Hoy en día las compañías hacen esfuerzos porque el trabajo en equipo se haga más fluido y la interrelación de áreas sea cada vez más compacta y es por ello que invierten en software tipo ERP donde las acciones inter-áreas se sincronizan para finalmente reflejar en términos económicos cada acción en forma clasificada y catalogada en el módulo financiero evidenciando lo que es conocido como contabilidad sistematizada, pero para llegar a ello se han tenido muchos avances tecnológicos que ayudan al contador en términos de tiempo y eficacia, para tener oportunamente la información para toma de decisiones.
Para hacer crecer una empresa es necesario invertir en el recurso tecnológico con el flujo de información de los procesos interrelacionados, olvidándose de almacenar información por áreas especializadas, pues en últimas es un solo negocio por eso escuchamos con frecuencia que la información de un CRM no es igual a la contabilidad, pero tendrán que tener interfases para hacer más ágil el reconocimiento operacional. Es necesario hacer ejercicios de cuestionamientos de lo que se tenga como stock data, para qué sirve dicha información y cómo incide en otra área, para evaluar en soluciones sistematizadas de información centralizada que se clasifique y ordene, para que fluya hacia el software contable de información financiera.
La automatización contable es la suma de los procesos automatizados necesarios para eliminar la intervención humana con codificaciones y digitaciones, de lo ya digitado, sin embargo no existe la automatización total sino la de tareas parciales para completar el proceso contable; de esta manera los colaboradores se pueden concentrar en labores y actividades valiosas en lugar de tareas manuales de rutina, si bien se pueden reemplazar tareas manuales por una “máquina” no es cierto que se pueda reemplazar a un contador, estará más liberado para analizar e interpretar y dar resultados oportunos y recomendaciones de mejora en las operaciones o en los ciclos de pago y/o cobro para hablar de flujos de efectivo reales.
La introducción de la tecnología en los procesos contables no es nueva, ya desde tiempos de máquinas contabilizadoras, que se desplazaban de izquierda a derecha haciendo registros, con introducción de saldos anteriores y registrar el débito o crédito de una cuenta se hacia mediante tarjetas y posteriormente con aparición de grandes centros de computo para procesar la información, modificándose hasta ir a sistema S400 y la aparición de la hoja Excel de gran ayuda para hacer el trabajo ya fuera de extracción o de “input” a la parte contable, para llegar a reportes con Access y tablas dinámicas, desde 1987, progresando tanto hasta el presente con gráficas y somatizaciones grupales para Power-BI como dashboard facilitando la información oportuna a la gerencia.
Es necesario personalizar los procesos en cada entidad, de acuerdo a las necesidades puntuales de cada negocio, y aunque los software contables están ayudando a un acceso rápido y producir reportes automáticos, la función de interpretar contextualmente el estado económico y hallar caminos para abrir canales de crecimiento, es algo que solo los humanos pueden realizar y no se podrá automatizar totalmente, por lo tanto es ahí donde los contadores seguirán dando un valor agregado.
Entre los ejemplos de automatización que puede implementar hoy en AR / AP están:
Cuentas por pagar
Extrayendo datos de facturas, mediante lectura de datos o imágenes.
Almacenar esa información en una base de datos o en una hoja de cálculo, tipo journal. Reenviar la información a las partes interesadas relevantes para su aprobación.
Procesamiento de pagos, con programaciones desde el software contable.
Cuentas por cobrar
Envío automático de la factura inicial, incluyendo aviso a oficina de impuestos.
Envío de recordatorios de pagos atrasados a los clientes, para facilitar y mejorar flujos.
Cobrar pagos y hasta hacer cargos automáticos a cuentas corrientes.
Depositar el dinero directamente en su cuenta bancaria, mediante transferencias. Hoy no se usa muchos cheques (checkbook). Excepto los aportes voluntarios y algunos pagos a AFC que no han logrado entrar con la tecnología.
Nómina de salarios
Imaginarse hoy en día que se le paga a un empleado de recursos humanos o un contador para administrar la nómina. Este profesional probablemente dedique bastante tiempo clasificando las horas de los colaboradores, los documentos fiscales y las tarifas, cuando todo eso se hace en archivos “files” especializados que sirven para indicar las “novedades”.
Este es el tipo de rutinas que se pueden automatizar, con software.
Sincroniza con aplicaciones de seguimiento del tiempo para calcular salarios variables y comisiones con interfaz CRM.
Maneja automáticamente los impuestos y contribuciones sobre la nómina y genera declaraciones y volantes de constancia de liquidación, mediante módulos de nomina pegados a ERP.
Transfiere dinero directamente a las cuentas bancarias de los colaboradores y envía automáticamente e-mail avisando como quedó liquidada su nómina y el neto depositado.
Se espera que los profesionales de la contabilidad actúen como asesores, aporten conocimientos e impulsen decisiones comerciales estratégicas para el negocio. Como consecuencia, su capacidad para recopilar y presentar datos de manera convincente es más importante que nunca, pues no se puede seguir pensando en los cierres mes a mes sino en la inmediatez y oportunidad.
La compilación de grandes cantidades de datos en informes lleva tiempo, un recurso que la mayoría de los equipos de contabilidad no pueden desperdiciar. Sin embargo, dado que los datos suelen estar disponibles en los sistemas de contabilidad, se pueden configurar fácilmente flujos de trabajo automatizados ara obtenerlos y hacer inputs con planillas compatibles con un software.
El software de contabilidad moderno también proporciona funciones de informes para identificar tendencias, bloquear desafíos e incluso pronosticar resultados, incluyendo seguimiento de informes de tendencia y vencimientos de lotes, en el caso de inventarios.
¿Qué tareas pueden automatizarse en contabilidad?
Aunque hay tareas que son estrictamente necesarias que sean realizadas por un profesional, hay otras que en contabilidad pueden automatizarse ya que son muy repetitivas y rutinarias como:
- El registro de facturas, es una tarea muy laboriosa y repetitiva. Cada día una empresa recibe una gran cantidad de facturas de diferentes proveedores: abogados, asesores, limpieza, técnicos de mantenimiento, técnicos informáticos, etc. Con la automatización contable dichas facturas se registran, procesan y contabilizan de forma fácil y segura. Aprovechando que cada entidad tiene un repositorio de entrada de facturas y generalmente la llevan a un “share point” y ahora con facturación electrónica se facilita aún más.
- Otra de las funciones de las que puede ocuparse un sistema de contabilidad automatizado es el registro de clientes y proveedores. Incluyendo no solo el RUT sino documentos que identifiquen completamente al tercero con quien se hacen transacciones.
- Las empresas suelen trabajar con diferentes bancos, al automatizar la contabilidad, el sistema encargado de ello podrá sincronizar los datos de las diferentes entidades bancarias, realizar informes o disponer datos sobre los movimientos contables.
- Las empresas proveedoras de servicios como, por ejemplo, los distribuidores de seguros, de búsqueda de alojamientos o vuelos, o de alquiler de bienes inmuebles, entre otros, que gracias a la automatización contable pueden obtener una comparación de los precios de forma rápida y eficaz.
- Por último, se pueden obtener informes financieros acerca de la situación económica y patrimonial de la empresa con todos los datos que contiene el sistema, en cualquier momento sin esperar a cierre “mensual” o “anual”
Escrito por:
Edgar Gustavo Álvarez
Director Servicios Contables
Russell Bedford RBG Bogotá
