Oficio 115-027621 del 31 de marzo de 2008

Ref.: Anulacion factura de venta – registro contable

Se recibió su escrito radicado en este Despacho el día 14 de febrero pasado bajo el número 2008-01-028443, mediante el cuál consulta el rubro a afectar cuando es anulada la factura en un periodo diferente al de su emisión, la cuenta 4175 o la 4130, teniendo presente que la actividad del ente económico es de servicios (montajes eléctricos)?

Para atender su solicitud es necesario referirnos a la siguiente normatividad, así:

1.) Decreto 2649 de 1993, contentivo de las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia:

a.-) El artículo 9º., al referirse al período, indica que el ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.

b.-) El artículo 12º., relacionado con la realización, expresa que solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

c.-) El artículo 13º., manifiesta que se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

d.-) El artículo 46º., expresa en la parte pertinente que de las normas básicas, las normas técnicas generales regulan el ciclo contable.

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y transmiten correctamente a los usuarios de la información.

e.-) El artículo 47º., en cuanto al reconocimiento de los hechos económicos, manifiesta que el reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

f.-) El artículo 48º., señala que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

g.-) El artículo 56º., al referirse a los asientos, manifiesta que con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes.

Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.

(…)

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.(Resaltado fuera del texto original).

h.-) El articulo 59º., indica que debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.” (Resaltado no es del texto).

i.-) El artículo 96º., expresa que en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

j.-) El artículo 97º., indica que un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.

Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

k.-)El artículo 99º., reza que para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.

2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.

3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.

4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.

l.-) El artículo 103o., sobre las devoluciones, rebajas y descuentos manifiesta que las devoluciones, rebajas y descuentos condicionados, se deben reconocer por separado de los ingresos brutos

m.-) El artículo 106º., expresa que las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.” (Resaltado fuera del texto original).

2.-) La Ley 222 de 1995 en su  articulo 34 relacionado con la obligación de preparar y difundir estados financieros, expresa en la parte pertinente que, a fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. (El resaltado no es del texto)

3.-) El Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios, contentivos del Plan Único de Cuentas para Comerciantes, estableció en la clase 4 Ingresos Operacionales los rubros siguientes:

a.-) 4130 INGRESOS OPERACIONALES DE CONSTRUCCIÓN

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las actividades de construcción y enajenación de bienes raíces durante el ejercicio.

Por el valor de los ingresos obtenidos en la prestación de servicios relacionados con la actividad de construcción.

b.-) 4175 DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN VENTAS (DB) Registra el valor de las devoluciones originadas en ventas realizadas por el ente económico.

Así mismo, en la Clase 5 Gastos, grupo 53 No Operacionales, rubro 5315 Gastos extraordinarios, subcuenta 531515 Costos y gastos de ejercicios anteriores, que debe ser utilizado para registra el valor de los gastos pagados o causados en que incurre el ente económico para atender los gastos extraordinarios incurridos.

De otra parte, según el Diccionario para contadores Eric L. Kohler de Noriega Editores, define las Devoluciones, en los términos siguientes:

“Devolución, (returns) Mercancías regresadas al vendedor, deduciéndose su importe en los libros del vendedor de sus ventas brutas…”

De igual manera, el Diccionario práctico del Español moderno Larousse define el término anular, como dar por nulo.

Así mismo, el citado diccionario define nulo como un adjetivo calificativo que carece de efecto legal.

Y nulidad como calidad de nulo. Vicio que anula un acto jurídico.

Señalado lo anterior, atendiendo su inquietud, y observando que la situación planteada se refiere es al hecho de anulación de una factura en el período siguiente al de su emisión, atendiendo la normatividad referida y en el entendido que los estados financieros del ejercicio ya fueron emitidos por la administración y sometidos a consideración del máximo órgano social, este Despacho considera que NO es viable la utilización de los rubros señalados en su escrito, es decir, la 4130 o 4175, toda vez que el hecho económico que generó el registro inicial en las cuentas nominales, (tanto de ingresos como costos de ventas por la prestación de servicios), por los valores facturados, atendiendo la técnica contable fueron canceladas contra el rubro Resultados del ejercicio.

En este orden de ideas, la información conocida después de la fecha de cierre deberá reconocerse en el periodo en que se advierten, es decir, en el periodo siguiente, para lo cual atendiendo el artículo 106 del decreto 2649 citado, si bien, el hecho que generó la anulación conlleva a que los resultados del período se sobreestimaron, por consiguiente el registro contable a realizar como consecuencia de la señalada anulación será el debitar el rubro 531515 Costos y gastos de ejercicios anteriores y como contrapartida la cancelación del deudor cliente en el saldo respectivo, además del los registros que conlleve en la parte impositiva, hecho que así mismo debe ser revelado en las notas a los estados financieros de fin del ejercicio.

En cuanto al interrogante de cuándo es procedente debitar el rubro 4130, el Despacho considera que únicamente es viable cuando la anulación se realiza en el mismo período contable.