Exigibilidad del sistema de facturación electrónica de venta o documento soporte para las operaciones de pagos de nómina. Concepto 1004 DIAN de 2020

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta respecto a la exigibilidad del sistema de facturación electrónica de venta o documento soporte para las operaciones de pagos de nómina.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

El parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario dispone:

“PARÁGRAFO 6. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas –IVA”.

A su vez, el mismo artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en los parágrafos transitorios 1 y 2, indica:

“PARÁGRAFO TRANSITORIO 1. Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley.
Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1 de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos
descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:

PARÁGRAFO TRANSITORIO 2. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras”.

Por su parte, el artículo 1.6.1.4.27 del Decreto 1625 de 2016 establece que:

“Artículo 1.6.1.4.27. Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica. Para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica, para la procedencia de impuestos descontables, de costos o gastos deducibles, se tendrán en cuenta:
(…)

El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
(… )

Para efectos de lo previsto en el presente artículo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá establecer la información y el contenido de los respectivos documentos, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que deben cumplir los sujetos obligados a facturar para su elaboración y transmisión a la citada entidad.
(…)”

Finalmente, la Resolución 00042 de 2020 dispuso, en el artículo 90, lo siguiente:

“Artículo 90. El sistema de facturación electrónica. Conforme lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6. y los incisos 2, 3 y 4 del artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, las operaciones a implementar en el sistema de facturación electrónica corresponden a:
(…)

5. Pagos por rentas de trabajo, incluyendo los aportes parafiscales, de seguridad social y demás erogaciones relacionados con la nómina.
(…)
Parágrafo. En relación con los conceptos de que tratan los numerales del presente artículo, la Dirección de Gestión de Ingresos o quien haga sus veces, de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ejecutará un plan que permita su implementación (…)” (Negritas fuera de texto).

Así las cosas, para pagos de nómina, la factura electrónica o documento que se establezca será exigible cuando esta Entidad efectúe su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, de acuerdo con lo dispuesto en las normas previamente citadas.

Entretanto, los documentos soportes de costos y gastos para pagos de nómina, seguirán siendo aquellos requeridos por la normatividad vigente, los cuales se someterán al porcentaje máximo a soportarse sin factura electrónica cuando sea implementado el sistema de factura electrónica para pagos por nómina.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”– , dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.