Russell Bedford – Justicia Digital: ¿Hacia donde van los contadores con los avances tecnológicos?

Hoy en día las compañías hacen esfuerzos porque el trabajo   en    equipo   se   haga   más  fluido   y   la interrelación de áreas sea cada vez más compacta y es por ello que  invierten en software tipo ERP  donde las  acciones  inter-áreas  se sincronizan  para finalmente  reflejar  en   términos  económicos  cada acción  en   forma  clasificada  y  catalogada  en   el módulo financiero evidenciando lo que  es conocido como  contabilidad sistematizada, pero  para  llegar a ello se han  tenido muchos avances tecnológicos que ayudan al contador en términos de tiempo y eficacia, para  tener  oportunamente la  información  para  toma de decisiones.

Para hacer crecer una  empresa es necesario invertir en  el recurso tecnológico con  el flujo de  información de los procesos interrelacionados, olvidándose de almacenar   información   por   áreas   especializadas, pues  en    últimas   es  un   solo   negocio   por   eso escuchamos con frecuencia que  la información de un CRM no es igual a la contabilidad, pero  tendrán que tener   interfases  para   hacer más  ágil  el reconocimiento operacional. Es necesario hacer ejercicios  de  cuestionamientos  de  lo  que  se tenga como  stock data, para  qué  sirve dicha información y cómo  incide en otra área, para  evaluar en soluciones sistematizadas de información centralizada que se clasifique y ordene, para  que  fluya hacia el software contable de información financiera.

La   automatización  contable  es  la  suma  de   los procesos automatizados necesarios para  eliminar la intervención humana con  codificaciones y digitaciones,  de   lo  ya   digitado,  sin  embargo  no existe la automatización total sino la de tareas parciales  para   completar  el  proceso  contable;  de esta  manera  los  colaboradores  se pueden concentrar  en   labores  y  actividades  valiosas  en lugar  de   tareas  manuales  de   rutina,  si  bien  se pueden reemplazar tareas manuales por una “máquina”  no es cierto  que  se pueda reemplazar  a un  contador,  estará más liberado para  analizar e interpretar y dar resultados oportunos y recomendaciones  de  mejora  en  las  operaciones  o en los ciclos de pago  y/o cobro  para  hablar de flujos de efectivo reales.

La introducción de la tecnología en los procesos contables   no   es  nueva,  ya   desde  tiempos   de máquinas contabilizadoras, que  se desplazaban de izquierda a derecha haciendo registros, con introducción  de   saldos  anteriores  y  registrar  el débito o  crédito de  una  cuenta se hacia mediante tarjetas y posteriormente con  aparición de  grandes centros de  computo para   procesar la información, modificándose   hasta   ir   a   sistema   S400    y   la aparición de la hoja Excel de gran  ayuda para  hacer el trabajo ya  fuera de  extracción o  de  “input” a  la parte  contable, para  llegar a reportes con  Access y tablas  dinámicas,  desde 1987,   progresando tanto hasta el presente con gráficas y somatizaciones grupales para  Power-BI como  dashboard facilitando la información oportuna a la gerencia.

Es necesario personalizar los procesos en cada entidad, de acuerdo a las necesidades puntuales de cada  negocio,  y  aunque  los  software  contables están  ayudando  a   un   acceso  rápido  y  producir reportes automáticos, la función de interpretar contextualmente el estado económico y hallar caminos para  abrir canales de  crecimiento, es algo que solo los humanos pueden realizar y no se podrá automatizar  totalmente,  por  lo  tanto  es ahí  donde los contadores seguirán dando un valor agregado.

Entre los ejemplos de automatización que puede implementar hoy en AR / AP están:

Cuentas por pagar

Extrayendo datos de facturas, mediante lectura de datos o imágenes.

Almacenar esa información en una base de datos o en una hoja de cálculo, tipo journal. Reenviar la información a las partes interesadas relevantes para su aprobación.

Procesamiento de pagos, con programaciones desde el software contable.

 

Cuentas por cobrar

Envío automático de la factura inicial, incluyendo aviso a oficina de impuestos.

Envío de recordatorios de pagos atrasados a los clientes, para facilitar y mejorar flujos.

Cobrar pagos y hasta hacer cargos automáticos a cuentas corrientes.

Depositar el dinero directamente en su cuenta bancaria, mediante transferencias. Hoy no se usa muchos cheques (checkbook). Excepto los aportes voluntarios y algunos pagos a AFC que no han logrado entrar con la tecnología.

Nómina de salarios

Imaginarse hoy en día que   se le paga a un empleado de recursos humanos o un contador para administrar la nómina. Este profesional probablemente dedique bastante tiempo clasificando las horas de los colaboradores, los documentos fiscales y las tarifas, cuando todo eso se hace en archivos “files” especializados que sirven para indicar las “novedades”.

Este es el tipo de rutinas que se pueden automatizar, con software.

Sincroniza con aplicaciones de seguimiento del tiempo para calcular salarios variables y comisiones con interfaz CRM.

Maneja automáticamente los impuestos y contribuciones sobre la nómina y genera declaraciones y volantes de constancia de liquidación, mediante módulos de nomina pegados a ERP.

Transfiere dinero directamente a las cuentas bancarias de los colaboradores y envía automáticamente e-mail avisando como quedó liquidada su nómina y el neto depositado.

Se  espera  que  los  profesionales  de  la contabilidad actúen como  asesores, aporten conocimientos    e    impulsen    decisiones comerciales estratégicas para  el negocio. Como consecuencia, su capacidad para  recopilar y presentar datos de  manera convincente es más importante que  nunca, pues no se puede seguir pensando en  los cierres mes a  mes sino en  la inmediatez y oportunidad.

La compilación de  grandes cantidades de  datos en   informes  lleva  tiempo,  un   recurso  que   la mayoría  de   los   equipos   de   contabilidad   no pueden desperdiciar. Sin embargo, dado  que  los datos suelen  estar disponibles  en  los  sistemas de contabilidad, se pueden configurar fácilmente flujos  de  trabajo  automatizados  ara  obtenerlos y hacer inputs con  planillas compatibles con  un software.

El software de contabilidad moderno también proporciona  funciones  de  informes  para identificar  tendencias,  bloquear  desafíos  e incluso pronosticar resultados, incluyendo seguimiento de informes de tendencia y vencimientos de lotes, en el caso de inventarios.

¿Qué  tareas pueden automatizarse en contabilidad?

Aunque  hay tareas que son estrictamente necesarias que  sean realizadas por un profesional,  hay   otras  que   en   contabilidad pueden automatizarse ya que son muy repetitivas y rutinarias como:

  1. El registro de  facturas,  es una  tarea muy laboriosa   y   repetitiva.   Cada   día    una empresa recibe una gran cantidad de facturas de diferentes proveedores: abogados, asesores, limpieza, técnicos de mantenimiento, técnicos informáticos, etc. Con la automatización contable dichas facturas se registran, procesan y contabilizan de forma fácil y segura. Aprovechando que  cada entidad tiene un repositorio de entrada de facturas y generalmente  la  llevan  a  un  “share  point” y ahora con facturación electrónica se facilita aún más.
  2. Otra de las  funciones  de  las  que  puede ocuparse un sistema de contabilidad automatizado es el registro de  clientes y proveedores. Incluyendo no  solo el RUT sino documentos que identifiquen completamente al tercero con quien se hacen transacciones.
  3. Las empresas    suelen     trabajar     con diferentes bancos,    al automatizar la contabilidad, el sistema encargado de ello podrá   sincronizar  los  datos de  las diferentes entidades bancarias, realizar informes o disponer datos sobre los movimientos contables.
  4. Las empresas proveedoras de  servicios como, por ejemplo, los distribuidores de seguros, de  búsqueda de  alojamientos o vuelos, o de alquiler de bienes inmuebles, entre    otros,  que   gracias   a   la automatización  contable  pueden obtener una  comparación de  los precios de  forma rápida y eficaz.
  5. Por último, se  pueden obtener informes financieros  acerca  de  la  situación económica  y  patrimonial  de  la  empresa con   todos  los   datos  que    contiene   el sistema,    en     cualquier    momento    sin esperar a cierre “mensual” o “anual”

Escrito por:

Edgar Gustavo Álvarez

Director Servicios Contables

Russell Bedford RBG Bogotá

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