Resumen: El hecho que un empleado firme una letra a favor de la compañía se trataría de una garantía que tiene la entidad de realizar un cobro a un tercero (en este caso al empleado), y su tratamiento contable obedece al de los activos contingentes, y se reconocería en los estados financieros “hasta que el flujo de beneficios económicos sea prácticamente cierto”

Concepto 592 CTCP 28 de Junio de 2018

CONSULTA (TEXTUAL)

Si una empresa privada hace firmar una letra de cambio a una empleada para garantía de un dinero, luego la demanda por proceso ejecutivo por 25 millones:

  • 1- Esos 25 millones como (sic) deben aparecer en los libros contables de la empresa?
  • 2- Si la empresa no registra esos dineros, en qué está incurriendo la empresa?
  • 3- Si los dineros no son registrados se puede presumir que dichos dineros no pertenecen a la empresa?

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

En lo relacionado con los efectos contables de esta transacción, le recomendamos revisar principalmente los criterios de reconocimiento incorporados en el marco de información financiera aplicado por la entidad, y con fundamento en ello determinar si procede el reconocimiento de esta partida en los estados financieros.

Es importante anotar que los estados financieros se preparan para un periodo especificado de tiempo (periodo sobre el que se informa) y ellos suministran información sobre activos y pasivos, incluyendo activos y pasivos no reconocidos, y patrimonio que existían al final del período sobre el que se informa, además de información sobre los ingresos y los gastos del período, que se derivan de transacciones y otros eventos o sucesos.

En el caso específico de una garantía, y particularmente de la letra de cambio referida en su consulta que respalda obligaciones del empleado, lo que debe reconocerse es el derecho de da entidad a cobrar la obligación del empleado y no la garantía, siempre que ella cumpla [os criterios de reconocimiento señalados en el marco de información financiera.

Al respecto es importante anotar que muchas obligaciones se establecen por contrato la legislación o medios similares y son legalmente exigibles por la parte (o partes) a quienes se les deben. Las obligaciones también pueden surgir de las prácticas tradicionales de una entidad, políticas publicadas o declaraciones específicas, si la entidad no tiene la capacidad práctica de actuar de forma incongruente con esas prácticas, políticas o declaraciones, en este caso son denominadas como obligaciones explícitas.

En conclusión le recomendamos revisar si la transacción referida es legal y si ella representa un activo para la entidad, si se cumplen los criterios de reconocimiento entonces ella deberá ser reconocida en los estados financieros, teniendo presenta que con posterioridad a su reconocimiento, si este procede, se deberán efectuar las pruebas por deterioro que resulten pertinentes para evitar que el importe en libros de la partida sea superior a su importe recuperable.

1) ¿Esos 25 millones cómo deben aparecer en los libros contables de la empresa?

La Letra de cambio1 es un título valor que debe reconocerse de conformidad con el hecho económico que la generó, el solo hecho de tener una letra de cambio no da necesariamente tugar a un registro contable, sino que el registro contable (reconocimiento) lo genera el hecho económico que originó la obtención del titulo valor.

Las siguientes situaciones ilustran ejemplos sobre lo expuesto en el párrafo anterior:

Cuando se trate de un cobro por responsabilidad de un tercero (fraude, ineficiencia en los manejos, descuidos, accidentes, etc.), la entidad debe reconocer la pérdida sufrida por dicha situación en su estado de resultados, pero no puede inmediatamente reconocer la cuenta por cobrar a] empleado, debido que la probabilidad de obtener la recuperación se asemeja a un activo contingente.

En ese orden de ideas, el hecho que un empleado firme una letra a favor de la compañía se trataría de una garantía que tiene la entidad de realizar un cobro a un tercero (en este caso al empleado), y su tratamiento contable obedece al de los activos contingentes, esto es la existencia de “un activo de naturaleza posible, surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia, o en su caso por la no ocurrencia, de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad2” y se reconocería en los estados financieros “hasta que el flujo de beneficios económicos sea prácticamente cierto3”

2) ¿Si la empresa no registra esos dineros, en qué está incurriendo la empresa?

De acuerdo con lo expuesto en ta respuesta anterior, el reconocer o no la transacción depende de las condiciones del hecho económico analizado.

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1. La letra de cambio es regulada por el Código de Comercio, en los artículos 671 y siguientes.
2. Tomado del anexo 1° del decreto 2420 de 2015 y sus modificatorias, NIC 37 párrafo 10, definiciones.
3. Tomado de la NIC 37 párrafo 33 y del párrafo 21.13 de la NIIF para las PYMES.

3) ¿Si los dineros no son registrados se puede presumir que dichos dineros no pertenecen a la empresa?

Debemos indicar que las funciones de este Consejo son eminentemente técnicas y se encuentran dirigidas a dar orientación sobre la aplicación de los marcos de información financiera y aseguramiento. Por lo tanto, le corresponderá a otras autoridades determinar ta legalidad de esta transacción, en la que entendemos se recibe una letra de cambio como garantía de un dinero adeudado por un empleado.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta.