Fuente: https://www.larepublica.com.co/
Las reuniones son una de las herramientas más importantes de la administración a la hora de tomar decisiones, coordinar actividades, mantener a un equipo de trabajo informado y funcionando motivadamente.
Sin embargo, si no se manejan bien, pueden convertirse en fuentes de pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo y en generadoras de inconvenientes en las empresas.
Utilizando la Intranet, cualquier persona dentro de la compañía puede ver los espacios libres de nuestra agenda y citarnos a reuniones que agotan el tiempo que esperábamos dedicar al trabajo de escritorio, a responder llamadas telefónicas y correos, tiempo que podríamos dedicar a pensar, redactar informes, leer un estudio o un documento importante o hasta pensar en una estrategia para incrementar las ventas.
En algunas áreas de empresas grandes, los ejecutivos pasan su día de reunión en reunión; pareciera que no trabajaran y que sólo se reunieran, pero el tiempo desperdiciado en reuniones improductivas, se paga al final de la tarde, cuando encuentran sus escritorios atiborrados de papeles, llamadas y correos por contestar, que se fueron acumulando a lo largo de la jornada.
El final de la historia es simple: ejecutivos con altos niveles de estrés, que llevan trabajo a sus casas, descuidan a sus familias y no tienen tiempo para el descanso, el deporte y las necesarias actividades lúdicas.
Con el objetivo de que sus reuniones sean más productivas, siga estas sencillas recomendaciones.
Los consejos
1. Defina la duración del encuentro
Toda reunión de trabajo debe tener una hora de inicio y fin definida, que deben respetarse estrictamente. Debe tenerse en cuenta que los seres humanos tendemos a distraernos y a divagar; entre más larga sea la reunión, más oportunidades tendrán los asistentes para desviarse del tema principal hacia asuntos que poco o nada tiene que ver con el tema que se discute.
Basta con sumar los salarios de los asistentes para determinar lo que los ejecutivos de una empresa derrochan en una reunión no productiva.
2. La puntualidad debe ser una obligación
La puntualidad es un elemento cultural que hay que trabajar hasta convertirlo en hábito. Si la reunión se inicia sin importar que sólo estén presentes dos o tres de los convocados, seguramente a la siguiente todos buscarán llegar a tiempo para evitar tener que disculparse y pasar por ese detestable período de tiempo en el que uno no entiende lo que se está discutiendo.
El tráfico es la disculpa habitual para llegar tarde a cualquier reunión, pero los trancones en las grandes ciudades ya no son una variable sino una constante con la que tenemos que vivir.
3. Establezca un orden del día y cúmplalo
La reunión debe tener un objetivo y un orden del día que debe ser previamente conocido por todos los asistentes. Entre más enterados estén los participantes sobre los temas a tratar, más preparados llegarán a la reunión, traerán consigo los documentos requeridos y seguramente habrán trabajado previamente las ideas que esperan exponer.
Si el temario no se alcanzó a evacuar en el tiempo establecido, es preferible programar una nueva reunión para evitar alterar las agendas de los asistentes.
4. Permita un tiempo de socialización
Cuando se ingresa al recinto de una reunión y mientras llegan los demás asistentes, es habitual que se dé un tiempo para los saludos y comentarios sobre temas de interés común, que nada tienen que ver con la reunión.
Esto es importante y permite, además, “romper el hielo” lo que facilita la comunicación y el aporte de ideas de los asistentes; pero cuidado, si quien preside la reunión no pone orden e inicia la discusión, el tiempo que puede perderse es infinito.
