El Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, se establecen las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Dicha norma, explica cuáles son los trámites en los que se exige la fotocopia de la cédula.

Por ejemplo, en el artículo 139 para la afiliación a las cajas de compensación familiar en caso de que sea una persona jurídica, se debe presentar el certificado de existencia de representación legal y si es persona natural la respectiva fotocopia de la cédula de ciudadanía.

Por otra parte, en el artículo 102 señala que si se requiere constituir una empresa de vigilancia y seguridad privada, la norma establece que uno de los requerimientos es adjuntar un documento en el cual conste la promesa de la sociedad conforme la legislación vigente de vigilancia y seguridad privada, en la que se informe el nombre de los socios y representantes legales, adjuntando las hojas de vida con las certificaciones académicas y laborales correspondientes y las fotocopias de las cédula de ciudadanía.

Por lo anterior, en aquellos trámites en que se requieren de manera obligatoria la fotocopia de la cédula, en caso de no ser dada no podrá obtener la respectiva solicitud.

Sin embargo, si por algún motivo se deja la fotocopia de la cédula o el documento original pensando que era requisito fundamental efectuarlo, cabría preguntarse si tendría una implicación legal.

En entrevista con LR el abogado Francisco Bernate comentó: “que al solicitar o dejar la fotocopia de la cédula no presenta ninguna implicación legal”. Asimismo el abogado Carlos Parra señaló que estaa acciones “no traen ninguna consecuencia porque es un documento de público”.

En el decreto 0019, correspondiente al artículo 185 se explica que documentos se deben radicar para adelantar actividades de construcción y enajenación de inmuebles destinados a vivienda, por lo cual es importante destacar que en este caso no es necesario adjuntar la cédula de ciudadanía por parte del interesado. Por lo tanto, en el caso de que por algún motivo se aporte el documento sin necesidad de hacerlo no tendría implicaciones legales en materia jurídica.

El artículo 5 establece que “las autoridades administrativas y particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias de lo estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene de forma expresa, o tratándose de poderes especiales”, cuya finalidad es preservar la eficiencia y optimizar el uso del tiempo en determinados trámites.

De igual forma, tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la administración Pública. Un caso particular, es que en varios establecimientos de comercio, si se desea realizar una determinada compra, al expedir una factura se requiere que se muestre el documento, así mismo para separar un tiquete de viaje, en notarías para diversas gestiones, entre otros.

En conclusión para realizar cualquier trámite es necesario portar el documento, ya que se puede exigir sin ninguna restricción. No se tiene implicaciones legales el hecho de dejar la fotocopia de la cédula en una entidad así no sea requerido, ya que es de conocimiento público y es lo que a uno lo identifica.

Antecedentes

El Decreto número 0019 de l 10 de enero de 2012, por el cual se dictan las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la administración pública. El artículo 5 establece que las autoridades administrativas y los particulares no deben exigir más documentos y copias estrictamente necesarios, ni autentificaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene de forma expresa, o tratándose de poderes especiales.

Tomado de: https://www.larepublica.com.co/portal/index.php/asuntos-legales/3253-99398