Aquellas compañías que no la implementen pueden acarrear sanciones de hasta 5% del valor total de la nómina electrónica
Aunque antes las empresas llevaban la contabilidad de su nómina en archivos de Excel y en sus propias bases de datos, hoy ya son 33.844 las compañías habilitadas para utilizar la nómina electrónica, con lo que el país da un paso más hacia la digitalización de la información.
Esas son las cifras que reporta la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) con corte al 12 de noviembre, en las que se evidencia que las empresas con la mayor participación en el total son las que tienen entre 11 y 100 empleados, pues 15.236 compañías de este tamaño ya están habilitadas. Le siguen aquellas que tienen entre 1 y 100 empleados (10.611); entre 101 y 250 (4.440) y más de 250 (3.557).
Según el calendario de implementación de la Dian, al primero de diciembre de este año todas las compañías obligadas deben estar habilitadas para implementar este documento soporte (ver el gráfico), de otra forma podrán acarrear sanciones.
Por un lado, Guillermo Berrío, socio de BPO en Crowe Colombia, explicó que aquellas empresas que no presenten la información requerida deberán pagar 5% del total de la nómina. Mientras que la sanción será de 4% de ese mismo valor en los casos en los que se presente el documento con errores y no se corrijan dentro de los plazos establecidos; y de 3% en caso de presentarlo luego de la fecha límite.
“En todo caso, las multas no pueden superar las 15.000 UVT. También existen descuentos en las multas expresados en el Artículo 651 del Estatuto Tributario”, anotó Berrío.
Más allá de utilizar la nómina electrónica para evitar sanciones, varios expertos señalan que su implementación brinda algunos beneficios para las empresas. Por ejemplo, Alberto Redondo, CMO de Seres para Iberia y Latam, aseguró que este documento permite que las compañías mejoren su gestión del talento humano.
“Para las empresas supone una extensión de la factura electrónica y les permite mejorar toda la gestión de recursos humanos y pago de nóminas. Además, aporta automatización y, sobre todo, da un paso más en la digitalización de las empresas colombinas”, dijo Redondo.
Mientras que Mauricio Pungo gerente de nómina en Kpmg, afirmó que este documento soporte evitará que las empresas cometan errores a la hora de hacer su declaración y de presentar la información exógena ante la Dian.
“Lo que esperan las compañías es que la nómina electrónica reemplace los formatos de información exógena que están vinculados con costos y gastos de nómina y que, al implicar un alto grado de manualidad en su construcción, muchas veces conllevan al error involuntario en el reporte de los valores, ocasionando sanciones por corrección onerosas”, indicó Pungo.
Los beneficios no son solo para las empresas, sino que también implica una mejora en el control de impuestos y en la lucha contra la evasión por parte de la Dian.
“Para el Gobierno es una herramienta más de control fiscal que permite reducir el fraude, ya que sustenta los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias y mejorar la gestión económica del país”, explicó Redondo.
Mejorar la información sociodemográfica
Según los expertos, otro de los beneficios potenciales de utilizar la nómina electrónica es mejorar la información y las estadísticas sociodemográficas del país.
“Dado que la resolución establece una gran cantidad de campos informativos sobre los empleados, como su ciudad de trabajo, el tipo de contrato, el tipo de cotizante y el tiempo laborado, esto podría ayudar a otras entidades gubernamentales a mejorar la oportunidad y precisión en la generación de informes estadísticos y sociodemográficos sobre el empleo formal en el país”, dijo Pungo.
