¿Cuál es la norma que obliga a habilitarse como facturadores electrónicos para poder generar nómina electrónica? DIAN – Concepto 299 (901869) de 2022

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, los peticionarios solicitan se les señale la norma que los obliga a habilitarse como facturadores electrónicos para poder generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Tal y como lo dispone el numeral 15 del artículo 1º y el artículo 4º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 “Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”, los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA, según corresponda.

Así las cosas, los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento son los dispuestos en la norma antes citada, los cuales deberán adelantar el procedimiento de habilitación de acuerdo con lo indicado en el artículo 9º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, en concordancia con lo dispuesto en su Anexo Técnico, documento que hace parte del citado acto administrativo y que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento (cfr. numeral 4º del artículo 1º de la Resolución No. 000013 de 2021).

Ahora bien, acerca de la relación que existe entre ser sujeto obligado a generar y transmitir para validación el mencionado documento soporte y ser facturador electrónico, se precisa que el documento soporte de pago de nómina electrónica integra el sistema de facturación electrónica, ya que la facultad otorgada por el legislador en el parágrafo 6º del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, antes de ser modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, disponía, entre otros, que:

“(…) PARÁGRAFO 6º. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)”. (Subrayado fuera de texto).

Por lo cual, los sujetos obligados de que trata el artículo 4º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 deberán habilitarse para poder operar en el sistema de facturación electrónica. El procedimiento de habilitación es el primer paso que debe efectuarse para acceder al servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. En consecuencia, la habilitación constituye una condición previa al uso de las funcionalidades relacionadas con la generación y transmisión para validación de este documento soporte, para lo cual deberá cumplirse con las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos para el efecto en las normas previamente mencionadas.

Es así como el numeral 2º del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, al describir el ambiente de producción en habilitación, dispone:

“2. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, y, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con lo indicado en el anexo técnico del documento de nómina electrónica Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación”. (Subrayado fuera de texto).

De todo lo anterior se concluye que, los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica deben adelantar el procedimiento de habilitación en el sistema de facturación electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 y su Anexo Técnico, para así poder cumplir con dicha obligación.

Finalmente, y a modo de información, es preciso señalar que el artículo 6º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 establece el calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de sus notas de ajuste. El numeral 3º del artículo 6º de la citada resolución, dispone el calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.

Es así como el artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000028 del 28 de febrero de 2022 estableció que: “los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una relación laboral o legal y reglamentaria, o que tienen pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, correspondiente al mes de junio de 2022, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de julio de 2022”.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica