto reglamentario señala que tendrá valor probatorio únicamente si cumple los requisitos legales, esto es, i) que haya sido impreso exclusivamente con los mecanismos establecidos en el sistema de declaración y pago electrónico, ii) que se trate del documento completo sin tachaduras o enmendaduras de ninguna clase y iii) que en él estén plenamente identificados los dígitos de control manual y automático asignados por la DIAN.

Como se indicó el documento físico en papel aportado al proceso carece de los datos correspondientes al número de la declaración, fecha de diligenciamiento, transmisión o presentación y de los números de control automático y manual.

Estos últimos son requisitos legales sin los cuales puede otorgársele  valor probatorio a la “declaración” allegada al proceso.

Tales datos permitirían conocer el número que el sistema automáticamente le asignó a la declaración y la fecha en que el obligado cumplió la obligación; además, los dígitos de control pondrían en evidencia que la información fue transmitida y recibida por el sistema informático de la Administración, pues son mecanismos de seguridad implementados para garantizar la integridad de la información que se suministra por este medio.

De otra parte, el reglamento preceptúa que, si el tercero ante quien se presenten las declaraciones en forma impresa quiere tener certeza de la validez de dicho documento, podrá solicitar la confirmación ante la DIAN.

En el punto cabe advertir que no es necesario solicitar a la DIAN la confirmación de la validez de la impresión en papel que allegó la actora de la presunta declaración electrónica, pues la entidad impuso la sanción que se cuestiona, precisamente porque en su base de datos no figura la declaración, así no podría confirmar la información contenida en el documento impreso si en el sistema no reposa.

Las declaraciones presentadas por esta herramienta tecnológica dan origen a la declaración electrónica.

Así, para probar el cumplimiento del deber de informar, deberá acreditarse la existencia del documento electrónico Para este efecto, podría acreditar que el mensaje llegó al servidor de la DIAN, mediante certificado técnico de que el mensaje cumple con los elementos esenciales para considerarlo como tal expedido por la entidad de certificación o materializar la información que, en su momento, transmitió el obligado haciendo uso del software del Sistema de Declaración y Pago Electrónico y que debe reposar en las bases de datos de la entidad fiscal.

Atrás quedó dilucidado que la actora estaba obligada a presentar la declaración de retención en la fuente por el sistema electrónico de la DIAN y que la omisión de este deber formal es una conducta sancionable.

Tratándose de la declaración de retención en la fuente del mes de mayo de 2002, el plazo para presentarla venció el 17 de junio de 2002, según el artículo 21 del Decreto 2795 de 2001.

Así, la actora debía demostrar que en el plazo fijado para el efecto presentó la declaración por medio electrónico. Al respecto se destaca que estos son elementos de prueba del deber de consignar lo retenido, distinto del de informar a la Administración las retenciones practicadas en el periodo, que es el objeto de este proceso.

Por otra parte, tales documentos no indican el número de la declaración a la que deban imputarse los valores pagados.

Conforme con la normativa el documento físico aportado no tiene valor probatorio

Sentencia del 2 de agosto de 2012. Expediente (18696)   C.P. Martha Teresa Briceño de Valencia. Acción de nulidad y restablecimiento del derecho.

Tomado de: consejodeestado.gov.co