Tema Procedimiento Tributario
Descriptores Registro único tributario – inversionistas extranjeros
Registro Único Tributario Rut – Actualizaciones
Fuentes formales Artículo 572-1 del Estatuto Tributario
Artículo 13 del Decreto 2460 de 2013
Artículo 2189 del Código Civil Concepto 044307 del 11 de mayo de 2000
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la Interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.
Mediante el radicado de la referencia el consultante plantea los siguientes interrogantes:
Una vez se ha informado a la DIAN de la terminación del contrato de mandato ¿la responsabilidad establecida en el artículo 572-1 del Estatuto Tributario, para los apoderados o mandatarios de los inversionistas extranjeros por el incumplimiento de obligaciones sustanciales y formales de dichos inversionistas extranjeros, puede extenderse a actividades u omisiones ocurridas fuera del periodo comprendido entre la celebración del mandato y su terminación por causas legales o contractuales?
Terminado el contrato de mandato y estando el inversionista debidamente informado de dicha situación ¿la omisión en la designación de un nuevo apoderado o mandatario por parte del inversionista extranjero, implica para el mandatario inicial el mantenimiento de dicha condición con las responsabilidades que de ella se derivan según la ley?
¿El apoderado o mandatario de un inversionista extranjero que ha terminado debidamente su contrato de mandato está obligado a permanecer en el RUT como apoderado especial o mandatario genera hasta que se designe un nuevo mandatario o apoderado?
En la medida en que los sistemas informáticos de la DIAN no permiten que el inversionista extranjero quede sin apoderado especial o mandatario general en el RUT, ¿Cómo puede materializarse el derecho de habeas data de los apoderados o mandatarios que, habiendo finalizado su relación contractual como mandatarios de inversionistas extranjeros, desean actualizar su información en dicho registro público, pero el inversionista extranjero no ha designado un nuevo mandatario general o apoderado especial en Colombia?
Al respecto se considera:
Lo primero que se debe precisar es que la competencia atribuida a este Despacho en este caso versa sobre la interpretación de las normas tributarias de carácter nacional, razón por la cual no es posible hacer manifestaciones sobre casos particulares, individuales o especiales, habida cuenta que esto desborda nuestras funciones.
Hecha la anterior precisión se trae a colación la responsabilidad solidaria establecida en el artículo 572-1 del Estatuto Tributario, para quien actúa como apoderado general, mandatario o apoderado especial en el país, por las obligaciones sustanciales y formales dejadas de cumplir por parte del inversionista:
Artículo 572-1. Apoderados generales y mandatarios especiales. <Artículo adicionado por el artículo 66 de la Ley 6 de 1992> Se entiende que podrán suscribir y presentar las declaraciones tributarias los apoderados generales y los mandatarios especiales que no sean abogados. En este caso se requiere poder otorgado mediante escritura pública.
Lo dispuesto en el inciso anterior se entiende sin perjuicio de la firma del revisor fiscal o contador, cuando exista la obligación de ella.
Los apoderados generales y los mandatarios especiales serán solidariamente responsables por los impuestos, anticipos, retenciones, sanciones e intereses que resulten del incumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales del contribuyente.
De la norma citada se puede establecer que la posibilidad de suscribir y presentar las declaraciones tributarias se da en virtud de un contrato de mandato y es en virtud de este que se deriva la responsabilidad por el incumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales del contribuyente, para este caso el inversionista extranjero.
En este punto, mediante el concepto 044307 del 11 de mayo de 2000 se interpretó que este contrato, según lo establecido por el ordenamiento civil, requiere de su aceptación por el mandatario para que se repute perfecto, razón por la cual deberá observarse esta exigencia y conservarse como medio de prueba cuando la Administración lo requiera.
Respecto de la terminación del contrato de mandato, el artículo 2189 del Código Civil establece:
Artículo 2189. <Causales de terminación>. El mandato termina:
1. Por el desempeño del negocio para que fue constituido.
2. Por la expiración del término o por el evento de la condición prefijados para la terminación del mandato.
3. Por la revocación del mandante.
4. Por la renuncia del mandatario.
5. Por la muerte del mandante o del mandatario.
6. Por la quiebra o insolvencia del uno o del otro.
7. Por la interdicción del uno o del otro.
(…)
Nótese como de esta norma se tiene que la calidad de apoderado o mandatario es esencialmente renunciable.
De manera específica la doctrina previamente mencionada respecto de la responsabilidad de los apoderados o mandatarios señaló:
“El inciso 3o del artículo 572-1 del Estatuto Tributario consagra una responsabilidad solidaria para los apoderados generales y mandatarios especiales extensiva a los impuestos, anticipos, retenciones, sanciones e intereses que resulten del incumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales del contribuyente.
Dicha previsión no significa que unos y otros mandatarios respondan ilimitadamente por el incumplimiento de las obligaciones tanto sustanciales como formales del contribuyente.
Así como el mandato es general cuando se confiere para todos los negocios del mandante, y especial si comprende uno o más negocios, la responsabilidad se extenderá a todos los actos objeto del encargo, en el caso del apoderado general y a uno o más actos tratándose del apoderado especial.
Por lo tanto, el mandatario general o el apoderado especial responderán solidariamente por los impuestos sanciones e intereses derivados del incumplimiento de las obligaciones tributarias sustanciales y formales del poderdante que le hayan sido encargadas. Así responderán por el pago del impuesto, de las sanciones de extemporaneidad, de la sanción por mora, de los mayores valores determinados por la Administración Tributaria y demás sanciones que se deriven del incumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales que deba cumplir su poderdante, en los términos del mandato conferido.
Esta responsabilidad solidaria, por la cual la Administración para garantizar el cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales, puede perseguir tanto al contribuyente como al mandatario o apoderado, no culmina por la terminación del contrato de mandato por renuncia del mandatario, ya que su terminación solo producirá efectos frente al objeto del encargo pero no frente a las consecuencias que se deriven o se hayan derivado de la gestión del mandatario durante el tiempo en que estuvo vigente el encargo.
Como responsable solidario solo podrá proponer como excepciones las consagradas en el artículo 831 del Estatuto Tributario, como el pago, existencia del acuerdo de pago, la falta o pérdida de ejecutoría del título, la interposición de demandas del restablecimiento del derecho ante lo contencioso, la prescripción de la acción de cobro y la falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió, la calidad de deudor solidario y la indebida tasación del monto de la deuda, sin que sean de recibo hechos diferentes a estos.”
Nótese como la responsabilidad en comento observa un límite temporal, pues es durante el tiempo en que estuvo vigente el encargo que el mandatario responde por las consecuencias que se deriven o se hayan derivado de su gestión.
Es por esta razón que no puede extenderse a actividades u omisiones ocurridas fuera del periodo comprendido entre la celebración del mandato y su terminación por causas legales o contractuales.
También es oportuno indicar que recae en el inversionista extranjero (caso materia de análisis) el deber de designar un nuevo apoderado o mandatario, por lo que una omisión en ese sentido no implica para el mandatario inicial el mantenimiento de dicha condición.
Todo lo anterior siempre y cuando el inversionista extranjero se encuentre debidamente informado de dicha situación, aspecto eminentemente probatorio.
La calidad de apoderado general, mandatario o apoderado especial se refleja en la información consignada en el RUT del inversionista, registro que constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas, entidades que tengan la calidad de contribuyentes/responsables de los impuestos y demás obligaciones administradas por la DIAN.
En este punto resulta oportuno establecer en el evento que el contrato de mandato termina, por cualquiera de las causas legales, cuál es el procedimiento a seguir para evidenciar esta situación.
Sobre el particular encuentra este Despacho que a través de la actualización del RUT se efectúan las modificaciones o adiciones a la información contenida en este registro, procedimiento establecido en el artículo 13 del Decreto 2460 de 2013 en los siguientes términos:
Artículo 13. Actualización del Registro Único Tributario (RUT). Es el procedimiento que permite efectuar modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), acreditando los mismos documentos exigidos para la inscripción.
Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme a lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.
(…)
Parágrafo 1o. Cuando el trámite de actualización lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de Identidad, bastará con la exhibición del documento original.
(…)
En virtud de la norma citada se puede colegir que una vez termine el contrato de mandato por cualquiera de las causas legales señalas en artículo 2189 del Código Civil, esta situación debe verse reflejada en el RUT del inversionista extranjero y la información contenida sobre este mandatario o apoderado debería ser actualizada a fin que no aparezca, esto por no detentar a dicha calidad.
En cuanto al último interrogante planteado en la consulta sobre cómo se materializa el derecho de habeas data de los apoderados o mandatarios que, habiendo finalizado su relación contractual como mandatarios de inversionistas extranjeros, desean actualizar su información en dicho registro público, pero el inversionista extranjero no ha designado un nuevo mandatario general o apoderado especial en Colombia, este Despacho reitera que no es posible hacer manifestaciones sobre casos particulares, individuales o especiales, habida cuenta que esto desborda la competencia atribuida.
Sin perjuicio de lo anteriormente señalado y en virtud de lo señalado en la Constitución y el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y de cara a la información que reposa en el RUT, el titular de los datos personales tiene derecho a conocer, corregir, actualizar, suprimir y rectificar la información contenida en las bases de datos, razón por la cual se puede establecer que el mecanismo para materializar este derecho es a través de la actualización del RUT, en los términos del artículo 13 del Decreto 2460 de 2013
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
