Por la cual se adoptan medidas transitorias para la realización de los medios de prueba virtuales en materia tributaria y de control cambiario en virtud de lo dispuesto en el Decreto Legislativo 807 de 04 de junio de 2020.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de las facultades legales, y en especial las dispuestas en los numerales 7, 12 y 17 del artículo 6 del Decreto 4048 del 2008, y los artículos 5, 6, 7 y 8 del Decreto Legislativo 807 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que corresponde al Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN impartir instrucciones de carácter general en materia tributaria, aduanera, de comercio exterior y de control cambiario, en lo de competencia de la entidad, así como dar las instrucciones de carácter general sobre aspectos referentes a la planeación, dirección, organización, supervisión, control, información y comunicación institucional.
Que el artículo 9 del Decreto Ley 2106 de 2019 establece que las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales para lograr un mayor nivel de eficiencia en la Administración Pública y tener una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios.
Que el artículo 684 del Estatuto Tributario dispone que la Administración Tributaria tiene amplias facultades de fiscalización e investigación para asegurar el efectivo cumplimiento de las normas sustanciales para lo cual podrá: i) Citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios, ii) exigir el contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados y iii) ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.
Que el parágrafo del artículo 684 del Estatuto Tributario establece que «(…) En desarrollo de las facultades de fiscalización, la Administración Tributaria podrá solicitar la transmisión electrónica de la contabilidad, de los estados financieros y demás documentos e informes, de conformidad con las especificaciones técnicas, informáticas y de seguridad de la información que establezca el Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Los datos electrónicos suministrados constituirán prueba en desarrollo de las acciones de investigación, determinación y discusión en los procesos de investigación y control de las obligaciones sustanciales y formales».
Que el artículo 7 del Decreto Ley 2245 de 2011 dispone que, “La actuación administrativa para determinar la comisión de infracciones cambiarias a las que se refiere el presente decreto podrá iniciarse de oficio, por informes recibidos de terceros, mediante la práctica de visitas administrativas de registro, inspección, vigilancia y control, por traslado de otras autoridades, por quejas o informes de personas naturales o jurídicas y, en general, por cualquier otro medio que ofrezca credibilidad, y para su desarrollo no se requerirá del concurso o conocimiento de los presuntos infractores“.
Que el artículo 9 del Decreto Ley 2245 de 2011, establece: “Facultades. En desarrollo de sus funciones de control y vigilancia sobre el cumplimiento del Régimen Cambiario, y con el fin de prevenir e investigar posibles violaciones a dicho régimen, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá:
1.Adelantar toda clase de diligencias, pesquisas y averiguaciones que se estimen necesarias para comprobar la existencia de hechos constitutivos de violación de las disposiciones sometidas a su vigilancia y control.
2. Realizar visitas administrativas de registro, inspección, vigilancia y control a los intermediarios del mercado cambiario, a las personas naturales o jurídicas y demás entidades asimiladas a estas; a los agentes autorizados y terceros que realicen operaciones de cambio; así como a los establecimientos y oficinas donde se realicen dichas operaciones de conformidad con el régimen cambiario. En desarrollo de estas visitas se podrán registrar o examinar sus oficinas, archivos y muebles, contabilidad y, en general, realizar aquellas diligencias destinadas a verificar el manejo de las operaciones de cambio.
3. Solicitar y obtener la expedición de copias de los documentos que se examinen en el curso de una visita administrativa de registro, inspección, vigilancia y control, o puedan ser materia de la investigación cambiaria correspondiente…”
Que mediante el Decreto Legislativo 807 de 04 de junio de 2020, se adoptaron medidas tributarias y de control cambiario transitorias en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica declarada mediante el Decreto 637 del 6 de mayo de 2020, y específicamente se habilita a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para adelantar de manera virtual, mientras permanezca vigente la emergencia sanitaria, las inspecciones tributarias, las inspecciones contables y las visitas administrativas de inspección, vigilancia y control, en materia tributaria y de control cambiario.
Que el Artículo 5 del Decreto Legislativo 807 de 2020, indica que “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- podrá realizar de manera virtual, mientras permanezca vigente la emergencia sanitaria por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, la práctica de la inspección tributaria virtual, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravables declarados o no, y para verificar el cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales de los contribuyentes…”.
Que el Artículo 6 del Decreto Legislativo 807 de 2020, establece que “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- podrá realizar de manera virtual mientras permanezca vigente la emergencia sanitaria por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, la práctica de la inspección contable virtual al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales…”.
Que el artículo 7 del Decreto Legislativo 807 de 2020 establece que “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- podrá realizar, mientras permanezca vigente la emergencia sanitaria por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control para el cumplimiento de las funciones de control y vigilancia asignadas a la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN en materia tributaria.
Previo auto que ordene la diligencia debidamente notificada, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, -DIAN podrá visitar virtualmente a los contribuyentes y responsables para solicitar la información que se requiera para adelantar las investigaciones en materia tributaria, para allegar las pruebas pertinentes, conducentes y útiles que suministren los contribuyentes y responsables y para establecer la existencia o inexistencia de una presunta conducta sancionable.
Las visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control, en materia de control tributario, se iniciarán una vez notificado el auto que las ordene. De ella se levantará un acta que contenga todos los hechos, pruebas y fundamentos en que se sustenta y la fecha de cierre de la visita debiendo ser suscrita por los funcionarios que la adelantaron.
Cuando de la práctica de las visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control, en materia tributaria se derive una actuación administrativa, el acta respectiva constituirá parte de la misma.
Cuando alguna de las partes intervinientes se niegue a suscribir el acta a través de la herramienta que implemente Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, mediante resolución, su omisión no afectará el valor probatorio de la visita administrativa virtual. En todo caso se dejará constancia en el expediente de tal hecho…”.
Que el artículo 8 del Decreto Legislativo 807 de 2020 establece que “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- podrá realizar mientras permanezca vigente la emergencia sanitaria por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control para el cumplimiento de las funciones de control y vigilancia asignadas a la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN- para prevenir e investigar posibles violaciones al régimen cambiario…”.
Que de conformidad con lo previsto en los mencionados artículos 5, 6, 7 y 8 del Decreto Legislativo 807 del 04 de junio de 2020, se hace necesario establecer por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN las soluciones digitales para la práctica de la diligencia, los medios para el envío de la información, el levantamiento del acta, la suscripción de la misma y demás elementos que se requiera para hacer efectiva la práctica de la diligencia, lo anterior aplica sin perjuicio de lo previsto en el Estatuto Tributario y el Decreto Ley 2245 de 2011.
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de acto administrativo fue publicado en el sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- con el objeto de recibir opiniones, sugerencias y/o propuestas, las cuales fueron revisadas y evaluadas de acuerdo con su procedencia, previamente a la expedición del presente acto administrativo.
En mérito de lo anterior,
RESUELVE
Artículo 1. Inspección tributaria virtual. En el auto que decrete la práctica de la diligencia se deberá dejar expresamente indicada la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta.
De igual forma deberá indicarse al contribuyente las pruebas que debe aportar o las que se van a realizar en la fecha de la diligencia, e indicar el medio y formato mediante el cual el contribuyente deberá allegar la información requerida por la Administración Tributaria o las pruebas que este pretenda hacer valer.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Así mismo, la diligencia virtual podrá ser grabada a través de la herramienta colaborativa y una vez concluida se deberá levantar un acta que contenga lo siguiente: el objeto, los funcionarios comisionados, los hechos, las pruebas, las observaciones que realice el contribuyente, la firma de los intervinientes en la diligencia y la fecha de cierre de la misma.
La firma de dicha acta será autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad, por quienes en ella intervienen, para lo cual al finalizar la práctica de la diligencia así la firmarán los funcionarios intervinientes, quienes la remitirán en ese momento a través de la solución digital al contribuyente objeto de inspección, para su respectiva firma en igual forma y retorno inmediato a los funcionarios comisionados para el efecto.
En caso de que el contribuyente a quien se le practica la inspección indique no poder firmarla en ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario – RUT de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente hábil de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 5 del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la misma administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho
Artículo 2. Inspección contable virtual. La inspección contable virtual se decretará mediante auto que se notificará conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario, debiéndose indicar en el mismo los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.
En el auto que se decrete la práctica de la diligencia de que trata este artículo se deberá dejar expresamente indicada la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia, de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Así mismo, la diligencia virtual podrá ser grabada a través de la herramienta colaborativa y una vez concluida se deberá levantar un acta que contenga lo siguiente: el objeto, los funcionarios comisionados, los hechos, las pruebas, las observaciones que realice el contribuyente, la firma de los intervinientes en la diligencia y la fecha de cierre de la misma.
La firma de dicha acta será autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad por quienes en ella intervienen, para lo cual al finalizar la práctica de la diligencia así la firmarán los funcionarios intervinientes, quienes la remitirán a ese momento a través de la solución digital al contribuyente objeto de inspección, para su respectiva firma en igual forma y retorno inmediato a los funcionarios
comisionados para el efecto.
En caso de que el contribuyente a quien se le practica la inspección indique no poder firmarla a ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario – RUT de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 6 del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la misma administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
Artículo 3. Visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control, en materia tributaria. Previo Auto Comisorio o Auto de Verificación o Cruce de Información que ordene la diligencia debidamente notificado conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario, se podrá visitar virtualmente a los contribuyentes y responsables para solicitar la información que se requiera para adelantar las investigaciones en materia tributaria. Estas visitas virtuales se realizarán y podrán ser grabadas a través de una herramienta colaborativa y una vez concluidas los funcionarios que adelantan la diligencia levantarán «Acta de Visita al Contribuyente» (Formato FT-FL-2534) que contenga todos los hechos, pruebas y fundamentos en que se sustenta y la fecha de cierre de la misma.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Mediante la herramienta colaborativa se compartirá el acta para la verificación de los hechos consignados y será suscrita al finalizar la visita virtual por las partes intervinientes mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad.
En caso de que el contribuyente a quien se le realiza la visita virtual indique no poder firmarla en ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario – RUT de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 7 del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta de visita, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la visita administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
En el auto que se decrete la práctica de la diligencia de que trata este artículo se deberá dejar expresamente indicado que la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia, de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta y la firma del acta respectiva.
Artículo 4. Anuncio de la visita administrativa virtual de control cambiario. Para efectos de la comunicación del Auto Comisorio que ordena la práctica de la visita administrativa cambiaria de inspección, vigilancia y control, prevista en el artículo 8 del Decreto Legislativo 807 de 2020, el funcionario competente remitirá un oficio señalando la fecha y hora de inicio de la diligencia, así como el canal de comunicación que se va a utilizar, con una antelación mínima de un (1) día a la fecha de la práctica de la visita, a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario -RUT de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita.
Artículo 5. Práctica de la visita Administrativa virtual de control cambiario. Mediante el Auto Comisorio o resolución que decrete la práctica de pruebas debidamente comunicados o notificados respectivamente, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá visitar virtualmente a los usuarios cambiarios para solicitar la información que se requiera para adelantar las investigaciones en materia cambiaria. Estas visitas virtuales se realizarán a través de una herramienta colaborativa señalada en el auto comisorio, una vez concluidas las visitas los funcionarios que adelantan la diligencia levantarán Acta que contenga todos los hechos, pruebas, fundamentos en que se sustenta, la fecha, hora de inicio y de cierre de la misma, incluyendo la oportunidad para el visitado de dejar constancia de las observaciones que considere pertinentes.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad, en los términos y condiciones dispuestos en el Auto Comisorio.
Mediante la herramienta colaborativa se compartirá el acta para la verificación de los hechos consignados y será suscrita al finalizar la visita virtual por las partes intervinientes mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad.
En caso de que el usuario a quien se le realiza la visita virtual indique no poder firmarla en ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario -RUT de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 8 del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta de visita, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la visita administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
Artículo 6. Publicar la presente resolución de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Artículo 7. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial.
