Señor

ANDRIWS GIOVANNI DE LOS RIOS

Fecha de radicado 11 de junio de 2013

Entidad de Origen Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

N° de Radicación CTCP 2013— 169 – CONSULTA

Tema  Libros de contabilidad obligatorios para  una IPS  

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 y 8 de la Ley 1314 de 2009 y en el Decreto Reglamentario 3567 de 2011, procede a responder la consulta.

  

CONSULTA (TEXTUAL)
 

“Andriws Giovanni de los Rios., mayor y vecino de esta ciudad, identificado como parece al pie do mi firma obrando en mi condición de representante legal de la IPS SOLUCIONES Y SERVICIOS A AUDIOLÓGICOS SAS  con NIT: 900537750-3: con domicilio en esta ciudad, comedida mente me dirijo a ustedes con el fin de solicitar un certificado en donde se especifican los libros que se deben manejar obligatoriamente en la empresa corno lo son:

1. Libro diario, mayor y balances

2. Libro de inventario y balances

  

SUSTENTACIÓN.

Dicho certificado es exigido por la SECRETARIA DE SALUD y la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD según ley 100 para la habilitación de la empresa como IPS”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del propósito ya indicado, Las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular, según lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 43 de 1990, el cual dispone que es función del Consejo Técnico de la Contaduría Pública pronunciarse sobre la legislación relativa a la aplicación de los principios de contabilidad y el ejercicio de la profesión.

Con base en I información suministrada por el peticionario, se procede a dar respuesta a su solicitud en los siguientes términos:

La Superintendencia de Sociedades al pronunciarse sobre los libros obligatorios mediante oficio 220-5555 sep. 3/2001: expreso lo siguiente:

‘Conforme se deduce do lo consagrado en el numeral 7 del artículo 28 del Código del Comercio, es obligación de todo comerciante llevar los libros de registro de accionistas, de actas de las reuniones de los máximos órganos sociales de las compañías así corno de las juntas directivas.

En lo que hace relación con los libros de contabilidad., si bien es obligatorio llevarlos es claro que al no haber fijado la ley de manera .expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el artículo 125 de/ Decreto. 2649 de 1993, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean presentadas en estricto órden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libro diado y mayor y balances, amén de los auxiliares que se consideren indispensables para una mayor comprensión de la contabilidad.’

Por su parte; el artículo 125 del decreto 264 de 1993.expresó:

“Art. 125. Libros, Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice so autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar .una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus  movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4, Permitir el .completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;

 

b.) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

 

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que So hagan de unas y otras:

 

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por .unidades o por grupos homogéneos;

 

e) Conciliar los estados financieros básicos can aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

  

5, Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.”

De otra parte, el Ministerio de Salud y de la Protección .Social mediante el artículo 20 de la Resolución 1441 de Mayo 6 do 2013, por la cual se define los procedimientos y condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar los servicios; dando cumplimiento a lo establecido en el Numeral 3 del art 173 de la Ley 100 (“Expedir las normas administrativas de obligatorio cumplimiento para las Entidades Promotoras de Salud, por las instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y por las direcciones seccionales; distritales y locales de salud); expresó lo siguiente:

“Artículo 2, Manual de Habilitación de Prestadores do Servicios de salud. Adóptese el Manual de Habilitación de Prestadores de Servicios de Salud, el cual hace parte integral de la presente resolución.”

Con base en lo anterior, el manual en la Sección 2.1.2 correspondiente a la capacidad Técnico Administrativa- Sistema Contable menciona:

  

‘’Se verificad que la institución cuente con registros contables con las especificaciones definidas en el Plan General de Contabilidad Pública cuando se trate de entidades descentralizadas del orden nacional, y territorial, entidades autónomas y entidades públicas o Plan de Cuentas Hospitalario cuando se trate de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Privadas”

 De otra parte, la Superintendencia Nacional de Salud mediante resolución número 001474 de 2009 .estableció en el artículo 6 lo siguiente:

“Artículo 6. Libros Oficiales. Los libros oficiales .que deberán utilizarse serán los exigidos conforme al Decreto 2649 de 1993, deberán estar registrados y. llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidos en la presente Resolución.”

En conclusión se entiende que aunque ni en la legislación contable, ni en la mercantil, se han establecido cuales son los libros de contabilidad que deben llevar los comerciantes, la doctrina y la costumbre mercantil han señalado algunos libros como necesarios o indispensables más que obligatorios. Los libros necesarios son: diario, mayor y balances y, de inventarios y balances

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo tuvo en cuenta la información presentada por el consultante y sus efectos son Ios previstos por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual establece que: «’’Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.’’

Cordialmente,

LUIS ALFÓNSO COLMENARES

Presidente