Oficio 115-052834 del 2 de noviembre de 2007
Ref: Obligatoriedad de inscribir en la cámara de comercio los libros de contabilidad. Fecha a partir de la cual se deben contar los diez años para conservar los libros y papeles del comerciante.
En primer lugar, es necesario aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995.
En el escrito radicado con el número 2007- 01- 164123 el 26 de septiembre de 2007, se solicita precisar si es posible llevar los libros de contabilidad por un medio electrónico o magnético, sin que medie registro ante la cámara de comercio, garantizando su reproducción tal como lo determina la ley, así mismo aclarar la expresión “deberán ser conservados por un período de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante” señalada en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, ya que…” pareciese que la ley en su aplicación se hace infinita en la medida que no aclara cual es el momento de ese documento, asiento o comprobante, es el momento acaso de cierre de la empresa o liquidación? “
Sobre el particular es del caso precisar, que:
La obligatoriedad de inscribir en la cámara de comercio los libros de contabilidad, está consagrada en el artículo 28, numeral 7 del Código de Comercio, así como en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, se refiere al tema de la conservación de los libros y papeles del comerciante, derogando por tanto, el artículo 60 del Código de Comercio y modificando el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, relativos a dicho tema, más no el de la inscripción, es decir, que los libros de contabilidad necesariamente deben estar inscritos en la respectiva cámara de comercio, previo a su diligenciamiento.
Ahora bien, en cuanto a la expresión “a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante”, debe entenderse como fecha del último asiento, aquella correspondiente a la fecha del asiento o movimiento contable registrado en el último folio del libro respectivo y como fecha del documento o comprobante, la indicada en los documentos o comprobantes que se pretendan conservar en la forma señalada en la ley.
Lo anterior permite concluir que la fecha de cierre o liquidación de la empresa, que se menciona en la consulta, nada tiene que ver con la fecha señalada en el artículo 28 de la citada ley 962, toda vez que ésta en ninguna parte se refirió a empresas en marcha o en liquidación, sino que delimitó el período de tiempo, a partir del cual deben contarse en forma retrospectiva los 10 años en los cuales deben conservarse los libros y papeles del comerciante.
