(Gabriel Vasquez Tristancho) Real time accounting – Control tributario

Varios son los temas de la propuesta de reforma tributaria denominada proyecto de ley de inversión social presentado ante el congreso de la república el pasado 20 de julio de 2021 por parte del gobierno nacional y luego de varias concertaciones con los actores principales y las necesidades fiscales.

Uno que deseamos resaltar son los mecanismos de lucha contra la evasión, para lo cual se propone controlar los negocios inmobiliarios con la georreferenciación, inscripción de oficio al RUT de contribuyentes con operaciones sospechosas, facturación electrónica que conlleva a estadísticas tributarias en tiempo real, la factura de renta, intercambio automático de información con otras jurisdicciones, persecución del beneficiario final e identificación de estructuras sin personería jurídica. Adicional a los cambios sobre abuso del derecho tributario en anteriores reformas, la planeación tributaria tiene ahora más que nunca una imperiosa necesidad de “jugar” con cifras reales y pronósticos estructurados a partir de información cotejada y verificada en varias fuentes, entre ellas los mismos portales de la DIAN.

Hace 20 años para que la DIAN detectara una operación de un contribuyente era de menos del 5% de probabilidad, hoy con los sistemas en línea de todos los datos aportados para cruces de información, dicha probabilidad de detectar una transacción inclusive en el exterior es mayor del 95%. Es decir, la lotería fiscal que jugaron mucho tiempo los informales ya no es posible y cada día se verán abocados a sofisticados controles y cubos de inteligencia para detectar fraudes fiscales.

Las tecnologías de la información hacen parte integral del control tributario y de los procesos de las compañías. Cuando en una visita de fiscalización de parte de expertos de la DIAN observan debilidades en las tecnologías de la información, podría inferir inmediato que habrá altas probabilidades de errores en registros, cruces de información, transacciones no reconocidas, menores o casi nula posibilidad de entrega de información confiable de parte del contribuyente, entre otros delicados problemas.

Es una debilidad “no” tener un buen soporte tecnológico. No es comprar un ERP de alta gama o tener un software sofisticado, son las debidas definiciones de arquitectura de procesos, integración organizacional, sin fracturas, sin brechas, con las competencias idóneas de funcionarios a todo nivel y los “input” de la data funcionando en tiempo real y definir cómo sucede en cada momento cada transacción, permitiendo una trazabilidad cronológica. Un análisis GRC (Governance-Risk-Compliance) sería muy conveniente, además de evitar posibles líos tributarios tendrá la capacidad de potenciar el ahorro de costos, la optimización operativa, el mejoramiento continuo y la eficiente gestión del riesgo y desempeño.

Cuando se habla del “real time financial data”, es nada menos que el seguimiento tick-by-tick o minuto a minuto de todas las operaciones de la compañía, no solamente los procesos de facturación electrónica, porque allí precisamente confluyen el control de inventarios, cartera, tesorería, los cuales determinan los tiempos de los ciclos de efectivo, entre otras importantes áreas como la producción, los servicios, el cliente, para solo mencionar algunos.

Cuando un sistema de información no funciona en tiempo real (Real Time Accounting) y no hay estudios GRC, hay reprocesos, atrasos por dobles capturas y correcciones de los input manuales de volúmenes de información en lotes y posterior a los hechos, reportes innecesarios, bajo compromiso de los responsables de las actividades, nadie exige datos fidedignos porque saben que el sistema no funciona bien, alto riesgo de manipulación, posibles fraudes, duplicaciones de información, actividades de poco valor, procesos y protocolos no documentados, métodos y aplicativo de poco alcance, datos e información imprecisa, sobre control, exposiciones en líneas o áreas críticas y desarrollos de tecnología subutilizados, solo por citar algunos temas que golpean con presión la efectividad del negocio (Tomado Fundamentos GRC – Problema de Silos – Baker Tilly International).

Esto lo sabe de sobra la DIAN y controla la factura electrónica por ahora, pero muy pronto estarán ciclos claves como la nómina, importaciones, exportaciones, transacciones con no obligados a facturar y desde hace algunos años la bancarización.

Cuando la DIAN se atreve a “facturar” el impuesto a la renta a un contribuyente es porque tiene toda la data en tiempo real. Ya no se pueden “ajustar” las contabilidades al final del año, pero tampoco durante el año, porque están siendo monitoreadas todo el tiempo y en tiempo real, con excusas por la repetición necesaria.

Si un contribuyente cambia la factura de renta enviada por la DIAN de un año, no puede modificar los datos ya cruzados y existentes que han sido verificados por la autoridad tributaria. ¿Que queda entonces?

Operaciones plenamente identificables y trazables como las depreciaciones, amortizaciones, causaciones basadas en servicios efectivamente prestados, que pueden ser auditados y verificados muy fácilmente.

¿Y los informales?, pues serán identificados en un 100% con las operaciones con no obligados a facturar. Es decir, ya no hay oportunidad de tener operaciones no identificadas o zonas oscuras en deducciones, costos, activos, pasivos, en las contabilidades en tiempo real. Incluso las compras POS tienden a desaparecer en los soportes fiscales, porque por compras superiores a 5 UVT ($181.540), deberá el contribuyente emitir factura electrónica.

De hecho, una sugerencia inmediata es suspender transacciones con informales en las compañías, oficializar con proveedores formales todos los insumos, los ahorros con dichos informales tienen un alto costo tributario, pero adicionalmente genera posibles errores de identificación y también zonas de riesgos de fraudes tributarios por las irregularidades cometidas por la mayor parte de estos contribuyentes, al no declarar retenciones ni el IVA y adicionalmente no tener soportes válidos de sus operaciones.

La factura electrónica y los controles tributarios antes mencionados ya incorporados en su mayoría y en vía de implementación los ajustes propuestos en la reforma en estudio, nos obligan a rediseñar todos los departamentos financieros y de aseguramiento en las compañías, pensar más en un “controller” que un contador de registros obsoletos, mejor las estructuras GRC basado en metas del negocio (Principios: Desempeño, Riesgo, Control, Cumplimiento), gobernanza y la arquitectura empresarial.

Cordialmente,

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTACHO
Tax Partner
BAKER TILLY INTERNATIONAL

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