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Cada vez que se busca desarrollar un proyecto dentro de las organizaciones surgen varios interrogantes sobre cuál será la mejor manera para llevarlo a cabo y obtener resultados exitosos.
Las etapas previas o el momento en el que se concibe el plan suelen ser las más difíciles para los estrategas e, incluso, para los ejecutivos.
Además, el factor riesgo a la hora de apostarle a algo nuevo es uno de los principales temores, sobretodo si se trata de las empresas que ofrecen servicios o productos y que están a la expectativa de la reacción de los consumidores, quienes siempre buscan atender sus múltiples necesidades.
Para la formulación y ejecución de un proyecto en cualquier tipo de empresa, ya se grande o pequeña, se debe tener en cuenta una serie de variables que llevarán a que se cumpla el objetivo concebido en la organización.
Según algunos expertos en la formulación de proyectos, la etapa de planeación, sin importar su naturaleza, es fundamental para lograr una ejecución exitosa. Incluso, los sobrecostos y retrasos de los mismos se pueden mitigar con un proceso de planeación meticuloso, realista y efectivo.
Hay que tener en cuenta que existen muchos factores tendientes a afectar directamente el desarrollo de un proyecto empresarial, como fluctuaciones del mercado, variación del dólar o cambiante normatividad; por lo que una rigurosa planeación permitirá que se logren los objetivos propuestos.
Luis Álvaro Nieva, médico ocupacional y experto en la formulación y ejecución de proyectos, manifestó que toda organización debe tener en cuenta principalmente la manera como afecta el proyecto a la compañía.
“Aspectos como el impacto del proyecto a la productividad de la empresa, la afectación desde el punto de vista ambiental; es decir (aire, cuerpos de agua), cuáles son los impactos desde el punto de vista ocupacional, el económico que hace referencia a los costos e inversión. Todo esto brindará una perspectiva amplia de su viabilidad”, expresó.
A la hora de formular el proyecto, Nieva afirmó que definir unos objetivos claros se constituye en aspecto fundamental dentro del proceso.
“Una vez se tenga claro qué se quiere lograr con el proyecto, toda empresa entra a evaluar por medio de un estudio la factibilidad del mismo, desde el punto de vista económico, y qué rentabilidad tiene para la empresa. Para ello se tienen en cuenta la estimación de costos y el estudio de inversión que comprende la asignación de los recursos con que se cuenta”, agregó.
Además, se requiere la asignación de responsabilidades en los participantes del proyecto para realizar seguimiento a su efectividad y, por supuesto, el manejo de indicadores de medición de resultados, los que se constituyen en variables muy relevantes a la hora de evaluar.
Julio Cesar Alonso, director del Centro de Investigaciones en economía y finanzas de la Universidad Icesi, indicó que dentro de las variables más importantes que debe tener en cuenta una empresa para la formulación y evaluación de un proyecto está la variable global, es decir tener muy presente el comportamiento del contexto mundial.
“Definitivamente, hoy día toda empresa tiene que entender las variables globales, independientemente de que sea un proyecto con miras al mercado nacional, debe tener en cuenta el contexto internacional en el ambiente macroeconómico. Estas son variables cruciales para la toma de decisiones en cualquier organización”, manifestó Alonso.
Para Oswald Loewy, presidente de Sempertex, cualquier plan de negocios se basa en el hecho de identificar una oportunidad en el mercado.
El empresario destacó que esto se determina cuando se está en permanente contacto con el consumidor, detectando sus necesidades y gustos, sin restarle importancia a la moda.
“Una vez esto se identifique, podemos saber si esa oportunidad es rentable. También es importante tener en cuenta cuáles son las fuerzas que concurren en ese mercado y cuál es el ciclo de vida del proyecto, si es a corto o a largo plazo y si en verdad vale la pena la inversión. Teniendo en cuenta que entre más duradero sea el proyecto, mayor será la rentabilidad”, indicó.
“Nosotros somos partidarios de realizar proyectos que perduren en el tiempo, negociaciones a largo plazo. Además en cada uno de los procesos mantenemos un constante trabajo en equipo, partiendo de la información que se captura, lo que hace que toda la actividad sea muy participativa y que cada uno de nuestros colaboradores se constituya en un ingrediente clave para hacer una buena receta”, destacó Loewy.
El presidente de Sempertex dijo, además, que los proyectos que se desarrollen deben sobrevivir al análisis que implica toda su etapa de ejecución dentro de cualquier empresa.
Comité de control para proyectos
En toda planificación y ejecución de un proyecto empresarial se debe tener en cuenta que es muy probable que surjan problemas en medio de su desarrollo, por eso se hace necesario que las empresas tengan preparado un plan de acción para la solución de los mismos y evitar de esta manera que el proyecto pierda su curso y se frene. Para esto es necesario, al poner en marcha un proyecto, que se nombre un Comité de Control, que tiene como principal objetivo la vigilancia y el adecuado funcionamiento del mismo, es decir, su papel girará en torno de hacer seguimiento al cumplimiento de la metodología, del cronograma, la ejecución adecuada de las actividades y el buen manejo de los recursos invertidos de la organización. Este comité de control de proyecto debe estar conformado por tres o cuatro colaboradores de la compañía promotora del proyecto en cuestión. Además con el objetivo de que se garantice su efectivo desempeño, debe integrarse adecuadamente con miembros que generen respeto por su capacidad y trayectoria, los cuales deberán mostrarle al resto de los integrantes un apropiado grado de conocimientos y experiencia, que les permita apoyar a la dirección del proyecto mediante su guía y supervisión. Todo esto con el propósito fundamental de tener un control y resultados satisfactorios.
